Kunnat hallintomaailmasta sopimusmaailmaan

Sopimusten rooli korostuu kuntien toiminnassa, sanoo Kuntaliiton johtava lakimies Leena Hoppu-Mäenpää. Hän kannustaa kuntia panostamaan sopimusosaamiseen.

Kunnissa on tähän asti toimittu pääasiassa hallinnon sääntöjen ja käytäntöjen mukaan, mutta kuntien toiminta siirtyy yhä enemmän sopimusmaailmaan. Sitä taas ohjaavat eri lainsäädäntö ja käytännöt, hän sanoo.

Normien purkaminen on yksi tekijä, joka lisää sopimusten merkitystä. Se, mitä aiemmin säädettiin lailla ja asetuksilla, ohjataankin normien purun jälkeen sopimuksilla.

Hoppu-Mäenpää korostaa sopimusjohtamisen merkitystä.

– Johdon tulisi olla nykyistä huomattavasti enemmän kiinnostunut sopimuksista, sillä niissä on kiinni valtava määrää rahaa, joka suoraan tai välillisesti. Osaamista tarvitaan sopimusten valmistelussa, seurannassa sekä riskienhallinnassa.

Irtisanomisehto liitettävä myös sopimuksiin joita muutetaan

Sopimusosaamisessa ajankohtainen kysymys on kuntien sote-palvelujen ulkoistussopimukset.

Heinäkuun alusta lähtien kuntien ulkoistussopimuksissa on pitänyt olla kohta maakunnan tulevasta irtisanomisoikeudesta.

Hoppu-Mäenpää muistuttaa, että ehto on liitettävä myös kaikkiin vanhoihin sopimuksiin, joita muutetaan lain voimaantulon jälkeen.

– Muutoksena pidetään myös sopimukseen sisältyvän optioehdon käyttöä, hän sanoo.

Sopimukset kartoitettava

Toinen ajankohtainen kysymys sote-uudistuksen kannalta on se, että kunnissa pitää olla selkeä käsitys siitä, mitä sopimuksia niillä on voimassa, mitkä kuuluvat sote- ja maakuntauudistuksen piiriin.

– Ja sitten on niitä epäselviä tai välimaastossa olevia sopimuksia, jotka pitää selvittää, hän sanoo.

– Nyt on vuosi aikaa, eli on aika kiire.

Tulevat maakunnat joutuvat toimimaan suuressa määrin sopimusmaailmassa, Hoppu-Mäenpää sanoo.

– Toimintoja hallitaan ja ohjataan sopimusten välityksellä. Tarvitaan rautaista sopimusosaamista ja sopimusjohtamista.

– Kysymys on miljardeista euroista. Yksittäinen sopimuskohta voi ratkaista todella paljon.

Hallintomaailmasta

yritysmaailman pelisääntöihin

Sopimusosaamisen kehittäminen koskee kuntasektoria kokonaisuudessaan, ei vain sote-uudistusta.

Kunnissa on Hoppu-Mäenpään mukaan totuttu hoitamaan asioita hallinnollisesti. Muutos on kuitenkin hänen mukaansa selvä. Kunnat toimivat yhä enemmän sopimusmaailmassa kuten yritykset.

Hallintomaailmaa varten on Hoppu-Mäenpään mukaan laissa selkeämpi ohjeistus.

– Sopimusmaailmassa toimitaan aivan eri pelisäännöillä. Moni asia ratkeaa sopimusoikeuden periaatteilla.

– Jos näitä ei osaa, on jo heti valmiiksi altavastaajan asemassa. Nyt on viime hetket herätä ja laittaa sopimusprosessit ja ohjeet ja henkilöstön sopimusosaaminen ajan tasalle.

Kuntaliitto on julkaissut kuntien tueksi Sopimussuosituksen ja Kuntaliitosta voi myös tilata organisaatiokohtaisen sopimuskoulutuksen.

Seurannan puute voi tulla kalliiksi

Sopimusten seuranta unohtuu usein, Leena Hoppu-Mäenpää sanoo. Esimerkin hän ottaa reklamaatioista.

– Sopimuksessa voi olla kohta, jonka mukaan kolmesta reklamaatiosta seuraa alennus seuraavalla maksukerralla. Mutta reklamaatioita tekevät eri henkilöt ja jos ei ole selkeitä ohjeita ja vastuuhenkilöitä, työntekijät eivät välttämättä tiedä toistensa tekemistä reklamaatioista tai siitä, että niistä voi seurata alennus. Niinpä se jää hyödyntämättä.

– Ongelmia on myös siinä, että reklamaatioita ei voida näyttää toteen, kun ne on tehty suullisesti.

– Palvelun myyjä hinnoittelee sanktioehdon tarjoushintaan. Käy siis niin, että kunta sekä maksaa sanktioehdosta että jättää sen käyttämättä. Huonolla sopimushallinnalla heitetään rahaa kankkulan kaivoon, Hoppu-Mäenpää huomauttaa.

Seurantaa tarvitaan myös siinä, että sopimuskumppanilta saadaan se, mistä on sovittu ja maksetaan.

– Voi olla että maksetaan 80 prosentin laadusta mutta saadaan vain 60 prosenttia, eikä kukaan kiinnitä huomiota.

– Nämä ongelmat ovat ihan arkipäivää. Ei riitä, että on hyvä sopimus, jos sitä ei valvota.

Osaamisen puute näkyy myös siinä, että ei osata laatia sopimuksia.

Hoppu-Mäenpään mukaan esiin tulee tilanteita, joissa sopimuskumppani kertoo, että heillä on valmis sopimuspohja olemassa, ja kunnan edustaja huokaa helpotuksesta.

– Sopijakumppanin sopimusehdot tulee käydä suurennuslasin kanssa läpi. Ne sisältävät usein ehtoja, joita kunnan ei tulisi hyväksyä ainakaan sellaisenaan. Jos esimerkiksi vastuunrajoitusehtoihin ei ole kiinnitetty huomioita, kunnalle saattaa tulla yllätyksenä, että sopimuskaudella tapahtunut haitallinen seuraamus jää sopijakumppanin sijaan sen itsensä maksettavaksi. Huolellisella sopimusehtojen valmistelulla näin ei olisi käynyt.

– Sopijakumppanin sopimuspohjassa saattaa olla myös esimerkiksi niin lyhyitä reklamaatioaikoja, että kunnassa ei ehditä reklamoida ajoissa. Tällöin kunta menettää oikeuden vedota virheeseen.

Sopimukset jääneet hankintalain varjoon

Hankintalain merkitys on saanut Hoppu-Mäenpään mukaan suhteettoman suuren huomion.

– Hankintalaki on  vain menettelytapalaki, hän painottaa.

– Se määrittää, miten sopimukset kilpailutetaan. Unohdetaan, että päämääränä on toimiva palvelu eli toimiva sopimuskausi. Sopimuskauden velvoitteet ja vastuut määräytyvät sopimuksen, ei hankintalain perusteella.

– Kilpailutuksia valmisteltaessa tulisi erityistä huomiota kiinnittää sopimusehtoihin. Nykyisin ne jäävät liian vähälle huomiolle, koska kaikki paukut laitetaan hankintalain säännöksiin. Usein puhutaan kilpailutuksessa tapahtuneista ongelmista, vaikka tosiasiassa kyse on huonoista sopimusehdoista tai heikosta sopimusvalvonnasta.

-On vaikea ymmärtää, miksi metsää ei nähdä puilta. Verrataanpa tilannetta siihen, että kotiin hankitaan siivousapua. Kaikki varmasti haluavat, että siivoojan käynnin jälkeen koti on juuri niin siisti, kuin mitä sopimuksessa on sovittu ja josta maksat. Päämääränä on siis toimiva sopimuskausi. Se, miten siivoja on valittu – ystävän suosituksesta vai tarjousten pyytämisellä eri siivousfirmoilta – on sivuseikka. Tällä hetkellä julkisissa hankinnoissa huomio on siivoojan valintamenettelyssä, sopimuksen sisältö ja sopimusten valvonta jäävät lapsen tasolle, Hoppu-Mäenpää sanoo.