Kouluarki sujuu paremmin, kun Wilman käyttöön on selkeät pelisäännöt kunnissa – Asiantuntijat antavat vinkit yhteydenpitoon

Wilma on koulujen sähköisistä viestijärjestelmistä suosituin Suomessa. Wilman rakenne ja järjestelmän käyttötavat vaikuttavat entistä enemmän ihmisten työhön ja arkeen.

– Wilman käyttö on lisääntynyt merkittävästi vuosien saatossa. Yhä nuoremmat oppilaat käyttävät Wilmaa, Keravan kaupungin vs. perusopetusjohtaja Sirpa Valén sanoo.

– Wilma on toimiva työväline sekä kodin ja koulun että oppilaiden ja opettajien välisessä viestinnässä. Myös oppilashuollon toimijat käyttävät Wilmaa viestinnässään.

”Tartu puhelimeen”

Mitä vinkkejä voisit antaa opettajille Wilman käyttöön, Sirpa Valén?

– Tartu puhelimeen, jos sinulla on ikäviä uutisia vanhemmille. Älä mene tunteella mukaan, vaikka mieli tekisi, vaan nuku yön yli.

Oikeasuhtaisella ja tarkoituksenmukaisella viestinnällä voi saada paljon hyvää aikaan. Asiat voivat kehittyä myös toiseen suuntaan, Valén tiedostaa.

Wilman käyttöä on hyvä johtaa ja käsitellä kouluissa.

– Lukuvuoden alkaessa opettajien kanssa keskustellaan kodin ja koulun yhteistyöstä sekä Wilman käytöstä viestintävälineenä. 

Valén nostaa esille käyttökelpoiseksi avuksi oppaan, jonka on laatinut Wilma-palvelustaan tunnettuun Visma-konserniin kuuluva Starsoft.

– Se on opettajan opas kodin ja koulun väliseen viestintään. 

Koska kyseessä on ihmisten välistä viestintää, niin mikään ohjekirja tai toimintakulttuuri ei takaa pelkkiä onnistumisia yhteydenpitoihin. 

– Viestintä on aina haasteellista ja yleensä tulet ainakin joskus väärinymmärretyksi, vaikka teet parhaasi. 

Pelisäännöt kaikille selväksi

Useissa kunnissa Wilman käytön pelisäännöistä tiedotetaan myös oppilaiden huoltajille joka syksy, Opetusalan ammattijärjestön eritysasiantuntija Sari Jokinen kertoo.

Tällainen käytäntö voi edistää Wilman käytön hyviä puolia koko lukuvuoden ajan, Jokinen arvioi. 

– Näin ei toimita joka paikassa.

Wilma on ahkerassa ja laajassa käytössä siinä isossa joukossa, jolle kyseinen yhteydenpitoväline on osoitettu.

– Sitten on niitäkin vanhempia tai esimerkiksi lisää kielitaitoa tarvitsevia maahanmuuttajia, jotka eivät käytä Wilmaa samalla tavalla kuin muut. 

Sähköinen järjestelmä on joka tapauksessa helpottanut asioiden hoitamista kouluissa verrattuna siihen, että tieto kulkisi edelleen erillisinä papereina, Jokinen näkee. 

Palautetta annetaan ja uutta odotellaan

Mikä on erityisasiantuntijan vinkki Wilman käyttöön?

– Puhelut ovat tietyissä tilanteissa parempia kuin Wilma-viestintä.

Jokinen huomauttaa, että Wilma ei ole täydellinen.

Viestintäkanava Wilmalla on lähes monopoliasema Suomessa, erityisasiantuntija painottaa. Samalla sen toimintovaihtoehdot tai niiden puutteet vaikuttavat eri tavoin, miten arki soljuu tai tökkii työtä tehdessä. 

Sari Jokinen on käyttänyt Wilmaa sekä opettajana että vanhempana. 

– Wilmassa pedagogisia asiakirjoja kirjoitettaessa teksti ei tallennu automaattisesti. Eli tekstiä saattaa kadota, jos sitä ei muista tallentaa riittävän usein. Yleensä nykyiset järjestelmät hoitavat tallentamisen automaattisesti.

Muutaman vuosikymmenen ajan Suomessa käytetyssä Wilmassa on edelleen runsaasti kehityskohteita, jotka ovat säilyneet sellaisina jo pitemmän aikaa, Jokinen tietää. 

– Se on hyvin hitaasti muuttuva, vaikka kuinka koulut haluaisivat antaa sen kehittämiseen palautetta. Hitaasti kääntyvänä Wilma on aiheuttanut turhautumista kunnissa, Jokinen sanoo.

Vantaan kaupunki halusi jotain muuta

Uusia haastajia on jo näköpiirissä lähes yksinvaltiaan asemaan nousseelle Wilmalle.

Esimerkiksi Vantaan kaupunki aloitti vuonna 2019 hankkeen nimeltä Digione, joka tähtää oppimisen ja hallinnon palveluiden kehittämiseen.

Marraskuussa 2020 hankkeeseen liittyivät mukaan Kuntien Tiera sekä kaupungeista Espoo, Oulu, Tampere ja Turku.

Lisäksi keväällä 2021 koulutuksen digitaalisen palveluaseman kehittämiseen liittoutuivat mukaan Jyväskylä ja Lahti. Hankkeen maali häämöttää parin vuoden päässä.

Vantaan perusopetuksen johtaja Ilkka Kalo vastaa, että vaihtoehtoa kehitetään, koska sille tuntui olevan tarvetta.

– Wilmassa on tiettyä kankeutta.

Kalo muistuttaa, että Wilma on koodattu vuosikymmeniä sitten ja kehitys on mennyt niistä ajoista eteenpäin myös tällä saralla. 

Helsinki on edelleen kiinni Wilmassa

Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen tietohallintopäällikkö Soili Haapala kertoo puolestaan Asti-hankkeesta – uuden asioinnin tietojärjestelmän kehittämisestä.

– Meillä on tavoitteena kokonaisvaltaisen alustan kehittäminen. Kehitämme alustaa asteittain yhteistyössä varhaiskasvatuksen, perusopetuksen ja toisen asteen kanssa.

– Kehittäminen on aloitettu varhaiskasvatuksen palveluista.

Wilma-käyttöliittymä on edelleen koulujen käytössä Helsingissä.

Päätöstä Wilmasta luopumisesta ei ole tehty, Haapala vastaa. 

Wilmassa kannattaa jakaa ilonaiheita

Wilma-arkea eletään myös Pohjois-Karjalassa Tohmajärven kunnassa sijaitsevassa Maiju Lassilan koulussa. Ala- ja yläkoululaisia Maiju Lassilan koulussa on noin 330.

Koulun rehtori Mona Lotta Savinainen painottaa positiivisuuden voimaa Wilmaa käytettäessä, sillä toisinaan opettajat saattavat kirjata sitä kautta turhan paljon negatiivisia huomioita. 

– Sijaistan opettajia rehtorina aika paljon ja usein mietin, mitä positiivista voisi viestiä. Positiivisen tuntipalautteen merkitys on suuri ja merkintöjä luetaan myös kotona ilolla.

Käytännössä Wilma voi olla erilainen kunnasta toiseen siirryttäessä, Savinainen muistuttaa. 

Viranhaltijapäätöksiä koskevaa asiointia voisi Wilmassa parantaa, esimerkiksi loma-anomusten käsittelyn mahdollistaminen olisi hyväksi, rehtori näkee.

Korona-aikana Savinainen on huomannut, että poissaolon syyn selvittämiseen olisi kaivattu ajankohtaista vaihtoehtoa, kun vanhemmat aktivoivat haluamaansa valintaoptiota.

Koronaan liittyville poissaoloille voisi olla oma kohtansa täpättävänä poissaolojen selvittämistä varten. 

– Meillä on ollut koronaan liittyviä poissaoloja todella paljon. 

Vapaa-aika on tärkeää

Myös Savinainen toivoo, että Wilma-viestien sijaan huoltajien ja koulun välistä yhteistyötä edistettäisiin nykyistä enemmän sillä perinteisellä tavalla. 

– Usein toivon, että Wilma-viestien sijaan rohkaistuttaisiin soittamaan kouluun, jos jokin asia mietityttää. 

Rehtori kannustaa myös opettajia soittamaan tarvittaessa, koska sillä tavoin jotkin asiat voivat hoitua paremmin. 

– Wilman vahvuus on tietysti se, että yhteydenpidosta jää jälki. 

Myös opettajien on tärkeää rajata Wilman käyttöaikaa, jotta se ei kuormita liikaa, Savinainen korostaa. 

– Sanon aina, että vastatkaa Wilma-viesteihin vain työaikana.

Ylipäätään yhteydenpidon voi rajata kahdeksasta neljään, oli sitten kyseessä sähköinen kanava tai puhelin, rehtori lisää.

– Olen sanonut opettajille, että heidän ei tarvitse olla minunkaan tavoitettavissa kuin kahdeksan ja neljän välillä. Voin soittaa illalla opettajalle esimerkiksi äkillisen sijaistarpeen takia, mutta silloin ei ole pakko vastata.