Julkisissa hankinnoissa liikkuu kymmeniä miljardeja euroja mutta vain vähän avointa tietoa – Tutkijat ehdottavat Hilmasta hankintatiedon pankkia

Julkisten hankintojen dataa pitäisi koota nykyistä avoimemmin ja keskitetymmin, jotta tiedosta saataisiin hyöty irti, toteavat hankintojen kokonaisvolyymia selvittäneet tutkijat.

– Kansainvälisten tutkimusten perusteella on selvää, että julkisilla hankinnoilla voi olla merkittäviä työllisyys- ja yritysvaikutuksia, ja tästä syystä olisikin tärkeä saada tarkempaa tietoa hankintojen työllisyys- ja yritysvaikutuksista myös Suomesta, totesi erikoikoistutkija Maria Merisalo valtiovarainministeriön järjestämässä tilaisuudessa keskiviikkoaamuna.

Merisalo on projektipäällikkö julkisten hankintojen kokonaisvolyymiä selvittäneessä hankkeessa, jonka policy brief -artikkeli Julkiset hankinnat – kokonaisvolyymi ja datan hyödyntäminen julkaistiin tänään. Varsinainen tutkimus julkaistaan kesäkuussa.

Tutkijat muistuttavat, että hankintadataa ei ole laajamittaisesti avoimesti tai helposti saatavilla yhdessä tietolähteessä, mikä vaikuttaa mahdollisuuksiin hyödyntää sitä erilaisissa vaikutusarvioissa ja tutkimuksissa.

– Hankintapäätösten julkaiseminen mahdollistaisi esimerkiksi yritys- ja työllisyysvaikutusten tarkastelun uudella tavalla, erityisesti jos hankintapäätösdata (voittaneista ja hävinneistä tarjoajista) pystyttäisiin yhdistämään ostolaskudatan ja työntekijä-työnantaja-aineiston kanssa, tutkijat toteavat.

– Voisi olla tarkoituksenmukaista, että Hilma-palvelusta kehittyisi koko hankinnan elinkaaren kattava kansallinen avoin julkisten hankintojen datapankki, policy briefissä todetaan.

Tällä hetkellä hankinta-asiakirjoista on Hilman avoimen rajapinnan kautta saatavilla hankintailmoitusdata. Käytännössä suurin osa hankintaa koskevista tiedoista esitetään kuitenkin tarjouspyynnöissä eikä hankintailmoituksessa.

– Tarjouspyyntöasiakirjoja tai niistä kerättyä dataa ei ole varmuudella ja kattavasti saatavilla mistään julkisesta tai ei-julkisestakaan lähteestä. Ideaalitilanteessa hankintailmoituksissa olisi mahdollisimman yksityiskohtaiset tarjouspyyntötasoiset tiedot, tutkijat muistuttavat.

– Hankintailmoitustietojen täydentämisen osalta voitaisiin edetä sähköisten kilpailuttamisjärjestelmien kehittämisellä yhteistyössä palveluntarjoajien kanssa esimerkiksi siten, että täytetystä tarjouspyynnöstä siirtyisi tiedot suoraan hankintailmoitukseen. Tämä vähentäisi osin päällekkäistä työtä, jos hankintailmoitukseen kerättäisiin automaattisesti tietoja tarjouspyynnöstä.

Volyymi kolmella rajauksella tarkastelussa

Selvityksessä lähestyttiin julkisten hankintojen kokonaisarvoa kolmen rajauksen kautta: hankintoja tekevien yksiköiden kautta, kilpaillulta markkinoilta tehtyjen ostojen  ja hankintayksiköiden toisiltaan tekemät ostojen kautta sekä kynnysarvon ylittävien hankintojen kautta.

Kaikkien julkisten hankintojen kokonaisarvo pienhankinnat ja julkisyhteisöjen toisiltaan tekemät hankinnat mukaan lukien oli tarkasteluvuonna (2018) 47 miljardia euroa. Kilpailluilta markkinoilta tehtyjen julkisten hankintojen kokonaisarvo vuonna 2018 oli 31 miljardia euroa. Kynnysarvon ylittävien julkisten hankintojen kokonaisarvo julkisyhteisöjen toisiltaan tekemät hankinnat pois lukien vuonna 2018 oli 15 miljardia euroa (pois lukien julkisilta yrityksiltä tehdyt hankinnat 13 miljardia euroa).

Tieto hajallaan

Selvityksen mukaan hankintayksiköissä on kiinnostuttu tiedon hyödyntämisestä hankintojen johtamisessa ja toteuttamisessa, mutta käytännössä kokonaisvaltainen tiedon hyödyntäminen ja hankintojen tiedolla johtaminen on hankintayksiköissä kokonaisuutena vasta kehittymässä.

– Datan, informaation ja tiedon hyödyntäminen hankintojen johtamisessa ja toteuttamisessa vaativat tiedolla johtamisen käytäntöjen ja sen eri osa-alueiden vahvistamista organisaatioissa, selvityspaperissa todetaan.

Esiin nousivat hankintayksiköiden moninaisuus ja erilaisuus tiedon hyödyntämisessä erityisesti organisaation omien tietojärjestelmien ja tietokantojen osalta.

– On huomioitava, että vaikka osassa hankintayksiköistä on toimivia järjestelmiä ja tapoja tiedon hyödyntämiseksi, on tässä suuria eroja hankintayksiköiden välillä

Erityisesti isoissa organisaatioissa koko organisaation kattavan tiedon ajantasaisuus on laadukkaan johtamisen edellytys, mutta hankintoja koskeva tieto sijaitsee pirstaloituneesti organisaation eri yksiköissä.

– Hankintojen ennakointi ja suunnittelu sekä toteuman seuranta on hajautetuilla tai puuttuvilla järjestelmillä vaikeaa. Pirstaloituneen tiedon kokoaminen eri järjestelmistä vaati erillisiä resursseja, eikä yleensä tue ennakoivaa suunnittelua, selvityksessä todetaan.

Ammattimaisuus eduksi

Selvityksessä kävi ilmi hankintojen ammattimaisen ja päätoimisen toteuttamisen edut.

Tietolähteiden hyödyntäminen ja tiedonhyödyntämistä vaativien työtehtävien toteuttaminen on selvästi heikommalla tasolla hankintoja oman toimen ohella toteuttavilla kuin hankintoja päätoimisesti toteuttavilla. Osaaminen hyödyntää eri tietolähteitä on sitä huonommalla tasolla, mitä harvemman hankinnan toteuttamiseen vastaaja vuosittain osallistuu.

Vastaavasti tiedon hyödyntämisen osaaminen on heikommalla tasolla pienemmän suuruusluokan hankintoja toteuttavilla. Sen sijaan pääosin suurempia hankintoja toteuttavat arvioivat osaamisensa arvioida hankintojen vaikuttavuutta ja vaikutuksia olevan useammin hyvällä tasolla kuin pienempiä hankintoja toteuttavat.

Osaamisen kehittämisessä onkin hyvä huomioida ammattimaisesti hankintoja toteuttavien ja esimerkiksi oman työn ohella hankintoja toteuttavien toisistaan eroavat osaamistasot suorittaa erilaisia tiedonhyödyntämistä vaativia tehtäviä työssään hankintojen parissa, tutkijat muistuttavat.