Ulkopuolinen selvitys: Helsingin palkkasotkusoppa kiehui hellalle vähän joka puolelta
Helsingin kaupungin palkanmaksuongelmat ovat näkyneet reilun vuoden aikana turhan monen kaupunkilaisen arjessa. Pormestari Juhana Vartiaisen tilaama ulkopuolinen selvitys paljastaa ongelmien suman palkanmaksujärjestelmän uusimisessa. (Kuva: Ville Miettinen)
Pormestari Juhana Vartiaisen tilaama selvitys Sarastia 365 HR-palkanmaksujärjestelmän käyttöönotosta paljastaa huonosti johdetun hankkeen, jonka kanssa mentiin metsään rytinän kanssa. Selvityksen tehneen Valor Partnersin mukaan ongelmia löytyi useilta eri tahoilta.
Helsingin kaupungin organisaatiosta puuttui hanketta johtava taho, järjestelmätoimittaja Sarastian resurssit eivät olleet riittävät, kaupungin organisaatiossa ei varauduttu muutokseen riittävällä tavalla ja käytännön palkanlaskentatyötä tekevän Talpan johtaminen oli useilla osa-alueilla heikkoa. Konsulttiyhtiön arvion mukaan minkään yksittäisen asian korjaaminen ei olisi vuoden 2022 alussa alkaneiden palkanlaskuongelmien ilmaantumista estänyt.
Kokonaisuudesta ei vastattu
Helsingin kaupungin asiasta järjestämässä tiedotustilaisuudessa ensimmäisenä ongelmana konsultti Johan Matinmikko nosti esiin jättihankkeen epäonnistuneen organisoinnin kaupungin hallinnossa. Hanke oli organisoitu siten, että kaupungin henkilöstöosastolla oli vastuu sisällöstä ja digitalisaatioyksiköllä vastuu hankkeen budjetista. Helsingin kaupungin taloushallintopalveluliikelaitoksen Talpan osalta projektissa oli mukana järjestelmätiimi, mutta ei esimerkiksi palkkahallintoa.
-Oltiin tilanteessa, että tässä projektissa ei ollut yhtä tahoa, jolla olisi ollut vastuu, valta ja välineet viedä muutos onnistuneesti läpi, Matinmikko totesi tiedotustilanteessa.
Hankkeessa vaanivat tekniset riskit havaittiin jo alkuvaiheessa, mutta valitettavasti hälytyskellot eivät soineet ajoissa. Tehdyn selvityksen perusteella Helsingin palkkajärjestelmän uudistaminen oli todella iso pala purtavaksi.
-Järjestelmätoimittajan toimituskyky ja osaltaan järjestelmän ominaisuudet olivat koko ajan äärirajoilla suhteessa Helsingin volyymiin ja tarpeisiin. Kaikkia todettuja ongelmia ei ehditty ratkaista ennen käyttöönottoa, jolloin järjestelmä jouduttiin ottamaan käyttöön osin keskeneräisenä, joten sitä kautta syntyi virheitä, Johan Matinmikko kertoi ongelmista.
-Tässä oli tiedossa, että tämä vaikuttaa tuhansien esihenkilöiden työhön ja tiedettiin, että oli tarve suurelle panostukselle muutoshallintaan. Se ei kuitenkaan näkynyt projektissa, vaan projektia tehtiin enemmän järjestelmähankkeena. Kun mentiin käyttöönottoon, niin järjestelmä ei ollut valmis, eikä organisaatiokaan ollut riittävästi valmis, Matinmikko kuvaili ongelmien kasaantumista.
Keskushallinnosta työntäen
Kolmantena keskeisenä ongelmakohtana selvityksessä todetaan, ettei hankkeessa reagoitu muutoksen todelliseen laajuuteen riittävällä tavalla, vaikka tarve muutoksen suunnittelulle ja johtamiselle oli hankkeessa mukana olevien tahojen tiedossa. Muutoksen sujuvuutta ei kaupungin organisaatiorakenne huomioiden otettu riittävästi huomioon ja hankkeelta puuttui hyväksytty kaupunkitason suunnitelma.
-Hankkeelta puuttui kaupunkitason hyväksytty master plan, johon olisi sitouduttu riittävän ylhäällä kaupungin johdossa. Nyt kun tämä tehtiin ilman tämmöistä suunnitelmaa, niin tämä hanke oli enemmän tällaista keskushallinnosta työntämistä, Johan Matinmikko arvioi.
Neljäs palkkasotkusopan keittäjä löytyi selvityksessä palkanlaskennan käytännön työstä vastaavasta Talpasta tai pikemminkin kyseisen liikelaitoksen silloisesta johdosta. Selvityksen mukaan Talpa ei ollut prosesseiltaan, johtamismalliltaan tai kulttuuriltaan muutoksen edellyttämällä tasolla.
-Järjestelmän käyttöönotto suunniteltiin ja resursoitiin aika kevyesti, vaikka tiedettiin, että ongelmia tulee. Talpan palkanlaskijoiden kommentti oli, että järjestelmä tuli vähän kuin syliin. Piti korjata virheitä, mutta niitä ei korjattu ja ne menivät sellaisenaan maksuun. Syntyi heti alussa virhesuma, joka kriisiytti tilanteen. Talpassa oli kyllä lisätty käsipareja, mutta ei ollut panostettu johtamiseen ja ohjaamiseen. Talpan johtaminen sai kritiikkiä hankkeen muilta osapuolilta, etteivät ne olleet muutoksen vaatimalla tasolla, Johan Matinmikko jatkoi.
Vartiainen nöyränä
Pormestari Juhana Vartiainen oli harvinaisen nöyrällä päällä kaupungin tiedotustilaisuudessa. Tosin mitään aihetta ylpeilyynkään ei toista vuotta kestäneiden palkkasotkujen tiimoilta ole. Pormestari vakuutti, että asioihin on tartuttu ja parempaan päin ollaan menossa.
-Palkkajärjestelmän käyttöönotossa epäonnistuttiin vakavasti ja inhimilliset seuraukset ovat olleet valtavat. Vakuutan, että teemme joka päivä kaikkemme tilanteen saattamiseksi normaaliin. Suunta on saatu käännettyä ja uusien virheiden määrä saatu jo pienemmäksi kuin edellisen palkkajärjestelmän kanssa, mutta ponnisteluja jatketaan. Toivon, että askel kerrallaan pystymme palauttamaan työntekijöidemme luottamuksen, jonka olemme ymmärrettävästi tältä osin menettäneet, pormestari Juhana Vartiainen sanoo.
Parempaan suuntaan palkanmaksussa onkin päästy, vaikka täydellisyyteen on vielä matkaa. Ja siihen tuskin valtavassa organisaatiossa koskaan päästään. Kun kesäkuussa 2022 oli ongelmia yli 12 prosentissa maksetuista palkoista, niin viime kuukausina joulu-, helmi- ja maaliskuussa on päästy alle 5 prosentin virhetason, johon yllettiin aiemmin käytössä olleella järjestelmällä.
-Helmikuussa virhetaso oli 3,4 prosenttia ja vielä vahvistamattomien tietojen mukaan maaliskuun virhetaso olisi ollut 2,5 prosenttia. Meille ei kuitenkaan riitä aiemman palkkajärjestelmän virhetaso, vaan haluamme parempaa, Vartiainen vakuutti.
Työnantajana Helsinki on kokenut palkkajärjestelmien ongelmista mainehaittojen lisäksi myös taloudellisia haittoja. Viime vuonna palkkaongelmia selvittely aiheutti 4,5 miljoonan euron ylimääräiset kustannukset ja tälle vuodelle on selvittelyihin varattu 6 miljoonan euron määräraha, josta kaikkea tuskin tarvitsee käyttää. Järjestelmätoimittaja Sarastian kanssa Helsingillä on menossa reklamaationeuvottelut.
Konsulttiyhtiön johtopäätöksiä:
Jatkossa isot hankkeet tulee vastuuttaa selkeästi ja niitä tulee johtaa suoraviivaisemmin.
Ennen järjestelmävalintaa ja käyttöönottoa kaupungin olisi täytynyt huolellisemmin varmistaa Sarastia-yhtiön toimituskyky.
Muutoksen suuruus olisi edellyttänyt kaupunkitason suunnitelmaa, jossa olisi huomioitu muutos, budjetti, resursointi, prioriteetit sekä riskit. Kaupunkitason suunnitelma olisi pitänyt myös hyväksyttää riittävän ylhäällä johdossa, toisin kuin nyt tehtiin.
Helsinki ja Talpa tarvitsevat selkeytystä liikelaitoksen olemassaolon tarkoitukseen ja rooliin kaupungissa.
Tiedotustilaisuuden materiaali Helsingin kaupungin nettisivuilla
Eikö Helsingillä pitänyt olla käytettävissä homman hoitamiseen parhaat pojat ja tytöt, joilla on paras mahdollinen koulutus Helsingin yliopistosta. Vastuuseen pitää panna edellinen pormestari Jan Vapaavuori sekä edellisen kauden kaupunginhallituksen jäsenet. Hehän vastaavat, että sisäinen valvonta toimii ja jos pieleen menee, niin heti puututaan.
Vapaavuorihan on viisastellut, että Lapin yliopistosta valmistuneet juristit eivät ole päteviä edes lumen luontiin. Miten on nyt Helsingin yliopistojen kasvatit onnistuneet tässä Sarastia projektissa?
Syytä olisi kiinnittää huomiota myös kaupungin palvelukeskuksen johtamiseen, onko johtamisen taso parantunut aikaisemmasta vai onko edelleen riski siitä, että vaativien tilanteiden vaatimaa johtamiskyvykkyyttä ei vieläkään ole?
Onko lopulta kyse osaavan ihmistyövoiman käytöstä? Työvoiman rakenne on jäykkää ainakin julkisella puolella, on isopalkkaisia ikuisuusvirassa olevia johtajia, jotka eivät näköjään osaa (taaskaan) mitään ja sitten on osaavampia alemman viran haltijoita, jotka tekevät ja voivat tehdä kuitenkin vain rajallisen määrän. Tosiaan, koska annettaisiin tilaisuus ”osaaville tytöille ja pojille” yliopistoista eri alojen opiskejoille ja otettaisin heitä mukaan, vai olisiko siitä tullut vahinkoa, tuskin nykyistä tilannetta pahempaa. Siis enemmän ihmisiä rutiiniportaaseen ja johtoon nuoria tarjoamaan ainakin uusia näkökulmia. Niin, vai onko parempi maksaa ”kokeneille ja osaaville” konsulteille muhkeita korvauksia? Muuten, miksi aina pieleen menevät (järjestelmä) muutokset kolahtavat aina kipeimmin köyhimpään, sairaampaan (sote) tai pienipalkkaisimpaan kuten tässä tapauksessa? Sitä en tiedä, mutta sen vuoksi ongelmat eivät kiinnosta ylimpiä johtajia tai poliitikoita varsinkaan etukäteen.
Rafael Hellsten
Hämeenlinna