Kuntapäättäjäkonkari Eero Lehti ideoi kehittämistyökalun, joka antaa vertailukelpoiset numerot kunnan päätöksenteon tasosta – "Tunnusluku, jota ei voi manipuloida"
Eero Lehti muistuttaa, että hyvät päättäjät tietävät myös juridisen vastuunsa. Kuva: Ville Miettinen
Pyhtään kunta ja Taloustutkimus selvittivät yhteisen koejakson aikana, miten yrittäjä Eero Lehden ideoima kaupunginhallituksen ja -lautakuntien kehittämistyökalu toimii.
Kymenlaaksossa sijaitsevan ja 5 150 asukkaan kunnan osalta itsearviointimenetelmän tulokset ovat jo käytettävissä.
Pyhtään kunnanjohtajan Jouni Ehon mielestä on jo lähtökohtaisesti tärkeää, että hallitus- ja lautakuntatyötä mitataan systemaattisesti.
– Kunnan strategian mukaisesti satsaamme johtamisjärjestelmään.
– Luottamushenkilöjohdon ja viranhaltijajohdon välistä ja säännöllistä strategista dialogia voi kehittää tällaisella itsearviointityökalulla.
Valmistelutyön tärkeys nousi esiin
Kunnanjohtaja kertoo, että itsearviointityötä haluttiin tehdä vielä valtuustokauden loppupuolellakin, koska sen anti palvelee seuraavaakin kautta.
Pyhtään kunta sai itsearviointityön tulokset arviointityökalua kehittäneeltä Taloustutkimukselta kesäkuussa. Eero Lehti on Taloustutkimuksen omistaja.
– Tämän työn ajankohta herätti jonkin verran keskustelua valtuutettujen keskuudessa ja osa pohti, että olisiko se pitänyt siirtää suosiolla tulevalla valtuustokaudelle, Jouni Eho sanoo.
– Saamamme tulokset olivat hyvät kautta linjojen. Rima on asetettu korkealle.
Vaikka hallitus- ja lautakuntatyö sujuu menetelmästä saatujen tulosten perusteella hyvin, niin itsearviointityö toimii sitenkin, että sen kautta voi entisestään vahvistaa oikeasuhtaisesti toimintaansa, Eho myöntää.
Itsearviointimenettelyn kautta nousi esiin esimerkiksi kokousten valmistelutyön merkitys.
– Valmistelutyöhön liittyvät aineistot ja niistä viestiminen, miten tärkeistä asioista onkaan kyse, Eho sanoo.
– Miten jaksotamme etukäteismateriaalin jakamista? Siitä kävimme ainakin kunnanhallituksessa hyvää keskustelua. Purimme kehittämistyökalun kautta saadut tulokset analysoimalla ja keskustelemalla. Keskustelu tuloksista oli jo itsessään arvokasta.
Osaaminen punnitaan kovissa paikoissa
Eho kertoo, että ilmapiiri hallitus- ja lautakuntatyöskentelyssä on hyvä Suomen itäisimmässä kaksikielisessä kunnassa Kymenlaaksossa.
– Ja siihen olemme panostaneetkin. Tämä on usean valtuustokauden mittaisen rakentamisen tulos.
Ilmapiiri on Ehon mukaan hyvä, vaikka vaikeitakin tilanteita on 5 150 asukkaan kunnan johtamistyössä.
– Vaikeat tilanteet ovat sitten niitä, joissa mitataan sitä päätöksentekokulttuuria.
”Kunnanhallitus on kollegio”
Edellä mainittua itsearviointimenetelmää kehittänyt Eero Lehti ehti toimia Keravan kuntapäättäjänä vuodesta 1968 aina nyt päättyvään valtuustokauteen saakka. Kokemusta keskeisten luottamustehtävien hoitamisesta on paljon. Samalla hän on ollut tiiviisti mukana yrityselämässä.
– Pari vuotta sitten sain pyynnön, että tekisin käsikirjan kunnanhallituksen puheenjohtajalle, siitä miten tulee toimia. Sitten aloin sitä miettiä.
– Sitten totesin, että kunnanhallitus on kollegio, jota ei yleensä mielletä kollegioksi. Kunnanhallitus nähdään valtakunnan hallituksen miniatyyrinä, vuosina 2007-2019 kokoomuksen kansanedustajana toiminut Lehti sanoo.
Kunnassa ei ole oppositiota eikä enemmistöä, siellä on luottamustehtäviä, Lehti muistuttaa.
– Se kollegio tarkoittaa juridisesti sitä, että koko hallitus on vastuussa päätöksestä, vaikka olisit ollut eri mieltä, koska olet vastuussa, jos et jätä päätöksestä eriävää mielipidettä.
– Siitä päätöksestä on virkavastuussa. Virkavastuun sisäistäminen on vaikea asia, kun poliittinen henkilö miettii poliittista vastuuta eikä virkavastuuta, Lehti kertoo ajatuksistaan itsearviointimenetelmän kehittämisen taustalla.
Menetelmä pohjautuu laatupalkintojärjestelmään
Kunnanhallituksella on paljon vaikutusvaltaa, Eero Lehti painottaa.
– Kunnanhallitus on lähes poikkeuksetta oman kuntansa vaikutusvaltaisin elin. Sillä on laajin toimivalta ja sillä on eniten resursseja valmistella.
– Se on niin merkittävä elin, että koko julkisen sektorin laiminlyönti näkyy siinä, miten kuntavaalitkaan ei ole saanut sellaista statusta kuin olisi pitänyt. Vain 55 prosenttia äänesti kuntavaaleissa.
Itsearviointimenettelyä kehittäessään Eero Lehti kertoi keränneensä siihen hyviä keinoja yrityselämästä.
Taloustutkimuksen eteen noin 50 vuoden ajan töitä tehnyt Lehti sanoo, että kunnanhallituksen itsearviointi lähtee siitä, että jokainen arvioi, miten toimimme tässä tilanteessa.
Koko kunnanhallitus osallistuu keskuudessaan tähän arviointiin, Lehti täsmentää.
– Se pakottaa käymään aidon dialogin. Minä olen tätä mieltä, sinä olet tätä mieltä, mitä mieltä olemme yhdessä?
– Kehittämistyökalussa annettujen vastausten perusteella voidaan mitata nollasta tuhanteen sen organisaation taitavuus. Ja sitä voidaan seurata. Se ei ole adjektiivi, vaan numero.
– Saatujen numeroiden perusteella voidaan verrata tuloksia esimerkiksi saman kunnan eri lautakuntien välillä. Se on aito matemaattinen tunnusluku, jota ei voi manipuloida, koska ihmiset hyväksyvät numeron antaessaan millaisia he ovat, Lehti sanoo.
Taloustutkimuksen itsearviointimenettely pohjautuu yrityselämästä tuttuun laatupalkintojärjestelmään. Tätä kansainvälisesti tunnettua järjestelmää ei ole hyödynnetty muissa kunnanhallitusten kehittämistyökaluissa Suomessa, Eero Lehti huomauttaa.
Kehitystyö vaatii sitoutumista onnistuakseen
Kuntaliiton kehityspäällikkö Jarkko Majava on yleisesti ottaen sitä mieltä, että kunnanhallitusten ja lautakuntien itsearviointityö on kannatettavaa.
– Itsearviointityötä voi tehdä valtuustokauden aikana, esimerkiksi puolen välin aikoihin.
Kunta voi toteuttaa omatoimisestikin itsearviointeja. Sen lisäksi Majava ajattelee, että on myös aikansa ja paikkansa ulkopuolisellekin itsearviointipalvelulle.
– Ulkopuolinen voi lisätä siihen arviointityöhön sellaista puolueettomuuden tuntua ja tuloksien käsittelyyn voidaan saada ammattimaisempaa otetta.
Majava nostaa ulkopuolisesta avusta esille esimerkiksi FCG:n. Ja esimerkkejä palveluntarjoajista on enemmänkin niitä etsiville, Majava tietää.
Toiminnan kehittämisen kannalta on tärkeää, että siinä mukana olevat ovat siinä ajatuksella mukana, Majava jatkaa.
Lähtökohdista riippumatta itsearvioinnin on vaikea onnistua, jos kaikki eivät sitoudu sen tekemiseen kunnolla.
– Mikään ei ole turhauttavampaa kuin kaikkiin kyselyihin ja arviointeihin vastaaminen, jos niillä ei ole mitään merkitystä tai hyötyä toiminnan kehittämiseen.
Erinomaista kuulla, miten kuntakentällä kehitetään toimintaa. Tärkeää ja ja antoisa yhteisen näkemyksen ja toimintatapojen löytämisen matka. Analysointimalli perustunee EFQM johtamisen kehittämisen ja arvioinnin viitekehykseen, joka on laajasti käytössä niin yksityisillä kuin julkishallinnonkin toimialoilla. ”Tunnusluku, jota ei voi manipuloida” juuri kuten Eero Lehti sanoo. Mm. Suomen Laatupalkintokilpailu perustuu vastaavaan ulkoiseen arviointiin.
@Laatukeskus edustaa Suomessa EFQM hyvä johtamisen viitekehystä sekä kouluttaa mm. sisäisten ja ulkoisten arviointien osaajia.