Logistiikka on kirjastotyön aikasyöppö
Logistiikalta vapautuvaa aikaa pyritään käyttämään asiakaskokemuksen tehostamiseen. (Kuva: Ville Miettinen)
Helsingin kaupunginkirjastoissa logistiseen työhön käytettävä aika halutaan puolittaa. Laskennallisen arvion mukaan Helsingin kirjastovirkailijoiden työajasta jopa 20 prosenttia kuluu logistisiin tehtäviin.
Kirjasto etsii keinoja tehostaa henkilötyövuosien käyttöä mm. siksi, että rakenteilla oleva keskustakirjasto ei tuo kirjastotoimeen lisää vakansseja.
Logistisen työn vähentäminen on tehostamiskeinoista merkittävimpiä.
– Logistista työtä on kaikki mikä liittyy kirjojen siirtämiseen kirjaston sisällä tai kirjastojen välillä, kertoo Helsingin kirjastotoimen apulaisjohtaja Anna-Maria Soininvaara.
Työtä tehostaakseen Helsingin kirjastotoimi kilpailuttaa paraikaa logistiikan taustajärjestelmää. Tarkoitus on päästää aineiston älykkääseen kellutukseen.
Perinteisessä kelluvassa kokoelmassa yksittäisillä kirjastopisteillä ei ole erillisiä omia kokoelmia, vaan yhteiset aineistot ”kelluvat” kirjastoissa sen mukaan mihin niitä palautetaan.
Kellutus on käytössä Vantaalla, Espoossa ja Jyväskylässä.
Helsinki haluaa kuitenkin vielä enemmän.
– Haemme ratkaisua, jossa järjestelmä katsoo, onko kirjastossa kyseiselle aineistolle tilaa ja vastaako se kirjaston profiilia, Soininvaara sanoo.
– Yksinkertaisemmissa kellutusmalleissa voi käydä niin, että vaikka kuormien pitäisi vähentyä niin itse asiassa aineistot pakkautuvat ja pitää alkaa manuaalisesti miettiä, mihin ne voisi ohjata. Haluaisimme automatisoida tämän kokonaan.
Tavoitteena on taustajärjestelmä, joka sisältää mm. yksittäisten kirjastojen profiileihin perustuvat aineiston liikkumista säätelevät algoritmit sekä tasapainotuselementin, jonka avulla taataan, ettei aineisto kasaudu vain tiettyihin kirjastoihin.
Älykkäämpi järjestelmä hallinnoi kokoelmaa paremmin.
– Järjestelmässä se, miten aineisto menee hyllyihin, on koko ajan tiedossa tarkalleen, Soininvaara sanoo.
Työn tehostamisella on toki muukin tarkoitus kuin saada työntekijöitä keskustakirjastoon.
– Tarkoitus on että logistisen työn vähentymisellä päästään tekemään aitoa kirjastotyötä, asiakkaan opastamista, tietoyhteiskuntataitojen opettamista, kotouttamista – sisällöllisesti rikkaampaa ja asiakkaille enemmän arvoa tuovaa työtä, Soininvaara sanoo.
Uusi logistiikkajärjestelmä on tarkoitus saada käyttöön vuoden 2017 alussa. Helsingin keskustakirjasto on määrä avata itsenäisyyspäivänä 2018.
