Lakiklinikka: Hankinnoissa korona-arki on sähköistä
Kuva: Kari Långsjö
Tämän kevään poikkeusoloissa moni asia on myös hankintatoimessa mennyt uusiksi. Kunnan hankinta-asiantuntijat ovat siirtyneet etätöihin ja hankinnoista päättävät toimielimet kokoustavat etänä. Tarjoajapuolella tehdään tarjouslaskentaa kenties kotisohvalta.
Kuntaliitto ja Suomen Yrittäjät ovat yhdessä vedonneet kuntiin, ettei hankintoja varmuuden vuoksi lykättäisi. On jopa pyydetty selvittämään, olisiko hankintoja mahdollista aikaistaa. Halutaan auttaa yrityksiä selviytymään kriisistä.
Mutta hoituvatko hankinnat etäkonttorissa? Väittäisin, että aika hyvin. Esteenä ei ainakaan ole lainsäädäntö. Suurin ongelma taitaa tällä hetkellä olla se, ettei kaikkia tarvittavia sähköisiä välineitä ole vielä poikkeusolojen alkaessa otettu käyttöön. Syyt ovat tietenkin moninaiset. Todettakoon myös, että monessa kunnassa sähköinen hankintaprosessi on ollut arkea jo pitkään.
* * *
Miten laki mahdollistaa sähköiset hankinnat? Hankintalain mukaan ennen hankinnan käynnistämistä voidaan tehdä markkinakartoitus. Tämä onkin suositeltava tapa melkein kaikissa hankinnoissa. Kartoituksen laajuus ja keinot riippuvat hankinnan luonteesta, laajuudesta ja kiireellisyydestä. Avoimia infotilaisuuksia tai joukkokuulemisia ei nyt kannata järjestää. Sen sijaan kunta voi tiedottaa tulevasta hankinnasta omilla verkkosivuillaan tai julkaisemalla ennakkoilmoituksen HILMAssa. Tarvittavan markkinatietämyksen kunta voi saada käymällä kahdenvälisiä keskusteluja sähköpostitse tai videokommunikaatioon tarkoitetulla sovelluksella. Keskusteluista kannattaa tehdä muistio.
Hankintailmoitukset ovat olleet sähköisiä runsaat kymmenen vuotta. EU-hankinnoissa muukin viestintä hankintayksikön ja tarjoajien välillä on pitänyt lain mukaan järjestää sähköisesti jo parin vuoden ajan. Tämä tarkoittaa muun muassa, että tarjoukset tulee jättää kunnan sähköiseen kilpailuttamisjärjestelmään. Järjestelmän kautta hoituvat myös mahdolliset täsmennyspyynnöt ja hankintapäätöksen tiedoksianto. Sähköpostia ei saa EU-hankinnoissa enää käyttää. Kansallisissa hankinnoissa tarjoukset ja muut viestit saavat ja kulkevatkin usein kätevästi sähköpostilla. Riittävä tietoturvallisuus tietenkin huomioiden.
Lähes kymmenen vuotta on voinut käyttää sähköisiä hankintamenettelyjä, kuten sähköistä huutokauppaa ja dynaamista hankintajärjestelmää. Kunnista onkin viime aikoina kuulunut hyviä uutisia: on varsin laajasti ryhdytty käyttämään dynaamista hankintajärjestelmää. Dynaamista hankintajärjestelmää voidaan verrata puitejärjestelyyn, sillä myönteisellä erotuksella, että se on kokonaan sähköinen menettely ja siihen pääsevät uudet yritykset mukaan koko sopimuskauden ajan.
* * *
Kunnista on kuulunut, että tarjousten avaustilaisuuksien järjestäminen on korona-aikana aiheuttanut päänvaivaa. Kuntaliitto on jo vuosia suositellut, että erillisiä avaustilaisuuksia ei ole tarpeen järjestää. Mielestäni niistä tulisikin luopua viimeistään nyt. Tilaisuuksien merkitys on kadonnut eikä hankintalaki vaadi niiden toteuttamista. Koska hankinta-asiakirjat ovat julkisia, voidaan jälkikäteen tarkastaa, onko voittaja valittu käyttämällä etukäteen ilmoitettuja kriteereitä. Sähköisten järjestelmien lokitiedoista taas selviävät mahdolliset manipulaatioyritykset.
Harvoja asioita, jotka eivät tällä hetkellä toimi täysin sähköisesti, on asiakirjojen allekirjoittaminen. Siksi ei ole pystytty täysimääräisesti ottamaan käyttöön sähköistä arkistointiakaan.
Hankintapäätös ja hankintasopimus tulee lain mukaan allekirjoittaa. Allekirjoituksen voi tehdä myös sähköisesti. Hankintapäätöksen allekirjoitus tulee tehdä niin sanotulla kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella. Tai muuten sellaisella tavalla, joka varmistaa allekirjoittajan henkilöllisyyden ja asiakirjan muuttumattomuuden. Hankintasopimusten allekirjoitusten laadusta ei ole laissa erityistä määräystä. Luulenpa, että koronakevät antaa monelle kunnalle tarpeellisen sysäyksen sähköisten allekirjoitusten käyttöönottoon.
Lopuksi sopii vielä muistuttaa, että 1.4.2020 alkaen kunnalla on pitänyt olla valmius vastaanottaa ja lähettää verkkolaskuja, jotka ovat uuden eurooppalaisen standardin mukaisia.
Jonna Törnroos, Lakimies, Kuntaliitto
Kirjoitus on julkaistu Kuntalehdessä 6/2020
