Nyt tarkkana - tulorekisteri on jo ovella
Kansallinen tulorekisteri on iso haaste kuntaorganisaatiolle, mutta myös hyötyjä tullaan uudesta järjestelmästä jatkossa korjaamaan. (Kuva: Pixabay)
Kansallisen tulorekisterin (Katre) käyttöönotto vuodenvaihteessa haastaa kuntaorganisaatiot ja niiden esimiehet toden teolla. Oikeat tiedot oikeaan paikkaan ja kaikki tämä ajoissa on lääke asian hoitamiseen.
-Se on organisaatioille ja esimiehille iso haaste, että palkanlaskentaan toimitetaan ajoissa oikeat maksutiedot. Jos tiedot tulevat myöhässä tai virheellisinä, niin tietoja joudutaan korjailemaan jälkikäteen ja tekemään korjausilmoitukset tulorekisteriin, Kunnan Taitoa Oy:n palkkapalveluiden johtaja Susanna Hiltunen muistuttaa.
Samoilla linjoilla ollaan myös KuntaProssa. Kun verottaja ja muut rekisterien ylläpitäjät haluavat tiedot maksuista viiden päivän kuluessa maksupäivästä, niin aikatauluista kiinnipitäminen on entistä tärkeämpää.
-Jos tiedot toimitetaan meille ajoissa ja oikein, niin mitään ongelmia ei tule. Todennäköisesti prosessi tulee kuitenkin sakkaamaan siinä, että kaikki tieto ei tule ajoissa. Tähänkin asti on aina joku unohtanut ilmoittaa jotain ja tämä aiheuttaa sitten ylimääräistä työtä, KuntaPron henkilöstöpalvelujen palvelujohtaja Ari Räsänen arvioi.
Mainos (juttu jatkuu mainoksen jälkeen)
Tiedonkulku ratkaisee
Palkkahallinnon ammattilaiset toivovat, että kunnissa ja kuntayhtymissä suhtaudutaan vakavasti uuteen tulorekisteriin ja siitä tiedottamiseen. Ei riitä, että talon johto tietää asiasta, vaan tiedon pitää kulkea läpi organisaation.
-Tulorekisterillä on vaikutuksia myös meidän asiakkaittemme palkka-aineistojen toimittamiseen, sillä tulorekisteriin siirryttäessä ilmoitettavan tiedon ajantasaisuus ja oikeellisuus korostuu entisestään. Kun palkkatiedot tai esimerkiksi palkkaan vaikuttavat poissaolot viedään tulorekisteriin ja näillä tiedoilla on mahdollisesti vaikutus palkansaajan sosiaalietuuksiin, on tärkeää, että rekisteriin vietävät tiedot ovat ajan tasalla ja oikein, Räsänen korostaa.
Ylimääräinen työ aiheuttaa puolestaan asiakkaille ylimääräisiä kustannuksia.
-Kun joudumme tekemään korjauksia jälkikäteen, niin niistä veloitetaan erikseen asiakkaita, Räsänen toteaa.
Ensi vuosi ilman sanktioita
Vuosi 2019 on tulorekisterin käyttöönoton harjoitteluvuosi, ja verottajan mukaan silloin ei rangaista sanktiolla vahingosta. Yksi merkittävä muutos, joka koskee työnantajia on se, että tulorekisterin käyttöönoton myötä työnantajat maksavat jatkossa työttömyysvakuutusmaksut toteutuneen palkanmaksun mukaan. Kuntatyönantajillekin tutut ennakko- ja tasausmaksut jäävät historiaan, kun lasku tulee neljä kertaa vuodessa toteutuneiden palkanmaksujen perusteella.
Tietojen toimittamisen oikea-aikaisuutta lukuun ottamatta Katren käyttöönotto ei juurikaan näy kuntien arjessa. Nykyaikaiset palkkahallintajärjestelmät toimittavat tiedot automaattisesti rekisteriin. Tulorekisteriin ilmoitetaan myös tiedot esimerkiksi päivärahoista ja kilometrikorvauksista.
-Palkkatietojen ilmoittamisliikenne ei näy kunnissa juurikaan, mutta tiedon välittämisen oikea-aikaisuuden merkitys kasvaa. Tulorekisteri velvoittaa myös, että niin sanonut kassamaksut ja palkkaennakot näkyvät siellä ja se voi tuoda ylimääräisiä palkka-ajoja, Susanna Hiltunen arvioi.
Hiltusen arvion mukaan kuntakenttä on ollut hyvin hereillä Katren käyttöönoton suhteen. Tämä on näkynyt syksyn aikana lisääntyneinä yhteydenottoina.
-Meille on tullut syksyn aikana entistä enemmän kyselyjä asiakkailta siitä, pitääkö heidän tehdä jotain asian suhteen. Olemme vastauksissa painottaneet oikea-aikaisuuden merkitystä ja sitä työtä teemme jatkossakin, Susanna Hiltunen toteaa.
Hintalappu arvoitus kuntien osalta
Muutokset maksavat aina jotain. Mitä uuden rekisterin käyttöönotto kunnille maksaa on vielä arvoitus.
-Lopullisia euroja on vaikea arvioida. Osa kuluista tulee ensi vuoden aikana siitä, kun joudutaan korjaamaan tietoja oikea-aikaisiksi. Se voi hetkellisesti nostaa välillisiä kustannuksia, Kunnan Taitoan Hiltunen pohtii.
Tulorekisterin käyttöönotosta tulevat lisäkustannukset kuntien osalta ovat vielä arvoitus myös KuntaProssa.
-Järjestelmän muutoksesta aiheutuu omat kustannukset, joista meillä ei vielä ole tarkkaa tietoa. Samaan aikaan myös henkilökustannukset ovat nousseet. Kaikkiaan muutoksesta aiheutuvat kulut eivät ole KuntaPron asiakkaille merkittävä kustannuserä. Tulorekisterin käyttöönotto lisää työtä alkuvaiheessa, mutta vastaavasti vähentää jatkossa, kun palkkatiedot löytyvät suoraan rekisteristä, huomauttaa palvelujohtaja Ari Räsänen.
Jotain voi aina sattua
Vuodenvaihteessa kaiken pitää olla valmista. Tuolloin kiirettä riittää palkkatietojen parissa, sillä vuoden 2018 osalta tiedot toimitetaan eri tahoille vanhaan malliin ja samaan aikaan on astuttava nykyaikaan kansallisen tulorekisterin kanssa.
-Harvoin mikään tietojärjestelmän muutos sujuu niin, etteikö mitään odottamatonta tapahtuisi. Uskon kuitenkin isoilla järjestelmätoimittajilla olevan homman hanskassa. Jotain korjattavaa voi tulla, mutta tuskin mitään peruuttamatonta tapahtuu, Ari Räsänen uskoo.
Mikäli kaikki sujuu kuin elokuvissa, niin hyötyjä järjestelmästä päästään mittaamaan ulos jo ensimmäisen toimintavuoden aikana. Ensi vuonna rekisterin tietoja voivat käyttää verottaja, Kela, työeläkelaitokset, Työttömyysvakuutusrahasto ja Eläketurvakeskus. Vuodesta 2020 alkaen tiedon käyttäjien määrä kasvaa, kun mukaan tulevat muun muassa kunnat, vahinkovakuutusyhtiöt ja Koulutusrahasto.
-Hetkellisesti muutos lisää töitä, mutta jatkossa palvelu- ja palkkatodistusten kirjoittaminen vähenee merkittävästi. Tällä hetkellä eniten palkkatodistuksia toimitetaan meiltä Kelaan, mutta jatkossa he saavat tiedot suoraan tulorekisteristä, Susanna Hiltunen painottaa.
