Allianssimalli vauhditti digiloikkaa Helsingissä: "Vähemmän siiloja ja parempaa kommunikaatiota"

Helsingin kaupungin Rakentamispalveluliikelaitos Stara on tehnyt yhteistyötä tietoteknisiä, digitaalisia ja prosesseja kehittävän konsulttiyritys CGI:n kanssa rakentamisesta tutulla allianssimallilla. Rakentamispalveluita tuottava liikelaitos etsi allianssimallista apua tietoteknisten järjestelmiin.

– Koimme, että tarvitsemme merkittävän digiloikan. Tarve yhdistyi ajatukseen maailman toimivamman kaupungin strategiastamme Totesimme, että ruutupaperi ei tällaisessa strategiassa enää riitä projektien hallintaan, vaan tarvitaan uudenlaisia ratkaisuja, kertoo Staran johtaja Timo Martiskainen.

Kaupungilta puuttui Martiskaisen mukaan yhtenäinen ja toimiva järjestelmä esimerkiksi rakennusinfran ja logistiikan kokonaisvaltaiseen koordinointiin ja hahmottamiseen.

– Emme pystyneet hahmottamaan, että mitä kaikkia järjestelmiä tarvitsemme tällaisella montaa eri tyyppistä työtä tekevällä osastolla.

Viivästykset kuriin

Tulokset yhteistyömallista ovat olleet lupaavia. Stara on onnistunut vähentämään projektien viivästyksiä ja kustannuksia. Myös projektien läpimenoaika on nopeutunut.

Yhteistyön myötä Stara on ottanut käyttöön uusia järjestelmiä, jotka ovat parantaneet tiedonhallintaa ja tehokkuutta tarjoamalla keskitetyn tietoalustan Staran toiminnoille.

– Reaaliaikaisen näkyvyyden ansiosta eri osa-alueiden koordinointi on nyt sujuvampaa ja tehokkaampaa.

CGI:n julkishallinnon palveluista vastaava johtaja Matti Häkkinen korostaa yhteistyön mahdollisuuksia.

– Osapuolet työskentelevät tiiviisti yhdessä, mikä vähentää siiloja ja parantaa kommunikaatiota. Päätökset tehdään yhdessä. Hankintamallissa kumppani on perinteistä tilaus-toimitus-mallia vahvemmin vastuunkantajana tavoitteiden saavuttamisesta sekä toisaalta myös hyötyjen jakajana, Häkkinen määrittelee.

Niin Stara-liikelaitoksen toimitusjohtaja Timo Martiskainen kuin CGI:n Häkkinenkin pitävät allianssimallia joustavana ja ketteränä. Hankinnan aikana voidaan tehdä nopeita päätöksiä ja mukautua muuttuviin tarpeisiin tavalla, johon perinteiset hankintamallit eivät lähtökohtaisesti taivu.

– Allianssiyhteistyössä ei olla perinteiseen tapaan yhdellä puolella pöytää tilaaja ja toisella puolella toimittaja, vaan odotusten ja tavoitteiden ylittämisestä tulevat hyödyt jaetaan molemmille osapuolille. Samoin riskit jaetaan, jos kaikki ei jostain syystä menisikään suunnitellusti.

Käytännössä Helsingin kaupungilla ja konsulttiyhtiöllä yhteistyötä on johtanut ohjausryhmä. Ylin johto on ollut aktiivisesti mukana molemmista organisaatioista.

Mallin toimivuuden kannalta Martiskainen ja Häkkinen korostavat yhteisiä tavoitteita. Osapuolet sitoutuvat yhteisiin tavoitteisiin ja jakavat riskit ja hyödyt, mikä motivoi kaikkia toimimaan tehokkaasti.

– Tiivis yhteistyö ja avoin kommunikaatio vähentävät väärinkäsityksiä ja parantavat projektien hallintaa

Allianssimallit muualla kuin rakentamisessa, esimerkiksi järjestelmäkehitystyössä tai muutoin digitaalisten palveluiden ja järjestelmien hankinnoissa, ovat yhä harvinaisia. Sekä Martiskainen että Häkkinen näkevät yhteistyömallissa kuitenkin etuja. He antavat myös vinkkinsä muille kunnille:

– Panostakaa yhteistyöhön, sillä strateginen yhteistyö osapuolten välillä on avain onnistuneisiin projekteihin. Kouluttakaa henkilöstöä. Varmistakaa, että henkilöstöllä on tarvittavat taidot ja tiedot ketterien menetelmien hyödyntämiseen IT-hankinnoissa. Ja rohkeus käydä avointa dialogia. Ja seuratkaa tuloksia.