Enemmän ja paremmin - näin tekoäly terävöittää kuntia
Kuvitus: Sebastian Dahlström
Kunnat käsittelevät vuosittain valtavia määriä tietoa poliittisista päätöksistä ja pöytäkirjoista sopimuksiin, sähköposteihin ja asukaspalautteisiin. Asiakirjojen asianmukainen arkistointi on ratkaisevan tärkeää sekä oikeudellisesti että avoimuuden säilyttämiseksi.
Teksti: Heidi Herrman
Tekoäly avaa uusia mahdollisuuksia sekä työn sujuvoittamiseen että rahan säästämiseen.
– Meillä on valtava mahdollisuus säästää voimavaroja, sanoo Erkki-Jussi Welling, joka Wellbit -nimisen yrityksen toimitusjohtajana kehittää palveluja kuntien asiakirjahallinnon ja arkistoinnin nykyaikaistamiseen.
Welling sanoo, että monet kunnat ovat suurten muutosten edessä lähivuosina.
– Suuri osa kuntien henkilöstöstä jää eläkkeelle viiden tai kymmenen vuoden kuluessa. Tämä herättää kysymyksen: pitäisikö jokainen virka korvata kokonaan, vai voidaanko tiettyjä tehtäviä virtaviivaistaa uudella teknologialla? Tekoäly voi säästää satoja tuhansia euroja nopeuttamalla käsittelyä ja vähentämällä manuaalisen työn ja lupien tarvetta.
Kuntalehden tehdessä haastattelua kaksi uutta kuntaa on juuri päättänyt hypätä kelkkaan, ja toinen niistä on tulossa mukaan juuri nyt, keskustellessamma. Wellbitin kehittämiä sovelluksia käyttää tällä hetkellä yli 30 kuntaa.
– Kunnat ovat aluksi yleensä hieman varovaisia. Mutta kun alkaa olla tuloksia näkyvillä, kiinnostus leviää nopeasti, Welling sanoo.
Yksi äskettäin yhteistyön aloittamisesta kunnista on Kauniainen. Sieltä ei kuitenkaan haluta kommentoida juuri alkanutta ja hyvin keskeneräistä projektia.
Siuntiossa hallintojohtaja Niko Kannisto näkee useita mahdollisuuksia ja on toistaiseksi varovaisen positiivinen.
Siuntio ottaa Docuware -nimisen digiarkistoinnin käyttöön muutaman viikon sisällä.
– Toki tarvitsemme edelleen jonkin verran paperiarkistoja, mutta toivomme, että järjestelmä säästää rahaa tulevaisuudessa, kun yhä suurempi osa arkistoinnista muuttuu sähköiseksi, Kannisto sanoo.
Hänen mukaansa tekoälyä voidaan tulevaisuudessa käyttää useampiin palveluihin.
– Tekoälyn avulla voimme tehdä lomakejärjestelmässä kaiken varhaiskasvatuksesta rakennuslupien hallintaan niin sujuvaksi, että myös asukkaat nopeasti huomaavat myönteiset vaikutukset.
Lue myös, Kuntalehti 3.6.2025: Tekoäly on kunnan arjen mullistava toimistotyökalu – ”On nähtävä uutena kansalaistaitona”
Kuudesta vuodesta varttituntiin
Erkki-Jussi Welling kertoo esimerkin kunnasta, joka on vuosia ponnistellut vanhojen rakennuslupa-asiakirjojen digitoinnin kanssa.
– 27 000 rakennuslupaa oli digitoitu käsin. Hallintosihteeri oli laskenut, että kaikkien tarvittavien metatietojen syöttäminen arkistoon hakukelpoiseksi veisi kuusi vuotta. Hän ajatteli, että koko hänen viimeinen työvuotensa kuluisi tähän, mikä oli todellinen painajainen, Welling sanoo.
– Tekoälyn avulla sama työ voitaisiin tehdä viidessätoista minuutissa. Se analysoi asiakirjat ja loi oikeat metatiedot, mikä olisi muuten vaatinut vuosia manuaalista työtä.
Wellbit käyttää saksalaista DocuWarea, jossa kaikki asiakirjat ladataan tekoälyn tukemaan järjestelmään. Ohjelma analysoi sisällön, tunnistaa oikeat metatiedot ja voi myös ohjata asiakirjavirtoja kunnan sisällä, jotta oikea asiakirja päätyy oikealle virkailijalle.
– Esimerkiksi koulukuljetushakemus lähetetään automaattisesti asiasta vastaavalle virkailijalle. Järjestelmä voi myös luoda ilmoituksia ja automatisoida prosessivirtoja, joten kenenkään ei tarvitse viedä asiakirjaa fyysisesti oikealle henkilölle.
Kuinka turvallista tämä on? Welling vakuuttaa, että järjestelmä on vankka.
– Tietoja säilytetään kahdessa fyysisesti erillisessä paikassa Euroopassa, ja niistä on täydet varmuuskopiot. Tekoäly ei myöskään tee ”inhimillisiä virheitä”. Jos työkalu ei löydä tiettyä tietoa asiakirjasta, se merkitsee sen ja pyytää ihmisen apua, hän sanoo.
Lisäksi DocuWare on sertifioitu useiden kansainvälisten turvallisuusstandardien mukaisesti, hän sanoo.
Metatiedot ovat ratkaisevia
Metatiedot ovat ratkaisevan tärkeitä, jotta kuntien arkistot ovat hakukelpoisia ja käyttökelpoisia pitkällä aikavälillä. Tekoäly voidaan kouluttaa tunnistamaan ja luokittelemaan erityyppisiä asiakirjoja, mikä on erityisen arvokasta kunnallisessa kontekstissa, jossa asukkaat toimittavat vuosittain tuhansia, ellei jopa miljoonia tapauksia.
Welling korostaa, että tekoäly ei korvaa inhimillistä harkintaa ja päätöksentekoa tapauksissa, joissa sitä tarvitaan.
– Tekoäly on työkalu, joka automatisoi toistuvaa ja tylsää. Se vapauttaa resursseja, jotta henkilökunta voi keskittyä taitavampiin ja haastavampiin tehtäviin, hän sanoo.
Esimerkiksi kouluihin voidaan palkata lisää aikuisia, ja henkilökuntaa vapautuu muille aloille, joilla tarvitaan inhimillistä vuorovaikutusta.
– Kun annamme tekoälyn hoitaa rutiinit voimme hyödyntää henkilöstöresursseja fiksummin.
– Tekoäly ei vie ihmisten töitä. Se auttaa meitä keskittymään oikeisiin asioihin. Olen vakuuttunut siitä, että olemme nähneet vasta tämän kehityksen alun, Erkki-Jussi Welling sanoo.
Pukkila on 1 800 asukkaan pieni kunta Uudellamaalla. Kunnanjohtaja Katarina Helander kertoo, että yhteistyö Wellbitin kanssa on ollut pitkä prosessi, ja nyt kunta toivoo, että sähköinen arkistointijärjestelmä saadaan käyttöön elokuussa.
– Eräs tavoitteemme on vähentää inhimillisiä virheitä ja se, että kaikki on mahdollisimman luotettavaa ja juridisesti turvallista. Älykkäästä arkistohausta on myös selvää hyötyä.
– Lisäksi toivomme voivamme vähentää sähköposti- ja Whatsapp-keskusteluja ja tuoda kaikki liittyvät keskustelut yhteen paikkaan. Käyttämällä yhtä alustaa voimme vähentää haavoittuvuutta ja hyödyntää osaamistamme paremmin.
Helanderin mukaan haasteena on sen määrittely kuka saa nähdä ja tehdä mitä kun kyse on salassa pidettävistä asiakirjoista.
– Siinä on tekemistä, että määritellään mitkä asiakirjat ovat julkisia ja mitkä eivät.
Tekoäly kiinnosta kunnissa
Laaja käyttö: Tekoälyä käytetään kunnissa ja hyvinvointialueilla esimerkiksi puheiden, uutiskirjeiden, tiedotteiden, kuvitusten, rekrytointi-ilmoitusten ja henkilöstökyselyiden kirjoittamiseen.
Työtehtävien muutos: Tekoäly muuttaa työtehtäviä ja tekemisen tapoja lähivuosina.
Varovainen kiinnostus: Useimmissa työpaikoissa on menossa varovaisen kiinnostuksen vaihe tekoälyn suhteen.
Aktiiviset osastot: HR, markkinointi, viestintä ja hallinto hyödyntävät tekoälyä aktiivisimmin.
Monipuolinen käyttö: Tekoälysovelluksia käytetään tekstien tuottamiseen, käännöksiin, tiedonhakuun ja tiedon jäsentelyyn.
Henkilöstöjohtamisessa: Tekoälyä käytetään HR:ssä perehdytyksessä, henkilöstösuunnittelussa, rekrytoinnissa, työsuhdeasioissa ja osaamisen johtamisessa.
Organisaation tuki: Organisaatioiden tuki on keskeistä tekoälyn käyttöönotossa, mukaan lukien koulutukset ja ohjelmistot. | Lähde: KT
Aiemmat kommentit
Keskustele
Luitko jo?
”Tietoja säilytetään kahdessa fyysisesti erillisessä paikassa Euroopassa, ja niistä on täydet varmuuskopiot.”
Suosittelisin varmuuskopioimaan datan myös ulkoisille kovalevyille ja vaikka Blu-ray-levyille ja viemään nämä kovalevyt ja levykansiot sitten kunnan arkistoon. En millään luottaisi pelkästään siihen että dataa säilytetään pilvessä jossainpäin Eurooppaa.
Herää myös kysymys kuinka riippuvaisia nämä kunnat ovat jatkossa tämän Wellbitin palveluista? Voidaanko data kuinka helposti siirtää vaikkapa 10 vuoden päästä johonkin toiseen järjestelmään?
Monet laitokset ja yritykset ovat jääneet vanhentuneiden järjestelmien vangiksi.