Poikkeusoloihin uudenlaista henkilöstön tukea – Lempäälä otti käyttöön joustopalkinnot, Perjantaikahvit ja esihenkilöiden vankemman tuen

Lempäälässä ymmärrettiin heti koronapandemian alussa, että henkilöstöä on kyettävä auttamaan ja tukemaan täysin uudessa tilanteessa.

Pari viikkoa poikkeusoloihin siirtymisen jälkeen aloitettiin koko henkilöstön poikkeusolokahvit, joiden nimi myöhemmin vaihdettiin Perjantaikahveiksi. Samalla henkilöstölle tuli mahdollisuus lähettää anonyymisti kysymyksiä, joihin johtoryhmä antaa kahveilla vastauksia.

Kahvit pidetään edelleen perjantaisin Teamsissa, ja ne vetää kunnanjohtaja Heidi Rämö.

– Kaikkien nähtäväksi voi lähettää myös kiitoksia, joissa julkisesti päästään hehkuttamaan onnistumisista, kertoo henkilöstöasiantuntija Maarit Rönkkö.

Perjantaikahvit tallennetaan intraan, ja siellä ovat näkyvissä myös kysymykset ja vastaukset.

Ensimmäisenä koronakeväänä alkoivat myös hyvinvointihetket, joissa eri alojen asiantuntijat antavat vinkkejään esimerkiksi psyykkisen tai fyysisen kuormituksen ehkäisemiseksi.

– Laadimme lisäksi ohjeita poikkeusolojen työhyvinvoinnista huolehtimiseen. Niissä esimerkiksi kannustamme esihenkilöitä järjestämään säännöllisiä ajatustenvaihtotuokioita, joissa ihmiset voivat purkaa tunteitaan. Tällaiset hetket ovat tarpeellisia erityisesti epävarmoissa tilanteissa, kun valtakunnallisestikaan ei ole aina tiedossa, miten milloinkin tulisi toimia, kehittämispäällikkö Sanna Nokelainen kertoo.

Vaikutukset selville

Nokelainen, Rönkkö sekä työsuojeluvaltuutettu Milena Kaihari-Virtanen kiittävät Lempäälän koronavalmiusryhmää, joka ymmärsi nopean reagoinnin välttämättömyyden. Henkilöstöä kuunneltiin aktiivisesti ja palautteeseen vastattiin nopeasti.

Poikkeuksellisen kevään jälkeen kunta teki yhdessä Kevan kanssa pandemian vaikutuksia selvittäneen kyselyn.

Koronatilanteen levitessä monia työkykyä tukevia toimia oli tehty Lempäälässä nopeassa tahdissa. Kyselyllä haluttiin selvittää myös tehtyjen toimien vaikuttavuutta.

Tarkoituksena oli selvittää myös, millaisia eroja etä- ja lähityötä tekevien työhyvinvoinnissa on ja kuinka erilaisissa työympäristöissä työskenteleviä voitaisiin tukea entistäkin paremmin.

Kysymyksiä suunnittelemassa oli mukana paitsi Kevan asiantuntijoita, myös kunnan henkilöstöä.

Kyselyä suunniteltaessa vuosi sitten kesällä tilanne tulevasta oli epävarma, mutta joka tapauksessa tuolloin koko maassa oltiin valmistautumassa palaamaan syksymmällä normaaliin työarkeen.

Toisin kävi, ja epävarmuus jatkuu edelleen.

Selkeää viestintää ja työnohjausta

Lempäälän kyselyssä saatiin vastauksia myös avoimiin kysymyksiin runsaasti, toista tuhatta, ja siinä oli valtava perkaaminen. Mutta se kannatti.

– Palautteessa toivottiin muun muassa viestinnän selkeyttämistä. Tässä apuna ovat olleet Perjantaikahvit ja niistä tehdyt koosteet intraan. Myös palkitsemista ja kiitoksia on toivottu, ja kesäkuussa kunta palkitsi poikkeuksellisen ajan venymisestä koko henkilöstöä, Rönkkö kertoo.

Koko henkilöstö ja luottamushenkilöt ovat saaneet lisäksi lahjakortin paikallisiin kahviloihin.

Uusi huomioimismuoto on korona-ajan joustopalkinto. Sillä palkitaan, kun joutuu koronan takia joustamaan ja vaihtamaan useita kertoja työvuoroja. Vuorojen vaihtaja saa tietyn summan, jonka voi käyttää paikallisen yrittäjän palveluihin – vaikkapa siivoukseen, hierontaan tai jalkahoitoon.

Työnohjausta on laajasti toivottu, missä on nyt aktivoiduttu.

– Palautteesta nousi selkeästi esille esihenkilötyön ja esihenkilöiden jaksamisen suuri merkitys poikkeustilanteessa, Nokelainen kertoo.

Kyselystä kävi ilmi, että etenkin henkinen kuormitus on kasvanut koronan aikana. Yli puolet vastaajista koki, että työtahti on kiristynyt.

– Päivänselvää on, että kuormitusta on esimerkiksi hyvinvointipalveluissa, Nokelainen sanoo.

Kuormitusta seurataan tulevana syksynä työhyvinvointikyselyn avulla.

Rönkkö huomauttaa, että kuormitus näkyy mahdollisesti vasta viiveellä sairauspoissaoloissa. Etätyössä sairauslomia pidetään ehkä vähemmän ja saatetaan tehdä töitä kipeänä läppäri sylissä.

Sekä etä- että lähityössä henkilöstöä ovat kuormittaneet ohjeiden muuttumiset nopeaan tahtiin. Etenkin terveydenhuollossa on pitänyt tietää tarkkaan, mitkä ohjeet ovat kulloinkin voimassa.

Asiakastyössä on ilmennyt myös, kuinka poikkeustilanne on kuormittanut kuntalaisiakin.

Koulujen ja terveydenhuollon henkilöstöä on kuormittanut huoli kuntalaisista: kuinka oppilaat tai hoidettavat pärjäävät, jos lähikontakteja ei ole.

Etätyössä yhteisöllisyyttä on jouduttu pitämään yllä uusin keinoin. Nyt on korostettu esimerkiksi, että esimerkiksi Teams-palavereissa on tärkeää pitää kameroita päällä: kasvoille on huomattavasti miellyttävämpi puhua kuin pallukoille.

Hybridiohjeet syksyksi

Rönkkö pohtii, että toimiva apu poikkeusaikana ovat olleet erityisesti yhteiset Perjantaikahvit. Niiden ansiosta epävarmojen aikojen huhumyllyt ovat pysyneet aisoissa. Yhteiset kahvihetket ovat lisäksi aktivoineet henkilöstöä keksimään ja jakamaan toimivia käytäntöjä.

Jo ennen koronaa nähtiin valtakunnallisesti, että mielenterveyden ongelmat ovat suurempi syy sairauspoissaoloihin kuin perinteinen syy, tuki- ja liikuntaelinten vaivat. Lempäälässä on jo jonkun aikaa suunniteltu eritasoisia tukimuotoja mielenterveyden hyväksi.

Myös työyhteisön vuorovaikutustaitojen kehittäminen alkoi jo ennen koronaa, niidenkin merkitys on poikkeusaikaan entisestään korostunut.

Lempäälässä valmistellaan parhaillaan myös hybridityösuosituksia. Kunnassa on voimassa etätyösuositus syyskuunloppuun asti. Toive on, että sen jälkeen lähityöhön siirtyminen olisi mahdollista

Kaihari-Virtanen on huomannut, että etätyöhön on opittu koronan aikaan suhtautumaan aiempaa avoimemmin ja luottamaan siihen, että työt hoidetaan vaikkei paikan päällä oltaisikaan.