Lakiklinikka: Henkilötietojen käsittely yhtiöittämisessä
Kuva: Kari Långsjö
Kunnat yhtiöittävät eri syistä toimintojaan, ja aiempaa useammin kuntalaisille palveluita tuottaakin kunnan omistama osakeyhtiö. Uuteen yhtiöön siirtyvät usein myös työntekijät.
Yhtiöön saatetaan siirtää tietoja myös asiakkaista.
Henkilötietojen suojaa koskevat säännökset koskevat myös osakeyhtiöitä. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterinpitoa koskevat henkilötietolain ja uuden 25.5.2018 voimaan tulevan EU:n tietosuoja-asetuksen säännökset soveltuvat. Asetuksen vaatimuksia ja henkilötietojen käsittelyn periaatteita kannattaakin soveltaa jo nyt.
Asetuksen periaatteet vastaavat pääosin henkilötietolain periaatteita. Osaa periaatteista on täsmennetty. Tietosuojaperiaatteita ovat:
– käsittelyn lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys
Mainos (juttu jatkuu mainoksen jälkeen)
– käyttötarkoitussidonnaisuus
– tietojen minimointi
– tietojen täsmällisyys
– tietojen säilytyksen rajoittaminen
– tietojen eheys ja luottamuksellisuus
– rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuus.
Tietosuojavaltuutettu (TSV) on ottanut kantaa tiedusteluun, missä vaiheessa yritysjärjestelyä työntekijöiden henkilötietoja voidaan luovuttaa uudelle työnantajayritykselle. Vastauksena TSV totesi, että tietoja ei tule pääsääntöisesti luovuttaa ennen kuin yrityskauppa tai muu yritysjärjestely toteutuu tosiasiallisesti esim. sopimuksella. Ennen henkilötietojen ja rekistereiden luovuttamista tulee muutoinkin käydä läpi rekistereissä olevien tietojen ajantasaisuus käsiteltävien tietojen tarpeellisuusvaatimuksen mukaisesti. Tarpeettomia, virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita henkilötietoja ei saa käsitellä. Tarpeeton henkilörekisteri on hävitettävä, jollei siihen talletettuja tietoja ole erikseen säädetty tai määrätty säilytettäviksi tai jollei rekisteriä siirretä arkistolaissa tarkoitetulla tavalla arkistoon. Edelleen relevantti TSV:n vastaus löytyy tietosuoja.fistä (Dnro 1467/44/2009).
Tarja Krakau
Lakimies, Kuntaliitto
Kirjoitus on julkaistu Kuntalehdessä 12/2017
