Asiakirjapyynnön muotoa ei kunta voi määrittää
oikeuskanslerin virastoon kannellut kuntalainen oli pyytänyt kaupungilta
sähköpostitse asiakirjaa. Hänelle oli ilmoitettu, että kaupungin vahvistaman
menettelytavan mukaisesti ainakin asianosaisjulkisia asiakirjoja koskevat
asiakirjapyynnöt tulee tehdä tarkoitukseen laadittu lomake täyttämällä.
Kantelun tutkinut apulaisoikeuskansleri
totesi, että viranomaiselle tehtyyn asiakirjapyyntöön sovelletaan viranomaisten
toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) eli julkisuuslain
menettelysäännöksiä. Laissa ei ole säännöksiä siitä, että asiakirjapyyntö tulee
tehdä tietyssä muodossa tai edes kirjallisesti.
Mainos (juttu jatkuu mainoksen jälkeen)
Asiakirjapyyntö voi
olla vapaamuotoinen ja sen voi tehdä myös suullisesti. Julkisuuslaissa ei ole
myöskään säännöksiä siitä, miten salassa pidettävää asiakirjaa pyydettäessä
tarvittavat tiedot on annettava. Siten nekin voidaan antaa myös suullisesti.
Ratkaisussaan apulaisoikeuskansleri
totesi, että kaupungilla on harkintavaltaa asiakirjahallintonsa järjestämiseksi
hyvän tiedonhallintatavan mukaiseksi. Sellaista menettelyä, että
asiakirjapyyntöjä käsiteltäisiin vain silloin, kun ne oli tehty kyseistä
lomaketta käyttäen, ei voitu pitää hyvän tiedonhallintatavan mukaisena. Näin
edellyttäessään kaupunki asettaisi asiakirjapyynnön vireille panemiseksi
sellaisia toimenpiteitä, jotka eivät perustu lakiin.
