Älä usko kuittimyytteihin!
Hollolan kunnan talouspäällikkö Piia Paasiranta
Kuititon ja maksuton S-Business tuo ylivoimaista helppoutta yrityksen arkeen.
Paperinen kuitti pitää säilyttää joko sellaisenaan tai valokuvata, selitykset kirjataan käsin ja kuitit lähetetään kirjanpitoon… S-Business kumoaa kuitteihin liittyviä myyttejä ja pelastaa kuittikaaoksesta kaikki käyttäjästä kirjanpitäjään.
Täysin kuititon S-Business -yrityskortti on otettu käyttöön muun muassa Lohjan kaupungin ja Hollolan kunnan yksiköissä ja se on helpottanut organisaatioiden arkea konkreettisesti poistamalla kuittirumban.
Kuittimyytti #1
Yrityskorttiostoksesta pitää aina säilyttää paperikuitti.
– Väärin! Sähköinen tositemuoto riittää eikä fyysistä kuittia tarvitse säilyttää. Kirjanpitolaki edellyttää, että ostoista pitää säilyttää tosite, josta käy ilmi mm. mitä on ostettu, kuka on myynyt sekä alv-erittelyt. Tämän tositteen olomuotoa ei ole määritelty, Jenni Kuisma S-Business Oy:n toimitusjohtaja kertoo.
S-Business -kortin ostoista kuittia ei tarvitse säilyttää erikseen, koska kaikki verottajan ja kirjanpitäjän vaatimat ostotiedot löytyvät kerran kuussa tulevalta sähköiseltä laskulta, valmiiksi alv-eriteltyinä. Voit suoraan ostotapahtuman yhteydessä kirjata selitteen S-Business -mobiilisovellukseen, josta se siirtyy laskulle. Tositteet kulkevat siis digitaalisina luotettavammin perille.
Kuittimyytti #2
Valokuvattu kuitti on yhtä helppo kuin kuititon.
Päinvastoin. Kuitin tiedot täytyy silti kirjata käsin taloushallinnon järjestelmään ja myös kuvatut kuitit tuppaavat unohtumaan tai katoamaan. S-Business sen sijaan lähettää kaikki laskulla olevat ostotiedot sähköisessä muodossa. S-Busineksen avulla voit halutessasi automatisoida laskujen tiliöinnin kytkemällä S-ryhmän tuoteryhmäkoodit omaan kirjanpidon tilikarttaasi. Tällöin voit saada koko prosessin automaattiseksi aina maksuhetkestä kirjanpitoon saakka. Tämä onnistuu, jos otat laskut vastaan verkkolaskuina, jolloin tiliöintitiedot voi lukea suoraan talousjärjestelmään.
Lohjan kaupungin konsernihallinnon suunnittelijan Tanja Montosen mukaan kuititon S-Business on vähentänyt merkittävästi maksatuksesta vastaavien työmäärää.
– Aiemmin yksiköissä käytettiin osto-osoitusta tai ostolupalomaketta. Osto-osoitukseen merkittiin osto- tai hankintapaikka, kaupungin osalta laskun käsittelijä, menokohta, tuotetiedot sekä hankinnan suorittajan ja esimiehen tai laskun hyväksymiseen oikeutetun henkilön allekirjoitus. Osto-osoitus jäi ostopaikkaan tulevaa laskutusta varten ja palautui laskun liitteenä ostoreskontraan. Kuitit ostoista toimitettiin laskun käsittelijälle tarkistusta varten.
– S-Business -kortilla maksettaessa osto-osoitusta ei tarvitse ja ostotapahtumat kirjautuvat laskulle alv-eriteltynä, joten maksukuitteja ei tarvitse skannata laskun yhteyteen, Tanja Montonen sanoo.
Kuittimyytti #3
Paperinen kuitti on turvallisempi.
– Tämä on myytti. Tosiasiassa kirjanpitäjän työaikaa kuluu huomattavasti kadonneiden ja huonokuntoisten kuittien selvittelyyn.
– Henkilökohtaisten saldorajojen ja sähköisen ostotiedonsiirron ansiosta kuititon S-Business on turvallisempi, Jenni Kuisma toteaa. S-Business -sovelluksessa ostotapahtumat näkyvät heti.
Kuittimyytti #4
Tilitoimisto tai organisaatio edellyttää paperisia kuitteja.
Tässä tapauksessa kannattaa vinkata taloushallinnolle S-Business -kortista. Kukapa ei suosisi arkea helpottavia ja tehokkaita ratkaisuja.
Hollolassa tykätään S-Business -kortista hirveesti
”Hirveen ihana” Hollolan kunta uudisti maksukortteihin liittyvät käytäntönsä, ja muun muassa kunnan kouluissa ja päiväkodeissa nautitaan nyt entistä turvallisemmasta ja sujuvammasta maksamisesta S-Business -korttien myötä.
Hollola on reilun 20.000 asukkaan kunta Päijät-Hämeessä. Talouspalvelut huolehtii keskitetysti Hollolan kunnan talouden hoidon tehtävistä, mukaan lukien kortteihin liittyvistä maksuasioista seitsemän hengen tiimillä. – Hirveesti me ollaan tykätty tästä S-Business -kortista, nauraa kunnan talouspäällikkö Piia Paasiranta.
Yhtenäinen käytäntö selkeyttää
Vaikka koronatilanteen vuoksi ostot ovat olleet normaalia pienemmät mm. etäkoulun vuoksi, kokemukset ovat olleet hyviä. Paasiranta kertoo, että S-Business -kortit ovat tällä hetkellä käytössä mm. kouluilla, päiväkodeilla, kirjastolla, vapaa-ajanpalveluissa sekä ruoka- ja siivouspalveluissa.
– Tiliostoihin liittyvä kuittien käsittely vei aina oman aikansa. Ostokäytäntöjen uudistaminen oli täten ihan tietoinen päätös. Saimme muutoksen myötä yhtenäiset linjaukset, ja pystymme hallinnoimaan ostoprosessia paljon paremmin kuin vanhalla toimintatavalla.
Turvallisuus huoletti päättäjiä
– Maksamiseen liittyviä kortteja on pidetty vähän peikkona kuntaorganisaatiossa, niitä uskallettiin myöntää vain muutamalle ylimmälle virkamiehelle, Paasiranta kertoo. Hienoisen epäluulon syynä olivat ennen kaikkea käytön valvontaan liittyvät turvallisuuskysymykset.
Paasirannan mukaan S-Business -kortin avulla nimenomaan ostamisen turvallisuutta pystytään parantamaan verrattuna entisiin tiliostoihin – Nyt me tiedämme tasan tarkkaan kuka, missä ja milloin ostokset on tehnyt. Kortit ovat henkilökohtaisia, ja teemme kortinhaltijoiden kanssa myös sopimukset niiden asianmukaisesta käytöstä.
Mutkaton ja ajantasainen ratkaisu
Korteilla on kunnassa nyt reilu viisikymmentä aktiivista käyttäjää. Tyypillisesti niillä tehdään täydennysostoja opetus- ja elintarvikkeisiin, joko Prismassa Hollolan kuntakeskuksessa tai S-ryhmän kaupoissa koulujen läheisyydessä. – Esimerkiksi kotitalouden tai tekstiilityön opettajat voivat täydentää puuttuvia opetustarvikkeita ilman, että tilikorttia pitää erikseen lähteä hakemaan kansliasta. Pääosin ostot on meillä aika lailla ennakkoon suunniteltuja ja kilpailutettuja.
Verkkokauppa ja mobiilitankkaus on rajattu tällä hetkellä pois käytöstä, koska korttien katsotaan olevan nimenomaan nopeita hankintoja varten. Isommat hankinnat tehdään sopimuskumppaneiden ja kilpailutuksen kautta. Positiivisena muutoksena aikaisempaan Paasiranta näkee nimenomaan ajantasaisuuden ja mutkattomuuden sekä maksamisen turvallisuuden. – S-Busineksen Extranet on seurannan, laskutuksen ja korttien hallinnan osalta hirveen kätevä, hän kehaisee.
S-Business -kortti käy yli 1800 S-ryhmän toimipaikassa ympäri Suomen, ja saat ostoksistasi alennusta ja etuja!
Lue lisää: s-business.fi/kuititon
