Kunnilla kirjavia käytäntöjä henkilötietojen käsittelyssä
Kunnat ovat paljon vartijoina, kun ne käsittelevät päätöksenteossaan tarvittavia yksityisten ihmisten henkilötietoja. Pääsääntöisesti ylilyönneiltä ja laiminlyönneiltä on vältytty, vaikka kuntien käytänteissä asioiden hoitamisessa on suuria eroja.
Viime vuosien suurin muutos henkilötietojen käsittelyssä tapahtui, kun EU:n yleinen tietosuoja-asetus tuli sovellettavaksi toukokuussa 2018. Tämän asetuksen rinnalla sovelletaan kansallista tietosuojalakia, joka täsmentää ja täydentää EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Tietosuojalaissa säädetään muun muassa eräistä henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä erityistilanteista, kuten sananvapauden ja henkilötietojen suojan yhteensovittamisesta. Salassa pidettävät henkilötiedot on puolestaan säädetty julkisuuslaissa.
-Viranhaussa esimerkiksi soveltuvuusarviointien tulokset ovat salassa pidettäviä tietoja. Samoin hakijan perhetiedot. Toisaalta perhe-elämällä nyt ei muutenkaan ole mitään tekemistä viran täyttämisen kanssa, eikä niiden tietojen käsittely ole tarpeen päätöksenteon yhteydessä, toteaa Itä-Suomen yliopiston julkisoikeuden professori Tomi Voutilainen.
Julkisoikeuden asiantuntija korostaa, että moni päätösasiakirja ja sen liitteet ovat julkisia, vaikka niitä ei kunnan nettisivuilta löytyisikään.
-Asiakirjan julkisuus ja julkistaminen ovat kaksi eri asiaa. Jos jotain asiakirjaa ei ole julkistettu kunnan toimesta, niin sen saa kyllä tietopyynnöllä kunnalta, mikäli asiakirja on julkinen, Tomi Voutilainen muistuttaa.
Julkisuus ja julkistaminen ovat eri asia
Sodankylän kunta on poistanut kokonaan julkisesta tietokannastaan kunnanjohtajan valintaa koskeneen pykälän viime marraskuulta. Tosin linja kunnassa on henkilötietojen suhteen ollut sama jo edellisenä vuonna, jolloin kunnanjohtajaa oli edellisen kerran valittu. Tuotakaan päätöstä ei kunnan nettisivuilla vieraileva enää löydä.
Kuntalehden toimitus sai puuttuvan pykälän liitteineen tietopyynnön jälkeen, eikä tekstistä mitään salattavaa paljastunut. Tässä esimerkkitapauksessa professori Voutilainen näkee toimitun virheellisesti.
-Siinä tapauksessa on toimittu ihan virheellisesti. Mitään tarvetta pykälän poistamiselle ei ole ollut. Joka tapauksessa vähintään otsikkotasolla pitää näkyä, mitä asiaa kyseisessä pykälässä on käsitelty. Lisäksi pitää ilmoittaa, millä perusteella päätöksen poistaminen on tehty ja mistä päätöstä voi tiedustella, professori Tomi Voutilainen painottaa.
Tapauskohtainen harkinta tarpeen
Viranhaltijoiden päätösten julkaisemisessa on vielä suurempi kirjo. Osassa kunnissa päätökset ovat sellaisenaan näkyvissä vuosikaudet, osassa on nimet peitettynä ja osa kunnista poistaa viranhaltijapäätökset nettisivuiltaan sen jälkeen, kun tehty päätös on saanut lainvoiman. Joidenkin kuntien kohdalla epäilyttää, että julkaistaanko viranhaltijapäätöksiä lainkaan.
Voutilaisen mielestä lyhyt esilläoloaika ei ole lainvastainen, mutta julkaisuajan pituutta tulisi harkita tapauksen mukaan.
-Näinkin voidaan toimia. Rakentamiseen ja kaavoitukseen liittyvät päätökset taas voisivat olla nähtävillä pidempään, jotta muut näkevät kuinka alueella toimitaan. Tosin osa kunnista pitää päätöksiä luettavissa vuosikaudet nimineen kaikkineen. Jos päätös koskee sisävessan rakentamisesta, niin henkilötietojen esillä olo ei ole tarpeen kyseisen päätöksen yhteydessä, arvioi Tomi Voutilainen.
Suomalaisesta mediasta Kuntalehti seuraa kattavimmin kunta-alan johtavien virkojen täyttämisvaiheet. Välillä on esitetty arveluja siitä, täyttääkö lehden nettiarkisto jo laittoman henkilörekisterin tunnusmerkistön.
-Uutisarkisto ei missään nimessä ole laiton henkilörekisteri. Se on journalistisin perustein kerättyä tietoja, joka palvelee yleisöä ja toimitusta. Sen laillisuudesta ei ole epäilystäkään, Voutilainen vakuuttaa.