Asiantuntija-artikkeli: Vaikuttavan sosiaalihuollon haasteina toimivat asiakastietojärjestelmät ja tiedolla johtaminen

Sosiaalihuollossa on laajasti tahtotila palvelujen vaikuttavuuden parantamiseen ja arvioimiseen. Miten tämä käytännössä tapahtuu? Olemme havainneet hankkeissamme, että sosiaalihuollossa asiaa hankaloittavat keskenään yhteensopimattomat asiakastietojärjestelmät, niiden eriaikaiset päivitykset ja hyvinvointialueiden kyky hyödyntää asiakastietojärjestelmiin kertyvää tietoa sosiaalihuollon laadun ja vaikuttavuuden parantamiseen. Uhkana on myös, että terveydenhuollon dominoimassa uudistuksessa sosiaalihuollon tarpeet ohitetaan.

Tietojärjestelmät uudistuksen ytimessä

Valviran päivittämässä tietojärjestelmien rekisterissä oli 4.1.2022 yli 300 erilaista ja erikokoista tietojärjestelmää, mutta esimerkiksi YLE:n (20.12.2021) tekemän selvityksen mukaan yhdellä hyvinvointialueella voi olla käytössä jopa tuhat erilaista tietojärjestelmää. THL:n sote-alueille tekemän selvityksen mukaan vaikuttavuuden arviointia tehdään monilla erilaisilla mittareilla, joiden luotettavuudesta eikä laadusta ole tarkkoja tietoja.

Jotta tietojärjestelmät voisivat tuottaa tietoa palvelujen laadusta ja vaikuttavuudesta, tarvitaan toimivat asiakirjat, joihin tiedot tallennetaan. THL on julkaissut sosiaalihuoltoon noin 200 asiakasasiakirjarakennetta, joita käytetään laadittaessa asiakirjoja asiakastietojärjestelmissä. Olemme hankkeissamme havainneet, että sosiaalihuollon ammattilaisten ja asiantuntijoiden aika ja osaaminen ei aina riitä siihen, että tiedot tallennettaisiin asianmukaisesti asiakastietojärjestelmiin. Se, että ammattilainen kykenisi käyttämään kirjattuja tietoja tutkimuskäyttöön, on tätäkin harvinaisempaa. Kansallisen STePS 3.0 -hankkeen tekemän selvityksen mukaan enemmistöllä (61 %) sosiaalihuollon organisaatioista ei ollut käytettävissään data-analytiikan asiantuntijoita datan hyödyntämisen tukena.

Kun sote-palveluiden järjestämisvastuu siirtyy hyvinvointialueille vuoden 2023 alussa, niillä tulee olla käytettävissään toiminnassa tarvittavat tietojärjestelmät. Hankkeissamme olemme nähneet konkreettisesti, miten sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmät ovat myös kömpelöitä käyttäjän näkökulmasta. Modernit käyttöliittymät eivät ole vielä sosiaalihuollon nykypäivää. Nykyiset sosiaalihuollon tietojärjestelmät enemmänkin haittaavat kuin tukevat vaikuttavan sosiaalityön vaikuttavuuden ja laadun arviointia.

Olemme huolissamme siitä, ovatko hyvinvointialueille valittavat uudet päättäjät tietoisia, mikä merkitys sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmillä on palvelujen laadun ja vaikuttavuuden arvioinnissa.

Sosiaalihuollon asiantuntijuus mukana asiakastietojärjestelmien kehittämisessä

Sosiaalityötä tehdään usein monen eri toimijan välisenä vuorovaikutuksena ja tiedonvaihtona, jonka laadusta ja vaikuttavuudesta tarvitaan niin ikään tietoa. Asiakkaan asiaa hoitavien ammattilaisten tulisi päästä käsiksi asian kannalta oleellisiin tietoihin. Sosiaalihuollossa pitäisi olla pääsy myös muiden viranomaisten järjestelmissä oleviin asiakasta koskeviin etuushakemuksiin, päätöksiin ja lausuntoihin. Koska näin ei ole, sosiaalihuollossa menee aikaa selvitellä asiakkaan vireillä olevia hakemuksia tai sitä, miksi hakemusta ei ole hyväksytty. Eri viranomaisten välillä tietojen käsittelyssä on myös suostumusmenettelyjä, joita havaintojemme mukaan kaikki tietojärjestelmien loppukäyttäjät eivät hallitse.

Sosiaalihuollossa asiakkaat nähdään itsekin toimijoina. Heidän pitäisi olla keskeisiä toimijoita esimerkiksi oman asiakassuunnitelman tekemisessä ja seuraamisessa. Heidän pitäisi saada tietoa palvelun vaikuttavuudesta.  Laki edellyttää sosiaalihuollolta myös rakenteellista ennaltaehkäisevää sosiaalityötä eli puuttumista sosiaalisten ongelmien rakenteellisiin syihin. Myös yhteisöllisen sosiaalityön työmenetelmille on suuri tarve. Rakenteelliselta ja yhteisölliseltä työskentelyltä puuttuu nyt paikka vain yksilötyötä kirjaavissa järjestelmissä. Samalla vaikeutuu tiedon saaminen rakenteellisen ja yhteisöllisen työn vaikuttavuudesta.

Sosiaalihuollon asiantuntemusta on toki hyödynnetty järjestelmien kehittämisessä ja tietojärjestelmätoimittajat ovat olleet vuoropuhelussa kuntien kanssa. Hyviä kokemuksia on saatu tietojärjestelmätoimittajien, kuntien ja THL:n välisestä yhteistyöstä työikäisten asiakasasiakirjojen työstämisessä. Asiakkaiden ja palvelujen käyttäjien osallistaminen tähän kehitystyöhön on myös tärkeää.

Hyvinvointialueilla panostettava tietojärjestelmä- ja tutkimusosaamiseen

Kansallisia ratkaisuja asiakastietojärjestelmien ajantasaistamiseksi ovat muiden muassa uusi asiakastietolaki, THL:n määräykset sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ja Kanta-palvelujen käyttöönotto. Hyvinvointialueille laadittu viitearkkitehtuuri kokoaa yhteen toimintaan vaikuttavaa lainsäädäntöä sekä toiminnan ja tiedon hallinnan tavoitetilaa. STePS 3.0 -hankkeen tekemän selvityksen mukaan julkisista organisaatioista vasta vajaa kolmasosa oli liittynyt Kanta-palvelujen käyttäjäksi. Kansalliset ratkaisut olisi otettava käyttöön heti eikä vasta sitten, kun se on pakollista.

Kansallinen panostus ei kuitenkaan riitä, toimia tarvitaan myös hyvinvointialueilla. Nyt tarvitaan kiivaasti yhteisten asiakastietojärjestelmien hankintaa, päivitettyjen asiakasasiakirjojen käyttöönottoa ja vuoropuhelua tietojärjestelmätoimittajien kanssa. Vaikuttavuuden arvioinnin osaamista on saatava hyvinvointialueille, jotta voidaan panostaa tutkimus- ja arviointiosaamisen rakentamiseen. Osaavat asiantuntijat voivat sitten varmistaa, että henkilöstö osaa itse koota tietoja, ja käyttää niitä työnsä vaikuttavuuden arviointiin ja kehittämiseen. Yksikään sote-tavoite ei onnistu, jollei asiakastietojärjestelmiä saada toimimaan tarpeiden mukaisesti.

Kirjoittajat:

Minna Kivipelto
Tutkimuspäällikkö, dosentti, THL

Aila-Leena Matthies
Professori, Jyväskylän yliopisto

(Kuva: Hanna-Kaisa Hämäläinen)

Lähteet:

Iivonen, Saija & Kivipelto, Minna (2022) Miten aikuissosiaalityön asiakkaat kokivat saaneensa tarvitsemansa palvelut ja etuudet koronaepidemian aikana? Työpaperi 1/2022. Helsinki, THL. https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-343-797-5

Kivipelto, Minna & Tanner, Niina, & Knop, Jade & Hiilamo, Heikki (2021) Toimeentulotukiuudistus ei vapauttanut aikaa sosiaalityöhön – sosiaalihuollon tukea tarvitsevien asiakkaiden avun saanti vaikeutunut. Tutkimuksesta tiiviisti 41/2021. Helsinki, THL. https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-343-697-8

Koivisto, Juha & Muurinen, Heidi & Parviainen, Laura (2021) Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus -ohjelman hyötytavoitteiden toteutumisen kansallinen seuranta ja arviointi: Lähtötilanne. Työpaperi 3/2021. Helsinki, THL. https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-343-408-0

Salovaara, Samuel & Silén, Marianne  & Vehko, Tuulikki  & Kyytsönen, Maiju  & Hautala, Sanna (2021) Tieto- ja viestintäteknologian käyttö sosiaalihuollossa vuonna 2020. Raportti 10/2021. Helsinki, THL. https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-343-772-2

Yle (20.12.2021) Onko soten tietojärjestelmien muutosbudjetti miljardia euroa vai puolet siitä? Hyvinvointialueiden ja ministeriön laskelmat eroavat rajusti. https://yle.fi/uutiset/3-12235923

Lue lisää:

Vaikuttavuustiedon kirjaamista ja käyttöä sosiaalihuollon vaikuttavuuden arviointiin tutkitaan ja edistetään THL:n Asiakassuunnitelmapilotissa (2021–2022) ja Aikuissosiaalityön menetelmien vaikuttavuus – AIKUMETOD-hankkeessa (2021-2022).

Aikuissosiaalityön menetelmien vaikuttavuus – AIKUMETOD-hanke (2021–2022). Hanke toteutetaan sosiaalityön yliopistotasoisen tutkimuksen valtionavustuksella. THL (2021–2022) Työikäisten asiakassuunnitelman pilotti. Työikäisten asiakassuunnitelman pilotti – THL Hanke toteutetaan osana Sosiaali- ja terveysministeriön rahoittamaa Sosiaalihuollon kehittämisohjelmaa.