Miten julkisen hallinnon uudistamisen strategia taipuu oman kunnan tarpeisiin? – Sipoo osallisti henkilöstön ja kuntalaiset pohtimaan linjauksia verkkotyökalun avulla

Välillä kuntien ja valtion välinen yhteistyö ei suju. Kuntaliiton toimitusjohtajan Minna Karhusen mukaan yksi esimerkki huonosta yhteistyöstä on ollut sote-uudistuksen valmistelu. Sen sijaan maankäyttö- ja rakennuslain uudistamisessa sekä pidennetyn oppivelvollisuuden suunnittelussa vuorovaikutus on toiminut paremmin.

Joulukuussa 2020 valtionvarainministeriö julkaisi uuden julkisen hallinnon uudistamisen strategian. Valtiovarainministeriön ja Kuntaliiton johdolla laaditun strategian tarkoituksena on vahvistaa koko julkisen hallinnon uudistamista 2020-luvulla.

Kun Kuntaliitto lähti mukaan valmistelutyöhön, yksi keskeisimmistä tavoitteista oli sujuvan yhteistyön edistäminen.

– Kuntaliiton osalta tärkeää oli saada valtion viranomaiset ja ministeriöt näkemään yhteistyön merkitys. Jatkossa iso kysymys on, miten sektoreiden välinen yhteistyö näkyy käytännön valmisteluissa ja yhteistyössä, Karhunen sanoo.

Karhusen mukaan julkisen hallinnon strategia toimii hyvin myös yhtenä tausta-aineistona uusissa valtuustoissa, jotka laativat kuntastrategioita.

– Se muistuttaa yhteisistä tavoitteista. Jokainen voi peilata omaa strategiaa yhteisiä tavoitteita vasten ja katsoa, näkyvätkö samat päämäärät ja arvot myös oman kunnan strategiassa.

Katse tulevaan

Pääministeri Sanna Marinin hallitusohjelmassa julkiselle hallinnolle ja palveluille päätettiin laatia yhteinen strategia, jotta julkinen hallinto pystyy vastaamaan yhteiskunnassa tapahtuviin suuriin muutoksiin, kuten väestön ikääntymiseen, muuttoliikkeisiin ja digitalisaatioon.

Lopulta yhteiskunta muuttui strategian valmistelun aikana vielä paljon ennakoitua enemmän. Pandemian vuoksi valmistelumenetelmät ja -ilmapiiri poikkesivat tavanomaisesta.

Karhusen mukaan strategiaa on kehuttu sen rohkeudesta ja ennakkoluulottomuudesta. Hän toivoo, että sama asenne näkyy myös kuntien omissa strategioissa.

– Strategiassa katsotaan asioita uudesta rajattomuuden ja digitalisaation mahdollisuuksien näkökulmasta. Ajatuksena on, että pääsemme sitä pidemmälle, mitä ennakkoluulottomammin pystymme kuvittelemaan eri tulevaisuudenskenaarioita. Menestyksemme ratkaisee kykymme kuvitella tulevaisuus.

Julkisen hallinnon uudistamisen strategian toimintalinjaukset ovat:

1. Järjestämme palvelut ihmislähtöisesti ja monimuotoisesti.
2. Laajennamme mahdollisuuksia vaikuttaa ja rohkaisemme ihmisiä osallistumaan valmisteluun ja päätöksentekoon.
3. Kannamme vastuumme ilmastonmuutoksen hillinnästä ja siihen sopeutumisesta.
4. Teemme sujuvaa yhteistyötä muun yhteiskunnan kanssa.
5. Toimimme yhtenäisesti ja yhdessä.
6. Hyödynnämme ja tarjoamme tietoa ennakoivasti ja monipuolisesti.
7. Toimimme ketterästi ja haastamme itseämme.

Sipoo osallisti kunnan henkilöstön

Sipoossa uutta julkisen hallinnon uudistamisen strategiaa päätettiin hyödyntää aivan uudella tavalla kunnan työntekijöiden ja kuntalaisten osallistamiseen.

Sipoon kunnanjohtaja Mikael Grannas oli itse mukana strategian valmistelussa. Hän halusi kysyä kunnan henkilöstöltä, kuinka valtakunnalliset toimintalinjaukset taipuvat oman kunnan kontekstiin. 

– Tavoitteena on, että Sipoolla on valtuuston yksimielisesti hyväksymä strategia vuoden 2021 loppuun mennessä.

Joulukuussa 2020 Sipoo kutsui kunnan yhdyskuntakehityksen, sivistyksen, sosiaali- ja terveysalan ja hallinnon henkilöstön osallistumaan valtakunnallisessa strategiassa mainittujen toimintalinjojen muotoiluun mahdollisimman sopiviksi sipoolaisille. Avuksi otettiin Innoduel-verkkotyökalu.

Henkilöstön mielipiteitä selvitettiin verkkotyökalulla kahdessa eri vaiheessa joulu–tammikuussa. Ensimmäisessä vaiheessa työntekijät pääsivät vastaamaan kysymyksiin strategian seitsemästä toimintalinjasta. Toisessa vaiheessa osallistujat vertailivat muiden vastauksia.

Innoduel-verkkotyökalun toimintalogiikka on pelillinen. Verkkotyökalu esittää vastauksia sattumanvaraisina pareina. Osallistujat valitsevat parista aina mielestään sopivamman. Parivertailun tuloksena ehdotuksista muodostuu yhteisen mielipiteen mukainen paremmuusjärjestys.

Henkilöstöltä tuli reilu 300 vastausta, ja kyselyn aikana toteutettiin yli 4 380 parivertailua. Osallistumisia oli noin 560.

Grannaksen mukaan verkkotyökalun helppokäyttöisyys sai korkeat pisteet huolimatta siitä, että osallistujien oli luettava melko pitkiä kappaleita julkisen hallinnon strategian toimintalinjauksia avaavaa tekstiä.

 – Kyselyn olisi voinut toteuttaa kevyemmin, mutta toisaalta se toimi nyt oppimistilanteena, kun työntekijät pääsivät tutustumaan hallinnon toimintalinjauksiin.

Lähipalvelut kiinnostivat, digitalisaatio polarisoi

Sipoon kunnan henkilöstö oli osallistumisen perusteella kiinnostuneempi julkisiin palveluihin ja kestävään kehitykseen liittyvistä toimintalinjauksista kuin organisaation sisäiseen toimintaan liittyvistä linjauksista.

Selvästi eniten kiinnostusta herätti ensimmäinen toimintalinjaus: ”järjestämme palvelut ihmislähtöisesti ja monimuotoisesti”. Grannas ei ole tuloksesta yllättynyt.

– Ensimmäinen linjaus kohtaa parhaiten palveluiden tuottajan. Ymmärrän, että se aktivoi kunnan henkilöstöä eniten.

Vastaajista 89 prosenttia kannatti vastausta ”Panostus ennaltaehkäiseviin palveluihin tuo säästöjä sekä sosiaali- että terveyspuolella!”.

Grannaksen mukaan myönteistä oli henkilöstön selvä yhteistyöhalukkuus organisaation sisällä ja rajojen yli. Lisäksi ihmiset painottivat organisaation joustavuutta ja ketteryyttä.

– Työntekijät toivovat vapautta tavoitella yhteisiä tavoitteita tilanteeseen parhaaksi katsomillaan keinoilla.

Yllätyksenä kunnanjohtajalle tuli henkilöstön suhtautuminen digitalisaatioon. Sipoo on pyrkinyt panostamaan monimuotoisiin palveluihin ja toimimaan digiedelläkävijänä, Grannas kertoo.

Digiloikka jakoi kuitenkin kunnan henkilöstön: aihe herätti voimakkaita vastauksia puolesta ja vastaan.

– Kysely nosti esiin jänniteitä, joista en ollut samalla tavalla tietoinen aiemmin. Yksien mielestä digipalveluita pitäisi kehittää vielä paljon nykyistä nopeammin ja laajemmin. Toisten mielestä olisi aika jarruttaa, sillä he kokevat kehityksen jo nyt epäinhimillisenä. Tähän ristiriitaan on hyvä kiinnittää huomiota jatkossa.

Kuntalaisten osallistaminen

Koska kokemukset henkilöstön osallistamisesta olivat myönteiset, Sipoo päätti koekilla Innoduel-verkkotyökalua myös kuntalaisten mielipiteiden selvittämiseen.

Kuntalaisille toteutettu kysely oli aiempaa yksinkertaisempi, eikä siinä ollut kuin yksi vaihe.

Kuntalaisille tehty kysely keräsi yli 3 000 osallistumista. Vastauksia tuli yli 2 000 ja parivertailuja yli 27 400.

– Osallistujamäärä oli yllättävän suuri, noin 15 prosenttia kunnan asukkaista. Teimme sen eteen myös paljon työtä mainostamalla esimerkiksi paikallislehdistössä ja sosiaalisessa mediassa, Grannas sanoo.

Kuntakyselyn kohdalla kunta hyödynsi myös laajasti verkkoanalytiikkaa nähdäkseen tarkemmin, milloin kysely keräsi osallistujia.

Myös pitovoima oli hyvä. Yli 90 prosenttia vastaajista kävi kaikki kysymykset läpi.

– Teemat selvästi kiinnostivat kuntalaisia.

Julkisen hallinnon strategiaan pohjaava kysely oli Grannaksen mielestä hyvä tapa kartoittaa kuntalaisten näkemyksiä. Perinteisillä keinoilla, kuten työpajoja järjestämällä, kunta ei olisi tavoittanut yhtä suurta ja monipuolista asukasjoukkoa.

– Työpajoihin tulee usein ainoastaan tietynlaisia ihmisiä, kuten eläkeläisiä ja yhden asian aktivisteja. Nyt on syntynyt paljon laajempi kuva siitä, mitä kuntalaiset ajattelevat strategian teemoista.

Suomenkielisiä kiinnosti lähiluoto, ruotsikielisiä kaksikielisyys

Kuntalaisia selvästi eniten kiinnostaneet aiheet olivat kunnan vetovoimatekijät ja kestävä kehitys. Ensimmäinen kysymys oli muotoiltu ”miksi Sipoossa kannattaa asua” ja viimeinen ”miten kestävää kehitystä pitäisi edistää Sipoossa”.

– Sen sijaan henkilöstöä polarisoinut kysymys digitalisaatiosta kiinnosti kuntalaisia kaikista kysymyksistä vähiten. Tämä oli yllättävää, sillä olisi voinut kuvitella, että korona-aikana kiinnostus digipalveluihin olisi noussut, Grannas sanoo.

Sipoo toteutti sekä henkilöstö- että kuntalaiskyselyn kaksikielisesti. Eri kielillä vastauksissa korostuivat hieman eri tekijät.

Suomenkielisissä kuntalaisten vastauksissa painottui lähiluonnon tärkeys. Grannas uskoo, että tähän vaikuttaa Sipoon sijainti pääkaupunkiseudun kupeessa.

Ruotsikielisissä vastauksissa luontoteema ei ollut yhtä keskeinen. Sen sijaan sujuvan kaksikielisyyden merkitys korostui.

Aluksi ruotsinkielisiä asukkaita oli myös vaikeampi tavoittaa. Vaikka sipoolaisista noin kolmannes on ruotsinkielisiä, vastauksissa edustus jäi aluksi alle viidennekseen. Kun asia huomattiin ajoissa verkkoanalytiikan avulla, ruotsinkielisille asukkaille suunnattua mainostusta lisättiin. Tämä tasapainotti kielijakaumaa.