KHO: Julkisuuslaki ei ulottunut kaupungin hävittämiin tytäryhtiön asiakirjoihin
Korkein hallinto-oikeus (KHO) on antanut ratkaisunsa tapauksessa, jossa Kemin kaupunki kieltäytyi luovuttamasta tytäryhtiönsä hallituksen esityslistoja ja pöytäkirjoja vuosilta 2018-2019. Pohjois-Suomen hallinto-oikeus kumosi marraskuussa 2021 antamallaan päätöksellä kaupungin ratkaisun, mutta pääsiäisen alla antamallaan ratkaisulla KHO hyväksyi kaupungin menettelyn asiassa.
Asiassa oli kyse Kemin Matkailu Oy:n asiakirjoista, joista yksityishenkilö oli tehnyt asiakirjapyynnön. Matkailuyhtiötä koskevat asiakirjat oli toimitettu kaupungin kirjaamon kautta kaupungin johtaville viranhaltijoille ja luottamushenkilöille omistajaohjausta varten. Asiakirjapyyntöön vastatessaan kaupunki kuitenkin ilmoitti, että asiakirjat on sittemmin hävitetty, eikä niitä ollut enää kaupungin hallussa. Koska julkisuuslaki ei koske kaupunkien ja kuntien tytäryhtiöitä, niin papereita kaipaillut henkilö ei voinut tehdä asiakirjapyyntöä suoraan matkailuyhtiölle.
Pohjois-Suomen hallinto-oikeus katsoi 1,5 vuotta sitten antamassaan ratkaisussa, että Kemin kaupungin tytäryhtiön asiakirjat olivat sellaisia julkisuuslain 5 §:n 2 momentin mukaisia viranomaisen asiakirjoja, jotka olisi tullut arkistoida. Koska arkistoinnista ei ollut huolehdittu, niin hallinto-oikeuden mielestä kaupungin olisi tullut selvittää, olisiko hävitetyt asiakirjat ollut mahdollista saada uudelleen kaupungin haltuun.
Kemin kaupunki valitti asiasta korkeimpaan hallinto-oikeuteen. Kaupungin mielestä hallinto-oikeuden päätöksen soveltaminen johtaisi kohtuuttomaan tilanteeseen julkisella sektorilla, kun kaikki viranomaiselle tiedoksi saapuvat asiakirjat täytyisi säilyttää määräämättömän ajan mahdollisen tietopyynnön vuoksi.
-Kyseessä olevia asiakirjoja ei ole määrätty pysyvästi säilytettäväksi, eikä Kuntaliitto ole asiakirjojen säilytysaikasuosituksissaan määritellyt tällaisille asiakirjoille säilytysaikaa. Kaupungilla ei ole ollut velvollisuutta arkistoida konsernivalvontaa ja -ohjausta varten toimitettuja esityslistoja ja pöytäkirjoja pysyvästi. Kaupunki on arvioinut asiakirjojen säilytysajan arkistosuunnitelmassaan ja toiminut sen mukaisesti, kaupunki perusteli tekemäänsä valitusta korkeimmalle hallinto-oikeudelle.
Ja niinhän siinä kävi, että KHO kumosi hallinto-oikeuden päätöksen. KHO toteaa tosin ratkaisussaan, että pyydetyt asiakirjat ovat kaupungin hallussa ollessaan olleet julkisia asiakirjoja. Kun kaupunki on kuitenkin käytön jälkeen ilmoittanut hävittäneensä asiakirjat, niin niitä ei asiakirjapyynnön saapumisen aikaan ole enää kaupungin hallussa ollut.
-Näin ollen tietopyyntö on kohdistunut asiakirjoihin, jotka eivät julkisuuslain 5 §: 2 momentissa tarkoitetulla tavalle ole viranomaisten hallussa ja jotka eivät siten ole julkisuuslaissa tarkoitettuja viranomaisen asiakirjoja. Viranomaiselle ei ole julkisuuslaissa säädetty velvoitetta mainitun lain mukaisen tietopyynnön johdosta hankkia asiakirjoja, joita sillä ei ole hallussa, ratkaisussa todetaan.
