Lakiklinikka: Henkilötietojen käsittely kunnan työvoimapalveluissa
Kuva: Kari Långsjö
Henkilötietojen luovuttaminen kunnan työvoimapalveluihin on konstikasta. Oikeus tietojen luovuttamiseen kunnan omien viranomaisten ja eri toimipisteiden välilläkään ei ole usein mahdollista.
Henkilötietoja saa lähtökohtaisesti käsitellä vain siinä tarkoituksessa, johon ne on kerätty. Jos yhteystietoja on kerätty vaikkapa kirjaston asiakasrekisteriin, ei näitä tietoja voi ilman perustetta luovuttaa kunnan työvoimapalveluita järjestäville viranhaltijoille.
Tietosuoja-asetus edellyttää, että tietoja käsittelevällä rekisterinpitäjällä on laillinen oikeus käsitellä tietoja. Julkisuuslaki puolestaan edellyttää, että tietoja luovuttava viranomainen varmistuu siitä, että tietojen saajalla on oikeus käsitellä tietoja.
* * *
Kuntien työvoimapalvelut pohjautuvat pääosin kuntien vapaaehtoisuuteen, eikä henkilötietojen saantiin oikeuttavia säännöksiä juuri ole. Henkilötietojen käsittelyperuste kunnissa ei siten yleensä ole tietosuoja-asetuksen 6 artiklassa mainittu ”lakisääteisen velvoitteen noudattaminen”, joka muutoin on yleisin viranomaisen käsittelyperuste.
Muita käsittelyperusteita voisivat olla yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai julkisen vallan käyttö. Näistäkin mahdollisuuksista tulisi tarkemmin säätää laissa. Kuntalaissa säädettyä kunnan elinvoimatehtävää sekä mahdollisuutta hoitaa yleisen toimialansa puitteissa muitakin kuin lakisääteisiä tehtäviä ei ole pidetty riittävänä perusteena henkilötietojen saannille.
Kun työllisyyden kuntakokeilua koskeva laki tulee voimaan, kokeilussa mukana olevat kunnat saavat hoitaakseen TE-toimistojen tehtävät ja samalla oikeuden ns. URA-tietojärjestelmään ja sekä pääsyn TE-hallinnon asiakastietoihin. Joskin tällöinkään URA-järjestelmän tietoja ei voi käyttää kunnan vapaaehtoiseen toimintaan.
Tietojen saanti kunnan oman yksikön tai TE-toimistojen rekistereistä onkin mahdollista lähinnä asiakkaan suostumuksella. Tietosuoja-asetuksen mukaan suostumuksen tulee olla vapaaehtoinen ja yksilöity. Siten suostumus tulisi pyytää tapauskohtaisesti niin, että suostumuksesta käy ilmi, mihin käyttötarkoitukseen tietoja saa antaa.
Silloin kun on kysymys työvoimapalveluista, joihin sovelletaan työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta annettua lakia (ns. TYP-laki), on asiakastietojen saantimahdollisuus hieman laajempaa. Lain 9 pykälässä säädetään monialaisen yhteispalvelun TYPPI-asiakasrekisteristä. Rekisterin tietoja voi hyödyntää TE-toimiston, Kelan ja kunnan viranhaltija, jolle on myönnetty ko. rekisterin käyttöoikeus.
* * *
On usein pohdittu, miten nuorten ohjaamotoiminnassa voidaan käsitellä ja luovuttaa nuorten tietoja. Ohjaamotoiminta ei ole laissa säänneltyä toimintaa, mutta osaan toiminnasta voidaan soveltaa nuorisolakia, josta löytyy vastauksia tietosuojakysymyksiin.
Esimerkiksi tietojen käsittelystä nuorten työpajatoiminnassa säädetään lain 14 §:ssä. Pääsääntö ja oikeus tietojen luovutukseen toiselle viranomaiselle perustuu nuoren tai, jos nuori on alaikäinen, myös hänen huoltajansa suostumukselle.
Nuorisolain 11 §:ssä on säännös tietojen luovuttamisesta etsivälle nuorisotyölle. Säännöksen mukaan tietojen luovuttamisen edellytyksenä etsivää nuorisotyötä varten on nuoren suostumus, jollei laissa toisin säädetä. Laissa on kuitenkin eräitä tietojen luovutusvelvoitteita. Esimerkkeinä:
1 Opetuksen järjestäjän on luovutettava tiedot perusopetuksen päättäneestä nuoresta, joka ei ole sijoittunut perusopetuksen jälkeisiin opintoihin.
2 Koulutuksen järjestäjän on luovutettava tiedot nuoresta, joka keskeyttää opinnot ammatillisessa koulutuksessa tai lukiokoulutuksessa.
3 Puolustusvoimien ja siviilipalveluskeskuksen on luovutettava tiedot nuoresta, joka vapautetaan varusmies- tai siviilipalveluksesta palveluskelpoisuuden puuttumisen takia tai joka keskeyttää palveluksen.
Tarja Krakau, johtava lakimies, Suomen Kuntaliitto
Kirjoitus on julkaistu Kuntalehdessä 5/2020
