Lakiklinikka: Tietopyynnön käsittelyn ABC
Kuva: Kari Långsjö
Ylimmille laillisuusvalvojille tehdyissä kanteluissa kestoaiheena on se, ettei kunnassa vastata tietopyyntöihin. Toisinaan asiakas ei ole saanut asiakirjoja julkisuuslain säätämässä määräajassa ja huonommassa tapauksessa asiakas on jäänyt tyhjin käsin. Seurauksena on useimmiten ohjausta vastaisen varalle: laillisuusvalvoja kiinnittää kunnan huomiota asiakirjapyynnön käsittelyä koskeviin julkisuuslain säännöksiin.
Kahden viikon ja kuukauden määräaikojen ylittyminen kunnissa silloin tällöin on ymmärrettävää muiden työtehtävien paineessa ja monta kohtaa käsittävää tietopyyntöä pähkäillessä. Silti Helsingin käräjäoikeus on eräässä ratkaisussaan todennut, ettei lainsäädäntö tunne mitään hyväksyttäviä perusteita ylittää julkisuuslaissa määriteltyjä aikarajoja. Sama viesti on oikeuskanslerin ja oikeusasiamiehen ratkaisuissa.
Tietopyyntöjen käsittelyyn liittyvien prosessien ja julkisuuslain menettelysäännösten tulee olla hallussa, jotta jokaiselle kuuluva oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta toteutuu. Valtaosa tietopyynnöistä hoituu ilman kirjallista päätöstä antamalla pyydetyt julkiset tiedot. Jos tietopyyntö selkeästi koskee julkisia tietoja, asian tulisi hoitua nopeasti, päivässä parissa. Mikäli pyydettyjä tietoja ei voida antaa, ei välttämättä enää selvitä ilman kirjallista päätöstä.
* * *
Mainos (juttu jatkuu mainoksen jälkeen)
Jos on epäselvää, mitä asiakirjoja tai tietoja pyyntö koskee, tulee diaarin ja muiden hakemistojen avulla auttaa asiakasta yksilöimään asiakirja, josta hän haluaa tiedon. Kun asiakas pyytää tietoja, joiden antaminen edellyttää esimerkiksi rekisterin tietojen seulontaa, muokkaamista ja yhdistelyä, on kysymys uuden asiakirjan laatimisesta. Tähän ei kunnan tarvitse ryhtyä.
Tietopyyntö voi olla hyvin laaja, esimerkiksi yhdeltä vuodelta tiedot kaikista kilpailutetuista hankkeista. Tällöin on syytä keskustella asiakkaan kanssa tietopyynnön rajaamisesta ja informoida asiakirjojen antamisesta perittävistä maksuista.
* * *
Entä kun pyydetään määrätyltä ajanjaksolta tietyn viranhaltijan kaikki sähköpostit tai tietyn asian käsittelyyn liittyvä posti tai sähköpostikirjeenvaihto? Tällöin arvioidaan miltä osin pyyntö koskee ”ei viranomaisen asiakirjoja”, joita ei tarvitse antaa.
Sähköpostiviestit ovat usein viranhaltijoiden epävirallista tietojen ja mielipiteiden vaihtoa ja keskustelua, jota ei tarvitse arkistoida päätöksentekoon liittyvänä valmisteluna. Julkisuusperiaate ei ulotu tällaiseen sähköpostiviestintään.
Jos pyydettyjä asiakirjoja ei anneta, tulee muistaa kolme asiaa. Kielteinen vastaus on perusteltava, asiakkaalle pitää kertoa, että hänellä on halutessaan oikeus saada kirjallinen perusteltu päätös ja päätös pitää tehdä ripeällä aikataululla. Siksi onkin perusteltua antaa hallintosäännön määräyksellä toimielimelle mahdollisuus siirtää asiakirjan antamista koskeva ratkaisuvalta toimielimen alaiselle viranhaltijalle.
Asiakas voi jäädä ilman pyytämiään asiakirjoja tai tietoja usealla eri perusteella, mm.:
• kunnalla ei ole pyynnön tarkoittamaa asiakirjaa,
• pyydetty asiakirja ei ole viranomaisen asiakirja,
• tietopyyntö ei ole riittävästi yksilöity,
• tietopyyntö koskee uuden asiakirjan laatimista,
• kysymys on ”ei vielä julkisesta asiakirjasta” tai
• asiakirja on salassa pidettävä.
Jos perustelut eivät vakuuta, asiakas voi pyytää kirjallisen päätöksen. Muutoksenhaku ei mene kuntalain mukaan, vaan päätökseen liitetään hallintovalitusosoitus. Tietopyyntöön annetusta päätöksestä ei voi tehdä oikaisuvaatimusta. Valitus tehdään heti hallinto-oikeudelle.
Riitta Myllymäki
Johtava lakimies, Suomen Kuntaliitto
Kirjoitus on julkaistu Kuntalehdessä 11/2019
