Tietokoneet valtaavat kokoushuoneet

Helsinki on antanut kaikkien kunnallisten luottamushenkilöiden käyttöön kannettavan tietokoneen. Niitä on jaettu yli 600.

 

– Luottamushenkilö saa koneelle kaiken kokousmateriaalin ja voi käyttää sitä muun muassa muistiinpanojen tekemiseen. Myös mahdolliset vastaehdotukset tehdään koneella ja toimitetaan sen kautta eteenpäin, hankepäällikkönä asiaa kehittänyt Juha Alasuvanto sanoo.

 

– Luottamushenkilöiltä on tullut runsaasti palautetta, välillä ankaraakin, ja myös kehittämisideoita. Toki me kehitystyötä joka tapauksessa teemme, hän kertoo.

 

– Ja on jopa kehuja tullut, hän hymähtää.

 

Järjestelmää voi käyttää tietyin edellytyksin myös muilla kuin kaupungin jakamilla koneilla. Kaupungin koneet halutaan pitää tietyiltä osin vakioituina, joten haltijoilla ei ole niihin pääkäyttäjävaltuuksia.

 

Sähköisesti on pidetty kesästä 2011 lähtien noin tuhatkunta kokousta.

 

– Välillä on ollut hektistä, mutta kaikista teknisistä ongelmista on selvitty verrattain nopeasti. Sähköinen kokouskäytäntö rullaa kokonaisuutena jo varsin hyvin kuntavaalien jälkeisessä tilanteessa, Alasuvanto sanoo.

 

Kuntaliiton tietoyhteiskunta-asioiden päällikkö Heikki Lunnas arvioi, että suurin osa kunnista lähettää jo ainakin keskeisten elinten materiaalit sähköisesti.

 

– Niitä kuntia, joissa se ei ole vain tulostuksen ulkoistamista, ja prosessi menee sähköisenä aina päätöksentekoon asti, on vähemmän, hän sanoo.

 

 

Lohjalla sähköiset kokoukset ovat olleet käytössä vuoden 2011 alusta kaupunginhallituksessa ja myöhemmin sen henkilöstöjaostossa. Myös Lohjan, Nummi-Pusulan ja Karjalohjan kuntaliitosta valmistellut yhdistymishallitus käytti sähköistä kokousmateriaalia.

 

Uusi hallitus aloitti työskentelyn paperien kanssa muun muassa koneitten huollon takia, mutta on nyt siirtynyt sähköisiin kokouksiin.

 

Toisin kuin Helsingissä, Lohjan järjestelmää käytetään myös epävirallisessa keskustelussa kokouksiin valmistauduttaessa. Järjestelmän kautta saattaa muun muassa esittää esittelijälle tarkentavia kysymyksiä ja testata ajatuksia hallituksen muilla jäsenillä. Lohjalla osa on käyttänyt mahdollisuutta enemmän, osa vähemmän.

 

– Helsinki on halunnut pitää kokoussovelluksen mahdollisimman helppokäyttöisenä rajaamalla sovelluksen ulkopuolelle niin sanotut SOME-toiminnallisuudet, joihin löytyy muita ratkaisuja. Helsingissä käsiteltävien päätösasioiden ja -asiakirjojen suuri lukumäärä on osaltaan vaikuttanut toimintatapojen valintaan sovellustasolla. Kokouskäsittely on osa kaupungin laajempaa sähköistä päätösprosessia, jota Ahjo-tietojärjestelmä tukee.

 

 

Edellisellä kaudella Lohjalla yksi hallituksen jäsen kieltäytyi koneen käytöstä ja sai materiaalin paperilla. Nykyisessä hallituksessa kaikki käyttävät konetta. Tietotekniikan käyttöä on tarkoitus laajentaa.

 

– Valtuutetuilta on jo kysytty kiinnostusta, ja esiin nousi vastustusta, kertoo kaupunginhallituksen puheenjohtaja Irene Äyräväinen.

 

– Nyt on kyselty lautakuntien halukkuutta, ja niissä otetaan järjestelmä käyttöön sitä mukaa kun on valmiuksia. Kiinnostusta on ollut kovasti, Äyräväinen kertoo.

 

Äyräväinen on erittäin tyytyväinen sähköisiin kokouksiin.

 

– Paperin määrä on ollut ahdistava. Perheenjäsenetkin siihen hermostuivat, ja sitä on haudattu ison puutarhan kaikki aidanvierustatkin täyteen.

 

Hän ymmärtää myös asiaan liittyvää epävarmuutta.

 

– Kun ei osaa tietokoneitten kieltä, asioitten oppiminen ottaa joskus koville. Toisilla on korkeampi kynnys, ja he tarvitsevat enemmän koulutusta ja sitä on järjestettävä.

 

Itse hän aikoo hallituksen puheenjohtajana pitää kokouksissa myös paperista listaa.

 

 

Lohjalla salaiset asiat on jaettu koko ajan paperilla, joka on koottu pois kokouksen jälkeen. Helsingissä myös salaiset asiat jaetaan liiteasiakirjoineen sähköisesti.

 

– Tarve on otettu huomioon järjestelmää rakennettaessa, huomauttaa Alasuvanto.

 

Ensinnäkin varmistetaan se, että salaisen materiaalin saa vain se henkilö, joka todella osallistuu kokoukseen joko varsinaisena tai varalla. Tunnistautuminen kokoussovellukseen tapahtuu vahvasti toimikorttiin perustuen. Toimikortin kanssa on ollut jonkin verran ongelmia, jotka ovat olleet joko käyttäjä- tai teknologialähtöisiä, Alasuvanto kertoo.

 

 

Hollolassa otettiin käyttöön sähköinen esityslistajakelu vuonna 2008 hallituksen kokouksissa, ja valtuustossa sekä lautakunnissa vuotta myöhemmin. Siitä lähtien on intranetin toteutusta pidetty välttämättömänä.

 

– Nyt on vakaa usko, että järjestelmä saadaan tänä vuonna toimimaan, kunnanjohtaja Päivi Rahkonen kertoo.

 

Kokousmateriaali on jo verkossa, ja kunnan luottamushenkilöillä on kunnan koneet.

 

– Se kyllä toimii, Rahkonen sanoo.

 

Hyviä kokemuksia hänellä on myös sähköpostin käytöstä kommunikaatiossa.

 

– Meillä on postituslistat eri tarkoituksiin kuten hallituksen jäsenille, valtuutetuille ja ryhmien puheenjohtajille. Sitä käytetään ja tieto kulkee hyvin.

 

– Mutta intranetin rakentaminen takkuilee. Tavoite on, että myös kaikki keskustelu saadaan intranetiin. Siinä on seudullinen projekti, jossa on ollut niin paljon ongelmia kuin vain it-projektiin voi mahtua.

Eero Karisto

Arikkeli on julkaistu Kuntalehdessä 3/2013