Pääkirjoitus: Vahingossa parempaa?

 

Syksyn merkittävin kunta-alan tapahtuma, Kuntamarkkinat, tarjoaa jälleen kohtaamispaikan palveluntarjoajille ja kuntapäättäjille. Tapahtumassa verkostoidutaan, viritellään yhteistyötä ja jopa innostutaan
ideoimaan uutta. Jossain vaiheessa todetaan, että tämä olisi mahtava juttu, mutta homma pitää kilpailuttaa. Innovaatioiden perään huudellaan aina valtionjohtoa myöten.

Kun pöytään lyödään julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilma, moni optimistinen innovaatiohymy hyytyy.

 

* * *

 

”Voit vahingossa saada sitä mitä tilasit, etkä sitä mitä tarvitset.” Näin kiteytti verkkopalveluita hankkiva viestintäalan kollega hankintaprosessia. Julkinen kilpailutus nostaa tuskanhien pintaan usein kaikilla osapuolilla, niin ostajilla kuin tarjoajillakin. Verkkopalvelujen hankintaa koskeva juttumme ”Jäitä hattuun” avaa erikokoisten kuntien verkkopalveluiden hankintoihin liittyviä tekijöitä.

Suureksi ongelmaksi koetaan osto-osaamisen puute. Etenkin verkkopalveluhankkeissa, joita leimaa kehityshakuisuus, ostaja tietää ylätasolla mitä haluaa, mutta ei osaa ehkä määritellä sitä riittävän selkeästi tarjouspyyntöön. Yhtäältä halutaan ketterää ja joustavaa, toisaalta pitäisi välttää hankintalain miinat. Lakiyksikön kanssa väännetään, että jokainen yksityiskohta on kohdillaan, mutta lakiyksikkö ei aina ymmärrä substanssin erityispiirteitä ja päinvastoin.

Yhtä totuutta ei ole, vaan hankinta tulisi aina tehdä kunnan omista lähtökohdista, ja hankintavaiheeseen kannattaa satsata. Tämäkin vaihe usein edellyttää osaamista, jota ostajalla ei ole. Palveluhankintojen kynnysarvon nostaminen 60 000 euroon helpottaa vähän, jotta alkuvaiheen määrittelyynkin voi ostaa asiantuntija-apua ilman raskasta kilpailutusta.

 

* * *

 

Hyvää tarkoittavat periaatteet, syrjimättömyys, tasapuolisuus, avoimuus ja suhteellisuus ovat perinteisesti pedanneet pelikentän isoille toimijoille – onhan niillä paremmat resurssit vastata kaikkiin vaatimuksiin, ja pienten paikallisten yritysten on ollut hankalaa tehdä tarjousta verkostona.

Halutun lopputuloksen varmistaminen edellyttää ostajalta usein toimialan vahvaa kokemusta ja tuntemusta. Kriteerien muodostaminen ja valintaperustelut tulisi kirjoittaa niin vedenpitäviksi, että syytä valittaa ei ole. Kuten artikkelissamme ”Valinta on usein vaikeaa” todetaan: kriteerit muodostetaan myös hävinneitä varten.

Valitusprosessi voi pysäyttää hankkeen etenemisen, ja ratkaisu lepää markkinaoikeudessa pahimmillaan yli vuoden. Etenkin verkkopalveluprojekteissa viivästys tietää myös sitä, että aika saattaa juosta valitun teknologian ohi ja ratkaisua odotellessa kannattaa virittää uusi kilpailutus, jotta pysytään kehityksen harjalla. Hyvä kysymys on, toimiiko viranomainen kehityksen jarruna.

* * *

Köyhän ei kannata ostaa halpaa. Poikkeuksellisen halvan tarjouksen voi hylätä. Halpaa hintaa tarjoava ratkaisu tulee usein loppupeleissä kalliimmaksi kuin realistisen hinta-arvion antanut tarjoaja. Heppoisesti tehdyt hankinnat johtavat nopeammin uuteen kilpailutukseen tai kustannukset kasvavat jatkuvasta virheiden korjaamisesta.

Mokaaminen hankinnoissakin on sallittua, jopa suotavaa. Kolumnistimme Ilona Lundström kannustaa lupaan epäonnistua, jotta syntyisi myös uusia oivalluksia ja kokeiluja. Hän painottaa, että hankintalaki ei estä innovaatioita tai vaikuttavia hankintoja. Toisaalta pelkkä hankintalain tunteminen ei riitä, sillä prosessissa on usein monta, jopa kymmeniä erilaisia vaiheita. Tukea hankintaprosessiin löytyy eri tahoilta, kuten tästäkin lehdestä selviää.

Jotta tuskanhieltä vältyttäisiin, monet osapuolet toivovat vuoropuhelun aloittamista jo hankinnan suunnitteluvaiheessa. Laki ei estä avointa keskustelua, mikäli se avataan kaikille ja turvataan näin syrjimättömyyden periaate. Varhaisen vaiheen vuorovaikutus, budjettien avaaminen ja mahdollisten haasteiden valottaminen tuottavat parempia tarjouspyyntöjä ja laadukkaita tarjouksia. Näin myös lopputuloksesta tulee todennäköisesti paras mahdollinen. Ostaja saakin sitä mitä tarvitsee ja ehkä jotain enemmän.

Marja Honkakorpi, päätoimittaja

Kirjoitus on Kuntalehden 9/2016 pääkirjoitus