Lakiklinikka: Sisäinen tarkastus, julkisuus ja tietosuoja
Kuva: Kari Långsjö
Sisäinen tarkastus on osa kunnan sisäistä valvontaa. Se on riippumaton hallituksen ja ylimmän johdon tukitoiminto, joka varmistaa, että organisaation toiminta on tavoitteiden, toimintaperiaatteiden sekä säädösten ja määräysten mukaista.
Kuntalaissa ei ole säädetty sisäisestä tarkastuksesta, sillä kuntien ja kuntayhtymien erilaisen koon ja organisoitumismuotojen vuoksi ei ole löydettävissä yhtenäisen sisäisen tarkastuksen järjestämismallia. Kuntaliiton syksyllä 2019 teettämän kyselyn vastausten mukaan kaikissa yli 50 000 asukkaan kunnissa oli sisäinen tarkastus. Kuntaliiton suositus onkin, että keskisuuressa ja suuressa kunnassa ja kuntayhtymässä olisi ammattimainen sisäisen tarkastuksen toiminto.
* * *
EU:n ilmoittajan suojelua koskeva direktiivi on virallisesti hyväksytty, ja kansallinen kahden vuoden täytäntöönpanoaika alkoi 17.12.2019. Direktiivin tarjoama ilmoittajien suojelu liittyy esimerkiksi kunnissa työn yhteydessä havaittuihin tai epäiltyihin väärinkäytöksiin. Direktiivi sisältää mm. määräyksiä organisaation sisäisen ilmoituskanavan perustamisesta, ilmoittajan henkilöllisyyden luottamuksellisuudesta ja suojaamistoimenpiteistä.
Direktiivin lopulliset vaikutukset kuntiin ja kuntayhtiöihin ratkeavat kansallisessa täytäntöönpanossa. Direktiivin implementoinnissa joudutaan pohtimaan kysymyksiä, joista monilla on yhteys myös työlainsäädännön puolelle; työntekijän sananvapaus, lojaliteettivelvoite, yrityssalaisuudet ja ilmoituksen kohteen oikeusturva. Miten julkisuuslaki taipuu ilmoitusten käsittelyssä tai ilmoittajan suojelussa?
Jos organisaatiolla on jo tällä hetkellä käytössä sisäisen tarkastuksen tukena ilmoituskanava, tulee sen käytössä huomioida ilmoitusten käsittelyn prosessit, tietosuoja ja asiakirjahallinto. Kanavan kautta voi organisaatiolle saapua monia muitakin asiakirjoja tai ilmoituksia, jotka eivät kuulu sisäisen tarkastuksen toimialalle.
Kunnan sisäiselle tarkastukselle saapuneisiin ilmoituksiin sovelletaan lähtökohtaisesti myös julkisuuslakia. Tässä kohtaa on tarpeellista käydä läpi, mitä ylipäätään on säädetty sisäisen tarkastuksen asiakirjojen julkisuudesta.
* * *
Sisäisen tarkastuksen asiakirjat ovat viranomaisen julkisia asiakirjoja. Asiakirjan käsittelytarkoitus usein määrittelee ajankohdan, jolloin asiakirja tulee julkiseksi. Päätöksen valmistelua varten laaditut muistiot ja pöytäkirjat tulevat julkisiksi, kun päätös on allekirjoitettu. Asian valmisteluun liittyvät asiakirjat tulevat julkisiksi, kun kyseinen asia on käsitelty viranomaisessa loppuun. Ennen asiakirjan julkiseksi tulemista tiedon antaminen on viranomaisen harkinnassa. Viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan kuuluvassa asiassa toimitettu asiakirja tulee julkiseksi, kun viranomainen on sen saanut.
Sisäisen tarkastuksen julkisiin asiakirjoihin voi kuitenkin sisältyä salassa pidettäviä tietoja. Julkisuuslain 24.1 §:n kohdassa 15 on määritelty valvonta- ja tarkastussalaisuus. Sen kohteena ovat tarkastus- ja valvonta-asiakirjaan sisältyvät tiedot, jos tiedon antaminen vaarantaisi valvonnan tai sen tarkoituksen toteuttamisen tai ilman painavaa syytä olisi omiaan aiheuttamaan vahinkoa asiaan osalliselle. Tarkastus- ja valvontatiedot on pidettävä salassa vain, jos niiden julkisuus aiheuttaisi säännöksessä tarkoitettua vaaraa tai vahinkoa. Eli lähtökohtana on julkisuus.
* * *
Osa viranomaisen asiakirjoista on nimenomaisesti jätetty julkisuuslain soveltamisalan ulkopuolelle. Viranomaisen sisäisen työskentelyn asiakirjoihin ei sovelleta julkisuuslakia, jos niitä ei liitetä arkistoon. Lain ulkopuolelle jäävät myös muistiinpanot ja luonnokset, joita niiden laatija ei ole vielä antanut esittelyä tai muuta asian käsittelyä varten.
Sisäisen tarkastuksen asiakirjojen sisältämien henkilötietojen kohdalla tulee huomioida tietosuojalainsäädännön asettamat vaatimukset. Tiedoille tulee löytyä käsittelyperuste ja rekisteröidyillä on myös asetuksen turvaamat oikeudet.
Saija Haapalehto, lakimies, Suomen Kuntaliitto
Kirjoitus on julkaistu Kuntalehdessä 1/2020
