Säilytä tieto oikein Canon Säilössä

Tiedon määrä organisaatioissa kasvaa jatkuvasti, ja sen luotettava arkistointi ja tehokas hyödyntäminen muuttuu yhä vaikeammaksi. Etenkin julkishallinnon organisaatioissa on viime vuosien aikana mietitty, mikä on oikea tapa säilyttää tietoa sähköisessä muodossa ja kuinka voidaan samalla tietoturvallisesti taata, että vielä vuosikymmenienkin jälkeen tiedot ovat löydettävissä helposti.

”Meillä kaikki lähtee julkisen sektorin prosessien ja infran ymmärtämisestä ja siitä, että oikeilla järjestelmillä tehdään oikeita asioita. Sähköinen säilytysjärjestelmä on oma kokonaisuutensa, johon voidaan joustavasti tuottaa dokumentteja manuaalisesti tai automaattisesti mistä tahansa operatiivisesta järjestelmästä”, Vikke Manninen tiivistää.

Sähköinen asiakirjanhallinta sekä helpottaa arkistointia että vapauttaa tärkeitä resursseja muuhun asiantuntijatyöhön. Julkishallinnossa tiedonkäsittelyyn ja arkistointiin liittyy kuitenkin myös paljon erilaisia vaatimuksia. Yksi tällainen vaatimus on SÄHKE2-määräys, eli virallisemmin

”Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen”. Arkistolaitos on luonut SÄHKE2-sertifioinnin helpottaakseen julkishallinnon organisaatioiden siirtymistä sähköiseen asiakirjanhallintaan.

Viimeisten muutaman vuoden aikana on alettu miettiä yhä tarkemmin, miten tietoa säilytetään tietoturvallisesti erilaisten säädösten ja määräysten tiukennuttua entisestään. Myös valtio on ollut mukana kehittämässä erilaisia digitalisaatiohankkeita, mutta niiden haasteiksi pienemmille toimijoille on osoittautunut se, että järjestelmät ovat usein järkälemäisiä, ja niiden suunnittelu ja käyttöönotto vaativat paljon aikaa. Kunnat ja kaupungit pääsevät harvoin itse vaikuttamaan järjestelmään tai sen notkeuteen ja modulaarisuuteen, ja pitkät kilpailutukset vievät nekin aikaa.

Canon on kehittänyt joustavan ja modulaarisen ratkaisun haastaviinkin tiedon tallentamisen ongelmiin. Canon Säilö on SÄHKE2-sertifioitu tiedon säilytysjärjestelmä, joka on suunniteltu vastaamaan erityisesti julkishallinnon organisaatioiden tiedonsäilytyksen haasteisiin.

Päämääränä ihmisten auttaminen ja arjen helpottuminen

Avaintekijänä Säilön helppoudessa ja joustavuudessa on Canonin ratkaisukeskeinen konsultointilähestyminen. Käytännössä tämä tarkoittaa Canonin ratkaisukonsultti Vikke Mannisen mukaan sitä, että Säilö on suoraan organisaation ihmisille ja heidän päivittäisiin tarpeisiinsa räätälöity ratkaisu.

”Ensin käymme läpi, mitkä ovat ne todelliset haasteet, ja usein ongelmat liittyvät päivittäisen työn tekemiseen. Liikkeelle lähdetään asiakkaan konkreettisten tarpeiden ja organisaation haasteiden tunnistamisesta, oli kyse sitten sopimusten säilyttämisestä, teknisen toimen dokumenttien säilytyksestä tai kokoushallinnasta. Kun ydinasiat on ensin laitettu kuntoon, ajansäästö, rahansäästö ja näiden kautta työssäjaksamisen parantaminen tulevat konkreettisesti näkyviin. Kun taustatyö tarpeille on tehty ja alusta on kunnossa, voidaan myöhemmin modulaarisesti siirtyä sähköiseen säilytykseen kaikilla osastoilla”, Manninen toteaa.

Yhdessä Canonin asiantuntijoiden kanssa järjestetyissä sähköisen järjestelmän käyttöönottoa edeltävissä työpajoissa jokainen pääsee avoimesti vaikuttamaan järjestelmään ja sen käyttöönottoon. Työpajapäivät kartoittavat ihmisten toiveita ja tarpeita järjestelmälle organisaation osa-alue kerrallaan, sillä eri osastot kaipaavat järjestelmiltä eri asioita. Esimerkiksi kunnan sivistystoimella voi olla oppilashuollon kertomuksia, jotka vaativat erilaista säilytystä kuin vaikkapa rakennuspuolen laskut. Säilöstä on mahdollista ottaa käyttöön vain ne osat, joista saadaan selkein konkreettinen hyöty, jonka jälkeen sitä voidaan laajentaa moduuli kerrallaan vastaamaan eri osastojen tarpeita.

Huolenaiheina pitkät kilpailutukset ja keskeneräiset tiedonohjaussuunnitelmat? Ei hätää.

Monet kunnat lykkäävät päätöksentekoa järjestelmien käyttöönotosta pitkien ja kalliiden kilpailutusten ja byrokraattisten prosessien takia.

Canon Säilön avulla toteutettavat sähköisen säilytyksen modulaariset ratkaisut ovat kustannuksiltaan usein kilpailutusrajan alapuolella, jolloin Canon Säilön integrointi voidaan toteuttaa viranhaltijapäätöksellä käyttöönottoprojektina. Tämä onkin huomattavasti kevyempi vaihtoehto pitkille kilpailutuksille. Esimerkki tällaisesta pienemmästä kokonaisuudesta voi olla vaikkapa talouden- ja hallinnonohjelmisto, johon halutaan oma sähköinen säilytysjärjestelmä, kuten laskuarkisto.

Kunnan tiedonohjaussuunnitelma eli TOS puolestaan määrittää raamit sähköiselle säilytykselle. Kuntien ja kaupunkien huolenaiheeksi nouseekin usein keskeneräinen TOS, sillä hankkeisiin ei välttämättä uskalleta lähteä ilman valmista tiedonohjaussuunnitelmaa.
Tiedonohjaussuunnitelman ei kuitenkaan sähköistä säilytysjärjestelmää harkitessa tarvitse olla valmis, sillä se on prosessi, joka kehittyy ja tarkentuu koko ajan. Canon Säilö -järjestelmä saadaan suoraan kommunikoimaan tiedonohjauksen kanssa. Kun tiedonohjaussuunnitelmaa täydennetään, se keskustelee Säilön kanssa automaattisesti ja tiedot päivittyvät järjestelmään. Indeksointitiedot voidaan tuottaa sähköisen säilytyksen käyttöön eräajona vaikkapa yön aikana, jolloin käyttäjällä on tuoreimmat metatiedot käytössään aamulla. Näin saadaan helposti haltuun muun muassa säilytettävälle tiedolle oleelliset vanhenemismäärittelyt, sekä muut prosessikohtaiset tiedot.

Säilön käyttöönotto on nopeaa, sillä sen avoin rajapinta mahdollistaa monipuoliset tiedontuontimahdollisuudet sekä metatietojen ja indeksoinnin automaation. Sama sähköisen säilytyksen alusta toimii myös digitoinnin säilytysjärjestelmänä ja tehokkaana indeksointityökaluna. Tietojen poimimisessa voidaan hyödyntää automatiikkaa kuten esimerkiksi OCR-tekniikkaa eli kuvantunnistusta, mikä osaltaan helpottaa tietojen tallentamista esimerkiksi digitointivaiheessa. OCR mahdollistaa myös koko digitoidun massan sisällön analysoinnin, jolloin dokumenteista saadaan sisältöhakukelpoisia, mikä mahdollistaa niiden helpon haun käyttäjälle.

Pieniä palasia vai kokonainen järjestelmä?

Canon on laaja-alainen tarjoaja, jonka toimesta kaikki laitteet, kuten monitoimilaitteet ja skannerit, saadaan joustavasti integroitua samaan järjestelmään. Myös vaikkapa digitointipalvelu on helppo saada osaksi palveluportfoliota. Digitointi voidaan tehdä tarpeesta riippuen useilla erilaisilla palvelumalleilla joko asiakkaan omilla laitteilla, kuten skannereilla ja indeksointiohjelmistoilla, tai osittain tai kokonaan ulkoistettuna palveluna. Käytännössä on siis mahdollista päästä eroon paperisesta arkistosta kokonaan.
Säilö on valmiiksi konfiguroitu ja sertifioitu järjestelmä, jonka tekninen toteutus on rakennettu Canon Therefore™ dokumentinhallintajärjestelmän päälle. Tämän ansiosta Canon Säilöä voidaan laajentaa myös SÄHKE2-sertifioidun kokonaisuuden ulkopuolelle käyttämällä hyväksi moniin tarkoituksiin skaalautuvaa metatietopohjaista dokumentinhallintajärjestelmää.

”Aikaisemmat asiakkaamme, jotka ovat valinneet Säilön, ovat saaneet meiltä mahdollisesti ensin apua muihin dokumentinhallinnan ongelmiin. Joihinkin paikkoihin on saatettu esimerkiksi suunnitella ensin ratkaisuja sopimushallintaan. Tilanne on voinut olla alun perin se, ettei kukaan tiedä paljonko sopimuksia on ja missä muodossa. Kun tämä on saatu ratkaistua, on huomattu tarve myös sähköiselle säilyttämiselle, jolloin Säilö on tullut luontevaksi osaksi mukaan tarjoamaamme pakettiin”, ratkaisukonsultti Vikke Manninen kuvailee julkisen puolen tarvelähtöistä hankintaa.

Tutustu Säilö-palveluun täällä