Laskujen käsittely kangertaa osalla hyvinvointialueista – ongelmia yhä palkkojenkin maksussa

Iso koko ei kaikessa auta. Hyvinvointialueiden käynnistymisen yhteydessä on voitu havaita, että monella budjetiltaan ja väestömäärältään suurilla alueilla on ollut erityisiä ongelmia palkka- ja maksujärjestelmien käyttöönotossa. Selvitimme asiaa soitto- ja sähköpostikierroksella hyvinvointialueiden talous- ja hallintojohtajille.

Pirkanmaan hyvinvointialueella on ollut ongelmia laskujen maksamisissa. Palkkojenkin suhteen on ollut ongelmia, mutta sillä rintamalla tilanne on paranemaan päin. Tällä hetkellä suurimmat ongelmat palkkarintamalla on mediatietojen perusteella pelastustoimen henkilöstön palkkojen maksussa.  

-Laskujen maksuissa on ollut viiveitä varsinkin alkuvuodesta. Nyt on perustettu ”nyrkki” vauhdittamaan tilannetta ja muutenkin puututtu ongelmiin. Suunta on nyt kääntynyt selvästi parempaan, mutta vielä ei olla hyvällä tasolla, myöntää Pirkanmaan hyvinvointialueen talousjohtaja Pasi Virtanen.

Muutoksista virheitä

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueelle eli Pohteelle siirtyi vuodenvaihteessa 18500 työntekijää 36 organisaatiosta ja 18 erilaisesta palkanmaksujärjestelmästä. Pääsiäisen alla julkaistun tiedon mukaan Monetra on toimittanut tammi-maaliskuun aikana noin 95 000 palkkalaskelmaa. Virheellisistä palkoista oli ilmoituksia tullut alkuvuoden aikana 2410, joten virheellisten palkkojen määrä on ollut noin 2,5 prosenttia.

Maaliskuussa palkkavirheistä Pohjois-Pohjanmaalla tehtiin 853 ilmoitusta. Täysin ilman palkkaa oli jäänyt maaliskuussa 63 työntekijää.  Pohjoisen suunnalla virheet ovat koskeneet pääosin kokemuslisiä ja työaikakorvauksia.

-Virheiden taustalla on ollut pääosin se, että työntekijän tietoihin on tullut muutoksia, joita ei syystä tai toisesta ole voitu tai ehditty korjata ennen palkanmaksua. Kokemuslisien osalta korjaus on loppusuoralla. Korjaamatta on enää monimutkaisimmat tapaukset, joihin tarvittavia tietoja selvitetään yhdessä luovuttavien organisaatioiden kanssa, kertoo Monetran palvelujohtaja Niina Fasse Pohteen tiedotteessa.

Pohjois-Pohjanmaalla on ollut ongelmia myös laskujen maksussa. Kun tutut ja turvalliset laskutustiedot muuttuivat vuoden vaihteessa, niin tämä on teettänyt runsaasti ylimääräistä työtä hyvinvointialueella ja laskuja lähettävissä yrityksissään. Kun samaan aikaan uusi organisaatio on vielä hakenut uomiaan ja sihteeripalveluissa on kärsitty henkilöstövajeesta, niin lopputulos ei ole ollut paras mahdollinen.

-Tällä hetkellä laskut kiertävät ja saadaan maksuun kohtuullisen hyvin. Olemme yhdessä kumppanimme Monetran kanssa kiinnittäneet huomiota erityisesti pienten yritysten laskujen kiertoon ja maksamiseen, sillä ne ovat riippuvaisia laskujen maksamisesta ajallaan, Pohteen strategia- ja talousjohtaja Anu Vuorinen kertoo.

Harmonisointi työllistää

Varsinais-Suomen hyvinvointialue tiedotti ongelmistaan viimeksi maaliskuun loppupuolella. Siellä jutun juoni laskujen maksun suhteen oli hyvin pitkälle saman suuntainen Pohteen kanssa. 34 eri organisaation yhdistyminen tiesi tuhansia ja taas tuhansia väärillä tiedoilla liikkuvia laskuja.

Kun näitä virheitä on käsityönä jouduttu uudessa organisaatiossa korjaamaan, niin lopputulos ei maksua odottavan yrittäjän kannalta ole ollut paras mahdollinen. Myös Varhan asiakaslaskutuksessa esiintyi alkuvuodesta ongelmia, mutta tilanne on silläkin suunnalla menossa parempaan suuntaan. Työtä on kuitenkin vielä tekemättä, jotta kaikki järjestelmät toimivat toivotulla tavalla.

-Varhan laajuisen organisaation toimintojen ja käytäntöjen harmonisoiminen ja sen sisällä toimivien lukuisten eri järjestelmien yhteensovittaminen on perusteellisesta valmistautumisesta huolimatta osoittanut haastavaksi tehtäväksi, totesi hyvinvointialueen johtaja Tarmo Martikainen maaliskuun lopun tiedotteessa.

Muuttuvia tekijöitä turhan paljon

Juttutuokio Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen talousjohtaja Ville Rajahalmeen kanssa antaa hyvän kuvan siitä tilanteesta, mikä pamahti alueella käsiin, kun hyvinvointialueet starttasivat. Vaikka asiaan varauduttiin ennalta, niin muuttuvia tekijöitä oli liikaa ja laskujen käsittely ruuhkautui väkisellä.

-Ruuhkaa on syntynyt, vaikka varauduimme tilanteeseen ennakkoon ja palkkasimme 15 ylimääräistä taloushallinnon henkilöä alkuvaiheeseen. Vuodenvaihteessa meille siirtyi 9500 työntekijää ja uusia järjestelmäkäyttäjätunnuksia piti tehdä paljon. Vaikka aloitimme työn vähän etuajassa, niin kaikki ei ollut valmista kun laskuja alkoi tulla hyväksyttäväksi, Rajahalme kertoo.

Ja lisää ongelmakohtia löytyy. 1000 laskua päivässä teettää töitä normaalitilanteessakin, saati silloin kun käytössä on uusi organisaatio ja uudet järjestelmät.

-Laskujen ohjautumisessa Sarastian ja laskujen hyväksyjien välillä oli ongelmia. Reitityslista ei ollut heti kunnossa ja laskujen reititystä jouduttiin hoitamaan manuaalisesti. Palvelutuottajien lähettämissä laskuissa ei ensi vaiheessa ollut kaikki laskutustiedot kunnossa ja sitä selvitystyötä jouduttiin tekemään niin ikään manuaalisesti.

-Ja kun laskujen käsittelyssä oli uusi järjestelmä, niin sen robotiikka oli alkuvaiheessa vajavaista. Robotti kuitenkin oppii koko ajan lisää ja nyt alkaa valoa näkyä tunnelin päässä. Pahin alkuvuoden suma on jo saatu purettua ja uskon, että normaalitilanteessa olemme laskujen käsittelyn suhteen toukokuun lopulla, Ville Rajahalme uskoo.

Tekemistä riittää

Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella palkanmaksussa ei ole ollut suurempia ongelmia, mutta ostolaskujen suhteen töitä riittää.

-Ostolaskujen maksatukseen on liittynyt lähinnä sellaisia ongelmia, että osittain sopimuksia on ollut siirtymättä kunnilta ja kuntayhtymiltä, jota myötä laskut ovat vielä vanhan organisaation nimissä tai sitten ylipäätään laskutusosoite on jäänyt päivittämättä. Joitakin laskuja on maksettu viiveellä, mutta isoja ongelmia ei näiltä osin ole ollut, talousjohtaja Minna Sevón kertoo.

Eikä hyvinvointialueilla laskuja pelkästään makseta. Rahaa liikkuu myös asiakkailta hyvinvointialueen kassaan. Ja sekin osa-alue tulee saattaa kuntoon.

-Myyntilaskutuksen testaaminen on osittain vielä kesken, eli näiltä osin ei olla vielä päästy ajantasaiseen tilanteeseen, viestittää Sevón.

Ja tekemistä on riittänyt Vantaan ja Keravan hyvinvointialueellakin. Ongelmat kuulostavat tässä vaiheessa tekstiä jo melkoisen tutuilta.

-Palkanmaksujen ja varsinkin perhe- ja omaishoidon palkkioiden maksun kanssa on jumpattu, mutta niiden osalta sanoisin, että ollaan vahvasti voiton puolella jo. Laskujen maksun osalta joudutaan vielä tekemään töitä. Organisaatiouudistus, uudet vaihtuneet laskutusosoitteet ja muutokset ostolaskujärjestelmässä hidastavat prosessia. Parempaan päin menossa jo siinäkin, vakuuttaa talousjohtaja Hanna Heinikainen vastauksessaan.

Jos on etelässä ongelmia, niin on niitä Lapissakin. Pitkin talvea on pohjoisen mediassa kerrottu siitä, kuin maksut palvelutuottajille ovat viivästyneet. Samoin ongelmia on ollut asiakkaille lähtevissä laskuissa. Ylen uutisessa kerrotaan, että tilannetta on korjattu palkkaamalla lisää työntekijöitä. Valitettavasti emme saaneet Lapista kiinni taloushallinnon henkilöä, joka olisi kommentoinut Kuntalehdelle tämän hetkistä tilannetta.

Jokainen virhe on liikaa

Etelä-Pohjanmaalla palkanmaksuprosessit ovat sujuneet kokonaisuudessaan ilman suurempia ongelmia ja vain yksittäisiä korjauksia on tehty takautuvasti. Sen sijaan laskunmaksun osalta on vielä petrattavaa, vaikka ostolaskujen käsittelyprosessi on nopeutunut kevään kuluessa.

-Tilanteen kuntoon saattamiseksi talouspalveluiden henkilöstöresursointia tullaan vahvistamaan, lupaa talousjohtaja Anu Helin.

Naapurissa Pohjanmaan hyvinvointialueella tuskailtiin koko edellinen vuosi palkanmaksuongelmien kanssa. Järjestelmät saatiin kuntoon kreivin aikaan, kun uusi hyvinvointialue aloitti toimintansa. Toisaalta runsaasti sijaisia käyttävän ja vuorotyötä tekevän organisaation palkoissa on aina jotain korjattavaa. Myöskään laskujen maksamisen ja lähettämisen suhteen ei suuria ongelmia ole ollut. Satakunnassa oli alkuvuodesta ongelmia palkkojen maksun suhteen, mutta silläkin suunnalla tilanne on normalisoitunut.  

Kanta-Hämeen hyvinvointialueella oli tammi- ja helmikuun palkanmaksussa lähinnä uudesta HR-järjestelmästä ja sen toimivuudesta johtuvia ongelmia noin 3–5 prosentissa maksetuista palkoista. Osa virheistä huomattiin jo ennen maksupäivää ja palkansaajille menneiden virheellisten palkkojen määrä kahden ensimmäisen kuukauden palkoissa oli noin yhden prosentin luokkaa. Maaliskuussa virheiden osuus on ollut vielä tätäkin vähäisempi.

-Jokainen virhe on kuitenkin liikaa ja se on aiheuttanut työntekijöiden parissa huolta, vaikka korjauksia on saatu nopeastikin tehtyä varsinaisen palkan osalta. Jossain määrin virheitä on ollut yksittäisesti edelleen muun muassa työaikakorvauksien maksatuksessa, lääkäreiden palkkioiden maksatuksessa tai veroprosentin osalta.

-Kokonaistilanne on kehittynyt oikeaan ja toivottuun suuntaan ja on selvästi jo parempi kuin mitä se oli alkuvuonna. HR – järjestelmän käyttöönotto on meillä edelleen kesken ja monissa palkka- ja palvelussuhdeasioiden prosesseissa järjestelmässä on toki vielä parannettavaa, asiaa kommentoi henkilöstöjohtaja Johanna Bjerregård Madsen.

Sen sijaan laskuissa on ongelmia Kanta-Hämeessä ollut ihan riittävästi. Suurimmat ongelmat tammi-helmikuun aikana liittyivät ostolaskujen kierrätysjärjestelmässä ilmenneisiin teknisiin ongelmiin.

-Tämä ruuhkautti järjestelmät todella pahasti ja laskusumaa on purettu tehostetusti koko alkuvuoden lisä- ja ylitöiden muodossa. Viiveet laskujen maksuissa olivat alkuvuonna pahimmillaan 3–4 viikkoa ja erääntyneitä laskuja oli järjestelmässä lähes 4000. Ongelmat johtuivat myös siitä, että ostolaskujen entisiä asiatarkastajia jäi paljon järjestämisvastuun luovuttaneiden organisaatioiden palvelukseen, eikä kaikkien ostolaskujen käsittelijöitä pystytty alkuvuonna tunnistamaan. Lisäksi ostolaskuissa on ilmennyt puutteellisia viitetietoja, joka on hidastanut laskujen käsittelyä, talousjohtaja Sampo Salo kertoo ongelmien juurisyistä.

Nyt tilanne on Kanta-Hämeen suunnallakin kääntymässä laskujen suhteen parempaan suuntaan.

-Suurin osa hyvinvointialueen laskuista maksetaan aikataulussa eräpäivänä. Tällä hetkellä hyvinvointialueella on erääntyneitä laskuja käsittelyssä noin 800, joiden eräpäivät kuitenkin ovat pääasiassa alle viikon vanhoja. Pyrimme pääsemään normaaliin laskujen maksurytmiin loppukevään aikana, Salo toteaa.

Mitä ihmeen ongelmia?

Hyvinvointialueiden tietojärjestelmien käynnistysongelmia selviteltäessä näkyy selvästi se, kuinka erilaisia uudet hyvinvointialueet ovat. Kun osalla alueista on yhdistetty kymmeniä eri organisaatioita saman katon alle, niin osalla alueista on jatkettu elämää niin kuin ennenkin.

-Vieläkö sinä niistä ongelmista kirjoitat? Eikö ne ole jo takanapäin? Meillä on ainakin kaikki sujunut alusta asti hyvin, ihmeteltiin toimittajalle Etelä-Savosta.

Hyvin tuntuivat asiat olevan myös Keski-Pohjanmaalla, Kymenlaaksossa, Pohjois-Karjalassa, Pohjois-Savossa, Päijät-Hämeessä ja Kainuussa. Onnistuneesti siirtyminen uuteen aikaan on sujunut myös Keski-Uudenmaan ja Keski-Suomen alueella. Tosin aina löytyy jotain pieniä virheitä, mutta suurilta katastrofeilta on vältytty.

Kainuussa palkkojen ja laskujen maksaminen hoituu samoilla ohjelmistoilla kuin aiemmin Kainuun Sotessa, joten muuttuvia tekijöitä on ollut vähemmän.

-Ainoa suurempi ongelma meillä oli potilaslaskutuksessa, jossa E- ja suoramaksut eivät olleet lähteneet liikkeelle asiakkaille joidenkin pankkien osalta. Tämä aiheutti meille jonkin verran ylimääräistä työtä, että saatiin hyvitettyä ja laskutettua uudestaan noin 1 kuukauden ajalta virheisiin jääneet aineistot, Kainuun hyvinvointialueen talouspäällikkö Piia Rissanen kertoo.

Monilla alueilla on jatkettu Kainuun tapaan jo käytössä olleisiin järjestelmiin tukeutuen, mutta poikkeuksiakin löytyy. Etelä-Karjalan alueella vaihtui taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon järjestelmät vuodenvaihteessa. Tämä on osaltaan aiheuttanut pieniä ongelmia, mutta laskutus pyörii normaalisti. Palkkapuolella on jonkin verran ongelmia esiintynyt, mutta ei laajassa mitassa.