Kuntakenttä edelläkävijä sopimusehtojen visualisoinnissa

Kuntalain uudet säännökset sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta edellyttävät, että kuntien sopimusprosessit ja sopimusten hallinta ovat kunnossa vuoden 2014 alusta. Säännösten tarkoituksena on edistää sopimusten tehokasta johtamista, riskienhallintaa ja sopimusten tuloksellisuuden arviointia. Vastuu sopimushallinnan asianmukaisesta järjestämisestä on kunnanhallituksella ja kunnanjohtajalla.

 

Käytännössä johtavilta viranhaltijoilta edellytetään vahvaa panosta sopimusprosessien kehittämisessä. Sopimusprosessien kokonaisvaltainen hallinta edellyttää ajattelutapojen muutosta ja henkilöstön sopimusosaamisen parantamista. Lisäksi kunnissa tarvitaan toimintamalleja, jotka edistävät yhteistyötä päivittäisessä työssä.

 

 

Aalto yliopiston SimLabin toteuttaman Tekes-rahoitteisen PRO2ACT-hankkeen Kuntaliiton osuudessa keskityttiin kuntien sopimushallintaa helpottavien työkalujen kehittämiseen. 

 

Proaktiiviset sopimusprosessit julkisissa hankinnoissa – kumppanuuden ja yhteisinnovoinnin edistäjinä – hankkeen julkistamistilaisuus pidettiin Espoon Dipolissa 5.6.2013. Hankkeessa laadittiin kuntakentän avuksi sähköinen sopimusprosessimalli ja JYSE 2009 PALVELUT ehtojen visuaalinen opas. Kuntaliiton panos näiden kehittämisessä on ollut merkittävä.

 

Hankkeen painopiste on ollut julkisissa hankinnoissa, mutta sähköinen sopimusprosessimalli tuo apua kuntakentän kaikkien sopimusprosessien hallintaan ja kehittämiseen. Myös KL-Kuntahankinnat on ollut mukana ideoimassa hanketta.

 

 

Julkiset hankinnat nähdään usein kapea-alaisesti prosessin kokonaisuutta hahmottamatta. Hankinnoissa keskitytään kilpailutuksen läpiviemiseen, ei hankittavaan tuotteeseen, palveluun tai urakkaan.

 

Olennaista on kiinnittää huomio itse päämäärään – toimivaan sopimuskauteen – hankintalain menettelytapojen noudattamisen ohella. Tämä edellyttää panostusta proaktiiviseen eli ennakoivaan sopimiseen ja sopimuskauden aikaiseen valvontaan.

 

Proaktiivinen sopiminen tarkoittaa

– yhteistyön suunnittelua, rakentamista ja ylläpitoa

– ongelmien ennalta ehkäisyä sekä

– riskienhallintaa.

 

Sopimusten valvonnalla varmistetaan, että kunta saa sen laatuista ja sisältöistä palvelua, josta se maksaa. Sopimusprosessilla tarkoitetaan toimintojen ketjua suunnittelusta (kilpailutuksen kautta) sopimusaikaiseen toimintaan ja sopimuksen toteutumisen seurantaan.

 

 

Sähköinen sopimusprosessimalli antaa kuntakentälle työkalun sopimusprosessien kokonaisuuden hahmottamiseen ja toimintamallien kehittämiseen.

 

Malli selkiyttää julkisten hankintojen sopimusprosessin kokonaiskuvaa. Malli keskittyy proaktiiviseen sopimiseen, jolloin päähuomio on tavoitteiden tosiasiallisessa saavuttamisessa sopimusosasaamista kehittämällä. Sopiminen ymmärretään kokonaisvaltaisena moniammatillisena prosessina suunnitteluvaiheesta käytännön toteutuksen kautta sopimusten valvontaan.

 

Malli korostaa sopimuksen merkitystä hankintaprosessin eri vaiheissa. Tämän vuoksi hankintalain menettelysäännökset eivät ole mallissa mukana.

 

 

Sähköinen malli toimii kunnan sopimusprosessissa muistilistana ja tietopankkina. Mallin avulla voidaan selventää hankintasopimusprosessin kokonaisuutta esim. toimialoille ja kuntapäättäjille.

 

Mallista on suuri apu mietittäessä, kuinka kuntalain sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevien säännösten vaatimukset tulisi käytännössä toteuttaa sopimustenhallinnan osalta.

 

Mallia voi käyttää sellaisenaan, mutta parhaimman hyödyn siitä saa räätälöimällä sen oman organisaation tarpeisiin.

 

 

JYSEn käyttämisopas herätti jo ennakolta suurta kiinnostusta. Kuntaliitto on saanut runsaasti positiivista palautetta toimiessaan edelläkävijänä sopimusehtojen visualisoinnissa ja kuntien sopimushallinnan kehittäjänä.

 

Oppaassa on visualisoitu julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa eli JYSE 2009 PALVELUT ehtoja (versio: Marraskuu 2009, päivitetty 21.10.2010 ).

 

JYSEn käyttämisopas jäsentää taulukoiden muodossa sopimusosapuolten oikeuksia ja velvoitteita. Lisäksi se havainnollistaa JYSE-ehtojen syy- ja seurausketjuja vuokaavioina. Aikajanojen avulla selvennetään sopimuksen kestoon liittyviä ehtoja.

 

Kunnan henkilöstön valmistellessa hankintasopimusta opas auttaa ymmärtämään, minkälaisia ehtoja JYSE sisältää ja mitä merkitystä niillä on osana hankintasopimusta. Sen avulla hahmotetaan, mitkä JYSEn ehdot soveltuvat solmittavaan sopimukseen. Näin vältytään sitoutumasta ehtoihin, jotka eivät sovellu kyseiseen hankintaan.

 

Sopimuskauden aikana opas auttaa ymmärtämään, mitä oikeuksia ja velvollisuuksia JYSE-ehdot sopimuksen osana kunnalle tuovat. Se selventää, kuinka eri tilanteissa tulee toimia, jos ongelmia ilmenee.

 

 

Kuntaliitossa tiedetään, että sopimusten valmistelu ja valvonta eivät ole arjen työssä helppoa. Työtä helpottamaan Kuntaliitto on luonut kuntakentän ammattilaisten, erityisesti muiden kuin juristien, käyttöön visuaalisen oppaan ja apuvälineen, joka auttaa yleisiin sopimusehtoihin tutustumisessa ja havainnollistaa niiden sisältöä kokonaisvaltaisesti.

 

Opas toimii sopimusehtojen valmistelua tukevana työkaluna. Sopimusprosessimalli auttaa arjen ahertajia sopimusprosessin kokonaisuuden hallinnassa.

 

Työkalut löytyvät Kuntaliiton nettisivuilta osoitteesta www.kunnat.net hakusanalla ”kunnista huippuhankkijoita” tai alla olevasta linkistä. Kuntaliiton lakiyksikkö kouluttaa mallien käytöstä sekä kuntien sopimushallinnasta ja sopimusosaamisesta.