KUNTATALOUS

Mittausdataa on paljon mutta osataanko sitä hyödyntää?

Kunnat mittaavat laajasti suorituskykyään, mutta tiedon hyötykäyttö on lapsenkengissä. Kouvola ja Helsinki ovat kehittäneet mittareita johtamisen tueksi tutkijoiden sparraamina.

LEENA HUOVILA KUVAT:SEPPO HAAVISTO

Tuttu juttu suomalaisissa kunnissa: mittausdataa ja tilastoja suorituskyvystä on paljon, mutta entä sitten? Tieto jää analysoimatta, kokonaisnäkemys syy-seuraussuhteineen syntymättä, ja johtamiseen data ei usein vaikuta mitenkään.

- Kunnissa on paljon mittaustietoa yrityksiin verrattuna, mutta se jää epämääräiseksi ja jäsentymättömäksi. Toimintansa suunnittelussa kunnat näyttävät hyödyntävän tietoa vähemmän kuin yritykset. Potentiaalia olisi paljon parempaan, tutkijatohtori Aki Jääskeläinen Tampereen teknillisen yliopiston (TTY) Mittaritiimistä kiteyttää.

Mittaritiimi tutkii ja kehittää suorituskyvyn johtamista, ja parhaillaan on menossa Työsuojelurahaston tuella projekti Johdon mittarit hallintaan. Sen osana Kouvolan ja Helsingin kaupunkiorganisaatioissa on pureuduttu mittauskäytäntöjen kehittämiseen.

Mittarilistoista strategian jalkauttamiseen

- Kouvolassa johto on korostanut, että mittareiden pitää seurata strategian toteutumista ja viedä sitä käytäntöön. Niiden pitää myös kytkeytyä vuotuiseen taloussuunnitteluun, vt. kehittämispäällikkö Katariina Valtonen toteaa.

Kaupungin väkeä on koulutettu ja mittaristoa kehitetty kahden vuoden aikana useissa työpajoissa yhteistyössä tutkijoiden kanssa. Pilottikohteeksi valittiin lasten ja nuorten palveluketju. Se on vastuussa lasten ja nuorten lautakunnalle palveluista laajasti: ajalta ennen syntymää aina nuoren työllistymiseen saakka.

- Mittaustasoja on kolme: ylimmän johdon strateginen taso, keskijohdon palveluketjutaso ja operatiivinen palvelutaso, Valtonen kertoo.

Palveluketjutason mittaristot varmistavat vuoropuhelun strategian ja operatiivisen tason välillä.

Mittareissa on sekä strategiasta jalkautuvia että palveluista summautuvia mittareita. Näillä pyritään osoittamaan palveluiden yhteisvaikutus osaoptimoinnin välttämiseksi.

- Strategiassa on tavoitteena esimerkiksi kaupungin elinvoimaisuus. Palveluketjun ja lautakunnan tasolla seurataan tällöin esimerkiksi nuorten työllisyyttä ja koulutustasoa. Operatiivinen taso seuraa palvelutuotannon sujumista eri näkökulmista, muun muassa henkilöstön sairauspoissaoloja ja tyytyväisyyttä, palvelutakuiden toteutumista ja asiakastyytyväisyyttä.

Valtonen kertoo, että syksyllä lasten ja nuorten palveluketjuun kuuluvan varhaiskasvatuksen johdolle tehdään selainkäyttöinen sivu, johon sisältyvät kaikki palvelulle määritetyt 12 mittaria.

Visuaalisten graafien avulla voidaan sen jälkeen seurata muutosta vuosi vuodelta.

Kaikki olennainen yhdellä A4-arkilla

Helsingin kaupunki kehitti TTY:n tutkijoiden vetoavulla työhyvinvointimittarin, joka kuvaa kaupungin työhyvinvoinnin tilaa ja kustannuksia.

Muuttujia on seitsemän: työturvallisuus, työkyky, työyhteisön toimivuus ja johtaminen, lyhyet sairauspoissaolot, työtapaturma- ja sairauspoissaolokustannukset sekä varhaiseläkemenoperusteiset maksut.

Työhyvinvointipäällikkö Titi Heikkilä kertoo, että työhyvinvoinnin ja taloudellisen tuottavuuden yhteys on kiteytetty yhdelle A4-arkille.

- Visualisoinnilla on suuri merkitys. Yhdellä silmäyksellä johto voi nähdä tilanteen ja alkaa hyödyntää tietoa johtamis- ja kehittämistyössä. Lähiesimiehetkin saavat eväitä puuttua varhain pulmiin. Työpaikoillahan työ tehdään – myös työhyvinvointi syntyy siellä.

Helsinki on Suomen suurin työnantaja – 40 000 työntekijää –, ja työhyvinvoinnin ongelmien kustannukset hipovat 200 miljoonan euron vuositasoa. Ehdottomasti mittavin kustannuserä ovat sairauspoissaolot.

- Kyse on siis rahasta. Kun kaupunki onnistuu työhyvinvointityössä, koituu suuria säästöjä, Heikkilä sanoo.

Virastojen ja liikelaitosten työhvyinvointimittareiden tulokset julkistetaan syksyllä. Tulosasteikko on nollasta kymppiin, mutta kouluarvosanoista ja muiden yksiköiden kanssa kilpailemisesta ei ole kyse. Heikkilän mukaan mittari kannustaa vuosittaiseen tarkasteluun ja tarvittaviin toimiin.

Osastoille omat mittarit ja arvoketjut esiin

Helsingin kaupungin rakentamispalvelu Stara hoitaa kuudella osastollaan kaikkea kaupunkitekniikasta ympäristönhoitoon, teistä lampaisiin. Kunnallisena teknisenä tuottajavirastona Stara on vastaavista toimijoista Suomen suurin noin 230 miljoonan euron liikevaihdollaan ja keskimäärin 1 600 työntekijällään.

- Näin suuri nettobudjetoitu tekninen tuottajavirasto joutuu vuosittain vakuuttamaan tehokkuuttaan ja tuottavuuttaan poliittisille päättäjille, tilaajille ja kilpailijoille, Staran kehityspäällikkö Paavo Lehmonen sanoo.

Starassa mittauskäytäntöjen kehittäminen on fokusoitu hyvien osastokohtaisten mittareiden luomiseen. Osastot ovat niin erilaisia, että täysin samat mittarit eivät niissä toimi.

- Mittareissa on tärkeätä tunnistaa myös arvoketjut, sillä palvelu ei useinkaan synny vain yhden osaston tuottamana vaan on käytetty sisäisiä palveluita panoksen tuottamiseksi asiakkaalle.

Kolmella mittarilla ei mikään osasto tule Lehmosen mukaan toimeen, viisi tai seitsemän on hyvä määrä. Mittarit valmistuvat kaikille osastoille tänä vuonna.

Mikä mättää mittaamisessa?

 

TTY:n Mittaritiimi on selvittänyt suomalaisten organisaatioiden mittaustiedon hyödyntämistä. Kyselyyn vastasi lähes 300 esimiestä tai mittaamisen asiantuntijaa yli 100 organisaatiosta julkiselta ja yksityiseltä puolelta.

Tutkijatohtori Aki Jääskeläinen kertoo, että 90 prosenttia esimiehistä kokee mittaamisen tärkeäksi, mutta vain kolme prosenttia kerää mittaustietoa keskitetysti yhteen tietovarastoon.

Tietojärjestelmät nimetään yleisesti mittaamisongelmien syyksi. Silti Jääskeläisen mukaan paraskin tietojärjestelmä voi olla vain hyvä renki: johtamista ei voi ulkoistaa niille.

Haastatelluista 15 prosenttia kertoo henkilöstön kokevan mittaamisen ylimääräisenä rasitteena.

Kuitenkin juuri henkilöstö voi vaikuttaa työllään mittaustuloksiin, ja henkilöstön sitouttaminen on mittausjärjestelmien kehittämisen onnistumisen edellytys tutkimustiedon ja kokemuksen mukaan.

 

Tutkijatohtori Aki Jääskeläinen TTY:stä sanoo, että mittaustieto jää helposti epämääräiseksi ja jäsentymättömäksi. Potentiaalia olisi enempään.
Tutkijatohtori Aki Jääskeläinen TTY:stä sanoo, että mittaustieto jää helposti epämääräiseksi ja jäsentymättömäksi. Potentiaalia olisi enempään.
Kouvola on hyvässä alussa mittauskäytäntöjensä poikkeuksellisen kokonaisvaltaisessa kehittämisessä. Pilottikohteeksi valittiin lasten ja nuorten palveluketju, vt. kehittämispäällikkö Katariina Valtonen sanoo.
Kouvola on hyvässä alussa mittauskäytäntöjensä poikkeuksellisen kokonaisvaltaisessa kehittämisessä. Pilottikohteeksi valittiin lasten ja nuorten palveluketju, vt. kehittämispäällikkö Katariina Valtonen sanoo.
Helsingin työhyvinvontimittarista selviää yhdellä katseella, mistä on kysymys. Visualisoinnilla on suuri merkitys, työhyvinvointipäällikkö Titi Heikkilä kertoo.
Helsingin työhyvinvontimittarista selviää yhdellä katseella, mistä on kysymys. Visualisoinnilla on suuri merkitys, työhyvinvointipäällikkö Titi Heikkilä kertoo.
Stara tarvitsee kehityspäällikkö Paavo Lehmosen mukaan hyvät osastokohtaiset mittarit.
Stara tarvitsee kehityspäällikkö Paavo Lehmosen mukaan hyvät osastokohtaiset mittarit.

Mikä mättää mittaamisessa?

 

TTY:n Mittaritiimi on selvittänyt suomalaisten organisaatioiden mittaustiedon hyödyntämistä. Kyselyyn vastasi lähes 300 esimiestä tai mittaamisen asiantuntijaa yli 100 organisaatiosta julkiselta ja yksityiseltä puolelta.

Tutkijatohtori Aki Jääskeläinen kertoo, että 90 prosenttia esimiehistä kokee mittaamisen tärkeäksi, mutta vain kolme prosenttia kerää mittaustietoa keskitetysti yhteen tietovarastoon.

Tietojärjestelmät nimetään yleisesti mittaamisongelmien syyksi. Silti Jääskeläisen mukaan paraskin tietojärjestelmä voi olla vain hyvä renki: johtamista ei voi ulkoistaa niille.

Haastatelluista 15 prosenttia kertoo henkilöstön kokevan mittaamisen ylimääräisenä rasitteena.

Kuitenkin juuri henkilöstö voi vaikuttaa työllään mittaustuloksiin, ja henkilöstön sitouttaminen on mittausjärjestelmien kehittämisen onnistumisen edellytys tutkimustiedon ja kokemuksen mukaan.