Lakiklinikka: Tieto johtamaan hankintoja – ota uudet työkalut käyttöön!
Kuva: Kari Långsjö
Tiedolla johtaminen on tämän hetken kuuma termi. Silti se ei ole ihan sanahelinää, jos puhutaan hankintojen johtamisesta. Lue alta, miten.
Kunnat käyttävät Suomessa suurinta julkisiin hankintoihin käytettävää volyymia, arviolta noin 20 miljardia koko Suomen 35 miljardin potista. Silti julkisten hankintojen johtamisessa ei ole riittävällä tasolla tunnistettu hankintojen suurta vaikuttavuuspotentiaalia. Kestävien ja innovatiivisten julkisten hankintojen verkostomainen osaamiskeskus KEINO on lanseerannut tätä varten hankintojen strategisen johtamisen kehittämisohjelman, KEINO-akatemian. Akatemiassa keskitytään strategisen johtamisen kaareen aina strategisten linjausten luomisesta vaikuttavuuteen ja mittaamiseen saakka. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että organisaatioissa tunnistetaan keskeisimmät hankintakategoriat tai teemat, joissa voidaan vaikuttaa kunnan strategisten tavoitteiden toteutumiseen parhaalla mahdollisella tavalla.
Tiedätkö sinä kuntasi julkisten hankintojen volyymin ja vaikuttavimmat strategiset hankintakokonaisuudet? Jos et vielä, hae kunnallesi paikka KEINO-akatemiaan! Uusi kierros starttaa syyskuussa 2020.
* * *
Akatemian tueksi KEINO on kehittänyt yhdessä valtion ja kuntien yhteishankintayksikön Hansel Oy:n kanssa erilaisia hankintojen tietojohtamisen apuvälineitä. Yksi taloudenhoitoon liittyvä keskeinen apuväline on Hankintapulssi, joka kokoaa organisaation hankinnat yhdeksi kokonaisuudeksi. Työkalu on saman tyyppinen kuin valtion jo aiemmin avaama tutkihankintoja.fi-palvelu, jonka avulla voi tutustua organisaation keskeisimpiin hankintakategorioihin, niiden euromääräisiin arvoihin sekä toimittajakenttään.
Helsingin kaupunki on ollut pilotoimassa kyseistä palvelua myös kuntapuolelle. Jos kunnassa ei esimerkiksi tiedetä sitä, paljonko julkisten hankintojen sopimusten arvo on kokonaisuudessaan, kannattaa Hankintapulssi ottaa käyttöön.
* * *
Toinen tietojohtamisen apuväline on Hankintatutka, joka on laadittu kartoittamaan organisaation hankintoihin liittyvän osaamisen kehitysastetta, jota maturiteetiksikin usein kutsutaan. Hankintoja koskevat prosessit ovat moniulotteiset ja niihin tarvitaan monipuolista osaamista. Hankinta-ammattilaiset ovat usein niin sanottuja moniottelijoita. Heillä täytyy olla ymmärrystä laajasti eri hankintakohteista ja niiden sisällöistä sekä esimerkiksi hintojen ja laadullisten asioiden vertailun eri laskentamallien reunaehdoista ja vaikutuksesta kilpailuasemaan, sopimuskauden aikaista reagointikykyä unohtamatta.
Ja näin juristina on todettava, että lain-opillinen osaaminen ei ratkaise tällä kertaa kaikkea, vaikka sen ymmärryksestä paljon apua onkin. Siksi organisaation johdon kannattaa tutustua Hankintatutkaan, jonka avulla voi saada nopeasti käsityksen siitä, minkälaista ydinosaamista kunnassa on hankintoja tekevien ammattilaisten osalta ja etenkin siitä, mitä osaamista tulisi kehittää ja mitä mahdollisesti puuttuu. Myös erilaiset rajapinnat kannattaa tässä yhteydessä esimerkiksi hankintaprosessien (ml. sopimuskausi) ja taloushallintoprosessien välillä selvittää.
* * *
Kun on tosiasiallista tietoa siitä, mitä organisaatiossa tapahtuu ja mitä jää tapahtumatta, on helpompi laatia kehityssuunnitelma tulevaisuuteen. Sillekin KEINOssa pilotoidaan johtamisen työkalua, joka on saanut nimen Hankintojen tulevaisuuspolku. Tulevaisuuspolun avulla hankintatointa voidaan kehittää lähitulevaisuuden aikana rakenteisesti ja hallitusti, askel kerrallaan.
Katariina Huikko, johtava lakimies, Kuntaliitto
Kirjoitus on julkaistu Kuntalehdessä 2/2020
