Lakiklinikka: Kuntalain mukaan puhelin- tai sähköpostikokoukset eivät ole mahdollisia − ainakaan vielä

Lakiyksikköön tulee usein kysymyksiä siitä, minkälaisia sähköisiä kokousmenettelyjä kuntalaki mahdollistaa ja ovatko esimerkiksi sähköpostitse tai puhelimen välityksellä pidettävät kokoukset laillisia.

Kuntalaissa (56a §) on säännökset kokoukseen osallistumisesta videoneuvotteluyhteydellä. Kunnan hallintosääntöön on otettava tästä määräykset. Videoyhteys on toteutettava siten, että kokoukseen osallistuvat voivat puhua keskenään ja nähdä toisensa. Puheenjohtajan ja sihteerin on oltava fyysisesti läsnä kokouspaikalla.

Kuntalaista ei löydy puhelin- tai sähköpostikokouksen mahdollistavia säännöksiä. Toimielin ei siis ole lainmukaisesti käsitellyt asiaa, jos asiasta on keskusteltu, sitä on kommentoitu tai se on hyväksytty vain puhelimitse tai sähköpostitse kuittaamalla.

Uuden kuntalain luonnoksessa ehdotetaan uudistuksia sähköisiin kokousmenettelyihin. Lakiin ehdotetaan mahdollisuutta pitää sähköinen kokous, jossa toimielimen jäsenet voisivat osallistua kokoukseen valitsemastaan paikasta sähköisen näkö- ja puheyhteyden avulla. Lisäksi lakiin ehdotetaan uudenlaista sähköistä päätöksentekomenettelyä, jonka avulla osa toimielimen päätöksistä voitaisiin tehdä jo ennen varsinaista kokousta. Päätöksentekomenettelyn käyttö edellyttäisi suljettua ja tietoturvallista järjestelmää.

Uudesta kuntalaista esitetään myös välineneutraalia, ja siksi se mahdollistaisi uudenlaisten tietoteknisten ratkaisujen käyttämisen. Eri asia on sitten se, kehittyvätkö puhelin- tai sähköpostijärjestelmiin perustuvat ratkaisut niin paljon, että toimielinten olisi tulevaisuudessa mahdollista pitää kokouksia niiden avulla.

Katariina Huikko, lakimies

Kirjoitus on julkaistu Kuntalehdessä 9/2014.