Kuva: Kari Långsjö

 Tietosuoja-asetuksen aiheuttamista muutoksista henkilötietojen käsittelyyn on puhuttu paljon. Varsin paljon henkilötietojen käsittelyyn liittyviä menettelytapoja on jäänyt myös ennalleen. Tietosuoja-asetus ei esimerkiksi tuo uutta asiakirjojen julkisuuteen silloinkaan, kun asiakirja sisältää henkilötietoja. Viranomaisten asiakirjojen julkisuudesta voidaan säätää kansallisesti kussakin EU:n jäsenvaltiossa. Suomessa julkisuuslaki (621/1999) koskeekin myös henkilötietojen julkisuutta.

                   *                   *                   *

Henkilötieto on useimmiten julkisuuslain mukaista julkista tietoa. Julkisia ovat esimerkiksi nimi, ammatti, julkisen sektorin palkat, palkkiot ja korvaukset, virkavapaat, eläkkeet (mutta ei näiden peruste, kuten työkyvyttömyyseläke).

Myös henkilön yhteystiedot, kuten osoite ja puhelinnumero ovat yleensä julkisia tietoja, ellei henkilöllä ole turvakieltoa. Tällaiset tiedot voidaan siis yleensä pyynnöstä antaa esimerkiksi puhelimitse.

                   *                   *                   *

Julkisiakaan henkilötietoja ei tule julkaista yleisillä verkkosivuilla ilman erityistä perustetta. Julkaistaessa henkilötietoja yleisessä tietoverkossa on syytä pitää mielessä, että verkkoon laittaminenkin on tietosuoja-asetuksen mukaista henkilötietojen käsittelyä, jolle tulee olla lailliset perusteet. Verkossa kuka hyvänsä voi nähdä sinne tallennettuja tietoja eikä viranomaisella ole pienintäkään mahdollisuutta valvoa, kuka tietoja lukee.

Tällainen peruste voi liittyä esimerkiksi henkilön työtehtäviin tai toimimiseen erilaisissa luottamustoimissa. Laillinen peruste on myös kuntalain 140 §, jossa velvoitetaan tiedottamaan päätöksistä julkaisemalla päätökset yleisessä tietoverkossa. Päätöksistä ilmenevät henkilötiedot tulee kuitenkin minimoida.

                   *                   *                   *

Viranomaisen tiedon antamista ja tietopyyntöihin vastaamista sääntelee niin ikään julkisuuslaki. Henkilötietojen luovutusta koskee erityisesti julkisuuslain 16 §:n 3 momentti, jossa säädetään tietojen antamisesta viranomaisen henkilörekisteristä. Käytännössä henkilötietoja tallennetaan nykyisin useimmiten johonkin automaattiseen tietojenkäsittelyjärjestelmään. Pääsääntönä on, että jos henkilötietoja ollaan luovuttamassa tällaisesta rekisteristä kopiona, tulosteena tai sähköisesti esim. sähköpostilla, viranomaisen tulee varmistua, että henkilöllä on oikeus käsitellä näitä tietoja. Pyytäjältä tulisi tiedustella myös, miten tiedot on tarkoitus suojata.

Henkilörekisterin julkisia henkilötietoja voi pyynnöstä antaa myös suullisesti esimerkiksi puhelimitse taikka nähtäväksi tai jäljennettäväksi kyselemättä käyttötarkoitusta tai oikeutta tietojen käsittelyyn.

                   *                   *                   *

Salassapidon perusteista säädetään julkisuuslain 24 §:ssä, josta löytyvät myös yksityiselämää ja yksityisyyden suojaa koskevat säännökset. Esimerkiksi tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa säädettyjen erityisien henkilötietoryhmien, jotka vastaavat pääosin henkilötietolaissa säädettyjä arkaluonteisia tietoja, julkisuus määräytyy julkisuuslain mukaan ja ne kuuluvat luonnollisesti salassapidettäviin tietoihin. Erityisiä henkilötietoja ovat esimerkiksi terveystiedot sekä poliittista mielipidettä tai uskonnollista vakaumusta koskevat tiedot.

Salassapidettävien tietojen piiri on huomattavasti erityisiä henkilötietoja laajempi ja kattaa mm. oppilashuoltoa koskevat tiedot. Näiden tietojen luovuttamiselle tulee aina olla jokin laissa säädetty peruste. Peruste voi liittyä esimerkiksi asianosaisasemaan tai viranomaisen oikeuteen saada tietoja.

Tietoja voidaan pyytää myös henkilötietojen tarkastusoikeuteen vedoten. Tällainen tietopyyntö perustuu tietosuoja-asetuksen sääntelyyn ja käsitellään sen mukaisesti. •

 

Tarja Krakau, lakimies, Suomen Kuntaliitto

Kirjoitus on julkaistu Kuntalehdessä 8/2018.

Aiemmat Lakiklinikat

Kuntalehti
kuntalehti@kuntalehti.fi
Jatka keskustelua #kuntalehti @kuntalehti Twitterissä tai Facebookissa.

Keskustele

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

*