Spend-analyysi avasi silmät hankintojen kokonaisuudelle Lapin sairaanhoitopiirissä

Lapin sairaanhoitopiiri haukkaa pinta-alallaan Suomesta ison palan. Hankintatoimi palvelee sairaanhoitopiirin alueella sisäisiä ja ulkoisia asiakkaita toimien myös yhteishankintayksikkönä. Jotta laajaa hankintatoimea voisi johtaa ja kehittää, se täytyy nähdä kokonaisuutena.

Lapin sairaanhoitopiiri on ollut mukana Keino-akatemiassa, jonka tavoitteena on edistää julkisten hankintojen strategista johtamista ja sitä kautta hankintatoimen innovatiivisuutta ja kestävyyttä.

”Keino-akatemian yhteydessä tuli mahdollisuus toteuttaa hankintojen spend-analyysi. Ajatus vaikutti hyvältä ja innostuin siitä heti”, kertoo Hilkka Neuvonen, Lapin sairaanhoitopiirin hankinta- ja logistiikkapäällikkö ja yksikönjohtaja.

Spend-analyysia ei ole aikaisemin Lapin sairaanhoitopiirissä tehty.

”Hankintojen aiemman organisoitumisen ja järjestelmän näkökulmasta ei ole ollut mahdollisuutta saada kokonaiskuvaa hankinnoista. Olemme vuoden sisällä jo ottaneet askelia kohti keskitettyä toimintaa. Lisäksi työn alla on yhteisen sähköisen järjestelmän laajempi käyttöönotto”, Neuvonen taustoittaa.

Spend-analyysi tehtiin vuoden 2019 ostolaskuaineistosta. Ensisijaisena toiveena oli saada hankintoihin kokonaisnäkymä ja tiedot hankinnoista kategorisoituna.

”Hanselin käyttämä julkisen sektorin kategoriamalli on osoittautunut toimivaksi myös meille. Olemme tehneet analyysin jälkeen sen pohjalta myös laajempaa tutkimusta oman organisaatiomme sisällä.”

Analyysin tuloksista selvisi muun muassa, että hankintojen suurin kustannusvolyymi kertyi aineet, tarvikkeet ja tavarat -kategoriasta. Kaikissa hankinnoissa käytettyjen toimittajien lukumäärä oli 1 700, joista 500 kertalaskuttaneita. Valtaosa toimittajista oli kotimaisia yrityksiä. Laskennalliset hiilidioksidiekvivalentit kilogrammat olivat yhteensä 29 miljoonaa CO2-ekv. kg.

”Lapin sairaalan laajennus oli vuonna 2019 käynnissä, joten oletimme suurimpien volyymien löytyvän ennemmin tekniseltä ja rakentamisen alalta. Myös toimittajien suuri määrä yllätti siitä huolimatta, että toimiala ja -ympäristö huomioon ottaen toimittajia tiedettiinkin olevan paljon”, Neuvonen kertoo.

Spend-analyysin tulokset osana hankintastrategian valmistelua

Lapin sairaanhoitopiirissä spend-analyysin tuottamaa tietoa on hyödynnetty kattavasti läpi organisaation.

”Meillä on ensimmäistä kertaa valmisteilla sairaanhoitopiirin hankinta- ja logistiikkastrategia, ja sen valmistelussa on tukeuduttu muun muassa spend-analyysista saatuihin tietoihin. Johto on sitoutunut strategiaan; hyväksynyt strategian pääkohdat, kuten vision ja mission sekä pääasialliset toimenpiteet ja yhdenmukaistettuun liikekirjapidon tilimalliin perustuvat hankintakategoriat. Strategian valmistelua ja toimeenpanoa varten on koottu eri asiantuntijuuksia edustava projektiryhmä, joka aloittaa toimintansa toukokuun aikana”, Neuvonen kuvailee strategiatyön edistymistä.

Strategia linjaa useita konkreettisia toimenpiteitä. Yksi keskeisimmistä kehityskohtaista on hankintaprosessin nykyistä laajempi digitalisointi. Myös hankintojen organisointimalli pohditaan alusta loppuun. Neuvonen painottaa hankintatoimen ammattimaisuutta.

”Hankinnoille on yhä enemmän oikeudellisia ja laadullisia, esimerkiksi vaikuttavuuteen ja vastuullisuuteen liittyviä, vaatimuksia. Ekologiset ja sosiaaliset näkökulmat ovat myös globaaleja kysymyksiä, ja hankintatoimea on jatkossa suunnattava vastaamaan näihin vaatimuksiin.”

”Mikä ei ole tiedossa, sitä ei voi johtaa”

Neuvosen mukaan spend-analyysi on mahdollistanut hankintatoimen kehittämisen uudella tavalla, kokonaistilanteen hahmottamisen ostolaskuaineiston analysoinnin kautta. Hän suosittelee analyysin teettämistä lämpimästi.

”Erityisesti organisaatioissa, joissa hankintatoimi on hajautettua, spend-analyysista on varmasti hyötyä. Se antaa tietoa kokonaiskuvasta, ja kokonaiskuvan tunteminen on edellytys hankintojen johtamiselle”, Neuvonen muistuttaa.

Spend-analyysin tulokset toimivat hyvänä taustatietona hankintatoimen kehittämisessä.

”Meillä tuloksia on raportoitu ja aineistoa analysoitu eri näkökulmista omien asiantuntijoiden kanssa. Aiomme jatkossa teettää spend-analyysin vuosittain”, Neuvonen sanoo.

Apua Hanselilta ja tukea yhteistyöverkostoista

Hansel on ottanut paikkansa Lapin sairaanhoitopiirin hankintatoimen kokonaisuudessa. Vuosittaiset yhteispalaverit ovat vakaa pohja toimivalle yhteistyölle.

”Käymme hanselilaisten kanssa läpi yhteishankintojen tilannetta sekä saamme heiltä tietoa tulevista yhteishankinnoista. Näiden pohjalta arvioimme omaa hankintatoimeamme: mihin yhteishankintoihin osallistumme ja mitkä toteutamme itse. Yhteistyön malli on hyvä”, Neuvonen kiittää.

Verkostoitumisalustana Kuntaliiton ja Hanselin yhteistyönä toteuttama Keino-akatemia on osoittautunut arvokkaaksi.

”Mukana on paljon toimijoita, joista monen kanssa olemme tehneet yhteistyötä myös akatemian ulkopuolella. Verkostoitumisessa olemme todellakin aktivoituneet. Lisäksi olemme saaneet Keino-akatemiasta erinomaista tietoa yleisesti hankinnoista ja ajankohtaista asioista sekä sparrausta hankintatoimen kehittämiseen”, Neuvonen iloitsee ja kiittää keinolaisia.

Kehitysohjelmaan osallistuvat organisaatiot käyvät läpi kaksivaiheisen hakuprosessin, jossa hakemusten ja haastattelujen perusteella mukaan valitaan julkisorganisaatiota. Seuraava kehittämisohjelma on suunnitteilla syksyllä 2021.