Kuntapäättäjä, haasta itsesi johtamaan julkisia hankintoja!

Lähestyvät vaalit ovat lupausten aikaa: kuntoon luvataan laittaa kaikki maan ja taivaan välillä, työttömyydestä ilmastoon. Pelkästään julkisten hankintojen avulla ei kaikki tule kuntoon, mutta oikeanlaista vaikuttavuutta kyllä voidaan saada aikaiseksi – ja sitä kannattaakin luvata. Valveutunut päättäjä osaa nimittäin edistää oikealla tavalla niitä hankintoja, jotka vievät oman kunnan tavoitteita eteenpäin.

Yksi keino selventää sitä, mitä hankinnoissa halutaan painottaa, on laatia tavoitteita kokoava hankintastrategia. Hankintastrategian tavoitteena on nostaa hankintojen suunnitteluun ja toteutukseen mukaan niitä asioita, jotka kunta kokee tärkeimmiksi. Strategiassa voidaan määritellä vaikkapa se, hankintaanko luomua vai ei, uusiutuvaa vai fossiilista tai omaksi vai vuokralle.

Hankintapäätöksen hetkellä on myöhäistä pohtia, miksei hankinnassa huomioitukaan ympäristöystävällisyyttä tai vaikka paikallista elinvoimaa. Nämä linjaukset pitää tehdä ylätasolla ja ajoissa, jotta ne otetaan huomioon jokaisen hankinnan valmisteluvaiheessa.

Tieto takaa paremmat päätökset

Jotta voi tehdä valveutuneita päätöksiä siitä, mihin paukut kannattaa asettaa, tulee tietää missä tilassa räjäytettävä asia on. Oman hankintakokonaisuuden ymmärtämiseksi on tarjolla erilaisia työkaluja ja hankintojaan kannattaakin analysoida huolella.

Jos haluaa tehdä omasta toiminnastaan hiilineutraalimpaa, kannattaa selvittää, mistä hankintakokonaisuuksista jää suurin hiilijalanjälki. Jos taas haluaa edesauttaa uuden yritystoiminnan syntymistä, kannattaa tunnistaa omat vahvuudet ja heikkoudet innovatiivisten hankintojen toteuttamisessa ja löytää oma innovaatiopotentiaali.

Säästöjä tavoitteleville vinkkaan ilmaiseksi sen, että volyymejä kokoamalla säästää usein sekä hankintakustannuksissa että työajassa. Yhteishankintoja ei nimittäin tehdä vain huvin vuoksi ja urheilun kannalta.

Rahojen käytön seuraaminen kannattaa, sillä se paljastaa nykyisen strategian painopisteet, vaikka varsinaista strategiaa ei olisi kirjoitettukaan. Hankinta-analyysistä selviää muun muassa, mille vastuualueille hankinnat kohdistuvat sekä millaisilta toimittajilta ja millä summilla niitä on tehty. Analyysien avulla voi myös selvittää, miten hyvin nykyistä strategiaansa toteuttaa, eli onko sanotun ja eletyn todellisuuden välillä eroja.

Ole avoin ja tasapuolinen!

Vaalikentillä tyypillisesti intohimoja aiheuttaa vaatimukset oman alueen yritystoiminnan tukemisesta. Kaikenlainen suosiminen julkisten hankintojen yhteydessä on alan ammattilaiselle kuitenkin kauhistus. Julkisissa hankinnoissa kaikkia on kohdeltava tasapuolisesti ja syrjimättä. Käytännössä mutkattomimmin paikallisuutta voi huomioida pienhankinnoissa, joita ei kilpailuteta. Kun tavoitteena on paikallisuuden tukeminen, on syytä pohtia, millaisina kokonaisuuksina hankintojaan voi laillisesti toteuttaa.

Kilpailutettavissa julkisissa hankinnoissa paikallista näkökulmaa voi huomioida erilaisilla hankinnan kohteelle asetettavilla vaatimuksilla, jotka voivat liittyä vaikka palvelun jatkuvuuteen, tuotteiden tuoreuteen tai niiden saatavuuteen. Tuulesta vaatimuksia ei kuitenkaan voi temmata, vaan niiden pitää uskottavasti ja perustellusti liittyä hankinnan kohteeseen. Oman alueen yritystoiminnasta on hyvä olla kärryillä, sillä paikallisen öljyn tai banaanituotannon perään on usein turha kysellä.

Kunnan hankintasuunnitelmista kannattaa kertoa avoimesti ja etukäteen muillekin, sillä vuoropuhelu paikallisten toimijoiden kanssa yleensä aktivoi heitä myös tarjoamaan.

Hankintojen ohjauksen lisäksi viisas päättäjä kiinnittää huomiota myös hankintojen organisointiin. Siis siihen, että hankintojen toteuttajilla on riittävät onnistumisen edellytykset oman työnsä toteuttamiseksi. Vastuiden, roolien ja tehtävien on oltava selkeästi määritelty ja työnjako eri yksiköiden kesken sovittu. Hankintatehtävien hoitaminen kannattaa keskittää niille asiantuntijoille, joilta homma varmasti onnistuu.