Jäitä hattuun verkkosivuhankinnoissa

Verkkosivujen hankinta vaatii tarkkuutta, jota läheskään kaikilla kunnilla ei ole. Aina laatua ei saa edes rahalla. Huolellinen harkinta kantaa pitkälle.

Iso kunta hassaa vauraudessaan turhaan rahaa ylimitoitettuihin verkkosivustoihinsa. Pieni kunta jää helposti toimittajan vietäväksi, kun sivustojen kilpailuttamisen osaamista ei ole. Näin kärjistää asiantuntija Virpi Blom North Patrol -konsulttiyhtiöstä, joka opastaa kuntia verkkosivustojen hankintojen suunnittelussa.

Kuten muussakin kilpailuttamisessa, verkkosivustosta tarjouspyynnön tekemisessä ostajan osaaminen nousee suuriin rooliin.

– Jos ei tunneta teknologiaa ja mahdollisuuksia, joita on tarjolla, ei osata tehdä oman organisaation tarpeisiin parhaiten sopivia valintoja, sanoo markkinointi-
asiantuntija Liisa Paltta KL Kuntahankinnat Oy:stä.

Verkkosivustoratkaisuja myyvät yritykset neuvovat toki kuntia mielellään, mutta niillä on usein oma lehmä ojassa. Neutraalia näkemystä voi olla vaikea saada. Vaarana on, että ilman kunnon hankintaosaamista kunta ostaa verkkosivut sellaisella alustalla ja sellaiseen hintaan kuin neuvottelukumppani perustelee.

Se, saako ladan hinnalla mersun laatua ja onko koko vertailussa hinnan perusteella edes mitään järkeä, riippuu paljon siitä, keneltä kysyy. Yhtä totuutta ei ole. Totta on, että kuntien verkkosivustoista maksettujen hintojen haarukka on erittäin suuri.

Usein isolla kaupungilla on isot tarpeet, ja se näkyy hinnassa. Mutta se voi näkyä aivan liikaa.

Helsingin kaupunginhallituksen IT-jaoston jäsen, kaupunginvaltuutettu Otso Kivekäs, vihr., on muun muassa blogissaan kritisoinut Helsingin kaupungin viimeisintä verkkosivu-uudistusta. Kirjassaan Kuinka tietoyhteiskunta korjataan (2015) hän antaa kyytiä ”maan tavalle”.

”Suomalaiseen IT-hankintakulttuuriin on juurtunut ajattelumalli, jossa ostetaan ensin mahdollisimman halvalla ja maksetaan sitten toimittajalle tulevina vuosina huomattavia summia erilaisista räätälöinneistä ja järjestelmäpaikkailuista”, Kivekäs kirjoitti.

Parempia merkkejä on kuitenkin ilmassa.

Avoin koodi leviää

Verkkosivuhankinnan tuomia kustannuksia ohjaa se, millainen järjestelmä halutaan. Yhä useampi kunta pyrkii pois tilanteesta, jossa se on yhden kalliilla lisenssillä operoivan toimittajan varassa.

Helsingin viime vuonna julkaistussa uudessa tietotekniikkaohjelmassa linjataan, että ”kaupungin toimeksiannosta kehitettävä uusi ohjelmistokoodi julkaistaan avoimen lähdekoodin lisenssillä, ellei ole perusteltua syytä muuhun”.

Näin pyritään ehkäisemään jäykkiin isoihin järjestelmiin jumittumiset ja niin sanotut toimittajaloukut, joissa järjestelmää ei voi kehittää kuin isolla rahalla, koska kaikki narut ovat yhden toimittajan hyppysissä.

Helsingin tekemä päätös tarkoittaa, että ostettu lähdekoodi esitetään julkisesti ja se on kaikkien nähtävissä ja kopioitavissa.

– Tällainen ”avoimuus” ja ”yhteisöllinen kehittäminen” on nykyisin kovin trendikästä ja julkishallinnossa suotavaa, Virpi Blom sanoo.

Avoimeen lähdekoodiin perustuvat julkaisujärjestelmien, esimerkkeinä WordPress, Drupal, Liferayn Community Edition, järjestelmäalustat saa ottaa käyttöön kuka tahansa ilmaiseksi; niiden ”lähdekoodi” on avoimesti saatavilla. Varsinaisen verkkosivuston rakentaminen vaatii räätälöintiä ja lisäkoodausta avoimen koodin päälle. Avoimen koodin päälle tehty sivusto ei siis välttämättä tule halvaksi, mutta sitä käyttämällä vältetään järjestelmälisensseistä tulevat kohtuuttomat kustannukset, yhden toimittajan varaan jääminen.

– Nykyään on hirveän vähän, jos ollenkaan, syitä olla noteeraamatta avoimen lähdekoodin vaihtoehtoja verkkosivustohankkeissa, sanoo Drupal-ratkaisuja tarjoavan Wunderkraut Finlandin senior developer Juha Niemi.

– Uskon että enemmän ja enemmän julkisen puolen hankinnoissa, joiden pitäisi olla fiksuja veronmaksajan näkökulmasta, avoimen lähdekoodin käyttäminen on järkevää.

Avoimella koodilla rakennetut sivustoratkaisut ovatkin yleistyneet, sillä siistit, toimivat ja helppokäyttöiset avoimen lähdekoodin päälle tehdyt sivut on mahdollista hankkia kohtuullisin kustannuksin. Sellaiseen, WordPressillä rakennettuun, päätyi myös Kalajoen kaupunki.

Kolmen kerroksen toimijoita

Kun Kalajoki uusi verkkosivunsa, suunnittelutyötä tehtiin useita kuukausia. Huolellinen pohjatyö mahdollisti sen, että sivujen konseptoinnin ja rakennesuunnittelun Kalajoki pystyi tekemään itse, ilman ulkopuolista apua.

Kalajoen sivuston hankintahinta oli noin 30 000 euroa. Sen päälle tulivat käännöskulut englannin- ja venäjänkielisistä versioista, jotka haluttiin mm. elinkeinoelämää varten.

Kalajoki sijoittuu hankinnan valmistelussa keskikastin rajamaille, jos kunnat jaetaan karkeasti kolmeen tyyppiin nettisivuhankinnoissa. Keskikastin kunnissa on tyypillisesti oma viestinnän osasto ja tietohallinto sekä eri toimialoilla käsitys siitä, mitä sivuilla pitää olla.

Keskikastin kunta suhtautuu verkkosivuihinsa kunnianhimoisesti, toisin kuin jotkut pienet kunnat, joissa verkkosivusto vain yritetään saada jotenkuten pystyyn minimaalisella budjetilla.

Tai vaikka olisi halua hoitaa sivut kunnolla, homma on kanslistin tai tiedottajan vastuulla muun toimen ohessa. Tällaisessa tilanteessa hankintamäärittelystä onnistuneesti suoriutuminen voi olla mahdotonta ilman ulkopuolista apua.

Toisaalta moni pienikin kunta on onnistunut hankkimaan hyvät ja toimivat verkkosivut.

Kolmanteen tyyppiin kuuluvat isot kaupungit, joissa on paljon osaamista ja joissa pohditaan verkkopalveluja. Isoissa kaupungeissa on digitaalisten kanavien suunnitteluun erikoistuneita ihmisiä – ja rahaa.

Tämän luokan hankkijoilla esiintyy myös rahan tuhlaamista, kun kustannustehokkuus ei välttämättä ohjaa hankintaa, Virpi Blom väittää.

– Kun ei tarvitse olla niin budjettikriittinen, lähtee mopo käsistä ja lähdetään tekemään kaikkea hienoa perustellen, että kansa tulee olemaan polvillaan vau-palvelun edessä.

Vaivannäkö kannattaa

Ennen nykyiseen tyytyväisyyttä herättävään sivustoon pääsemistä Kalajoki oli ehtinyt maksaa oppirahoja. Kuntien Tiera Oy:ltä hankitut sivut eivät vastanneet odotuksia, ja uusista haluttiin varmasti hyvät.

– Aika monella kunnalla tuntuu olevan kiire. Suosittelen malttia ja aikaa, että saa toimivan sivun tehtyä, sanoo Kalajoen kaupungin viestintä- ja markkinointikoordinaattori Tiina Koivuranta.

”Jäitä hattuun” onkin yleinen ohje, kun kuntien edustajien kokemuksia kuuntelee. Ja Kalajoen tapaan moni on päätynyt uuteen, toimivampaan ratkaisuun oppirahojen maksamisen kautta.

Rauman kaupungin viime vuonna avattu sivusto korvataan pahojen vikojen takia jo tämän vuoden joulukuussa uudella ratkaisulla. Kiireestä huolimatta Rauma halusi paneutua huolellisesti sivustovaihdokseen; konsultin kanssa tehtyä vaatimusmäärittelyä kertyi 39 sivua.

Tiera tarjosi periaatteessa helpon ratkaisun: valmiiksi kilpailutetun, kaikille kunnille sopivan sivuston, joka vapautti omistajakunnan hankintamenettelyistä. Se oli houkutteleva vaihtoehto myös Imatralla.

– Myönnän että meidän päässä näkyi ajattelu, että saadaan helpolla. Tiera oli kilpailuttanut suhteellisen hyvännäköisen sivuston, osasi esitellä sen. Se oli helppo ratkaisu, sanoo Imatran viestintäpäällikkö Heikki Laine.

– Nyt olen eri mieltä. Kannattaa nähdä vaivaa ja hakea optimaalista ratkaisua.

Verkkosivuhankinnoissa hinta edellä meno johtaa metsään

Yleensä kunnalla on osaamista verkkosivuhankinnoissa sitä enemmän, mitä tärkeämpänä verkko nähdään viestinnässä, arvioi kunnille verkkosivustoratkaisuja toimittavan Valu Digital Oy:n toimitusjohtaja Kari Turunen.

– Tämä konkretisoituu esimerkiksi kilpailutuksissa. Välillä tarjouspyynnöt eivät sisällä riittävää vaatimusmäärittelyä, ja hinta on laitettu merkittävimmäksi kilpailukriteeriksi, Turunen sanoo.

– Silloin karautetaan metsään ihan kunnolla ja joudutaan tinkimään laadusta: käytettävyydestä, visuaalisuudesta, rakenteen loppuun asti miettimisestä, sisällöistä, toiminnallisuuksista, tietoturvasta ja ylipäänsä verkkosivuston roolista viestinnässä.

Turunen korostaa huolellisen alkuvaiheen suunnittelun tärkeyttä, joka pitäisi sisällyttää myös hankinnan kustannuksiin.

– Siinä asetetaan tavoitteet, profiloidaan tärkeimmät käyttötapaukset, luodaan mittarit ja valitaan soveltuvimmat teknologiset ratkaisut mahdollisine integraatioineen.

– Näin varmistetaan projektin lähteminen oikealle uralle ja voidaan myös fiksusti kilpailuttaa verkkopalvelun toimittajat.

Lue myös:  Tiera ajaa verkkosivupalvelunsa alas – kunnat pettyivät ohjaukseen

Artikkeli on julkaistu Kuntalehdessä 9/2016, jonka teema on hankinnat.