Pöytäkirjantarkastaja on vastuussa
Kahdenkymmenen vuoden ajan erilaisissa kokouksissa puheenjohtajana, sihteerinä, pöytäkirjantarkastajana ja pelkkänä kokousjäsenenä toimineena, olen nähnyt, ettei osa pöytäkirjantarkastajista uskalla tai kehtaa puuttua pöytäkirjan virheellisiin sisältöihin, koska pöytäkirjan ovat ennen heitä kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittaneet.
Sellaistakin näkee, etteivät pöytäkirjantarkastajat tee kokouksen aikana muistiinpanoja ja useamman viikon päästä allekirjoittavat pöytäkirjan sitä lukematta.
Kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri, jotka kirjoittavat pöytäkirjaesityksen, ovat hyvin usein niitä henkilöitä, jotka varsinkin yhdistyksissä ja yhtiöissä toteuttavat päätökset. Jos puheenjohtaja tai sihteeri on ollut kokouksessa enemmistön päätöstä vastaan, niin tunteiden ja omien etujen johdosta pöytäkirjaan kirjattu päätös ei välttämättä noudata kokouksen kulkua.
Edellä mainittu on niissä tapauksissa mahdollista, kun pöytäkirja ei ole julkisesti esillä ja menee allekirjoitusten jälkeen arkistoon. Jälkikäteen allekirjoitettua ja toteutettua pöytäkirjamerkintää on hankala riitauttaa.
Kokemus on osoittanut, että pöytäkirjaongelmat välttää parhaiten, kun esimerkiksi valtuuston-, edustajiston-, yhtiö- ja jäsenkokouksen sihteeri kirjoittaa pöytäkirjan kokouksen aikana, pöytäkirjan valmistuminen näkyy kokousväelle videotykin välityksellä ja kokouksen lopuksi pöytäkirja tulostetaan ja allekirjoitetaan.
Jos kokouksen sihteerillä ei ole valmiuksia saada pöytäkirjaa valmiiksi kokouksen aikana, niin pöytäkirjantarkastajiksi kannattaa valita kokeneita kokoushenkilöitä, jotka eivät ole kokouksen jälkeen operatiivisessa vastuussa päätöksen toteuttamisesta.
Siihen ei kannata luottaa, että varsinkaan pienempien yhteisöjen puheenjohtajilla tai kokousjäsenillä olisivat jääviysasiat hallussa.
Jarno Strengell, pääluottamusmies, Mikkeli
Voiko osituskokouksen pöytäkirjaa vaatia korjattavaksi. Se sisältää paljon paikkansa pitämättömiä asioita.