Arkistosta: Hanselin toimitusjohtajalla Anssi Pihkalalla on kunnille yksi neuvo, joka on koronakriisin aikana entistä tärkeämpi: Hankintatoimeen pitäisi panostaa vahvemmin

Artikkeli on julkaistu Kuntalehdessä 6/2020.

Keltasävyisen Postitalon Helsingin ydinkeskustassa tietävät kaikki, myös Helsingin ulkopuolella asuvat. Talossa ei ole enää Postin pääkonttoria, mutta siellä on esimerkiksi valtion ja kuntien yhteishankintayhtiö Hansel.

Korona-aika näkyy Hanselin hiljentyneessä toimistossa. Toimitusjohtaja Anssi Pihkala astelee viidennen kerroksen autioilla käytävillä hohtavanvalkoisissa tennareissaan. Aulassa on yksi työntekijä, pari muuta Pihkala oli nähnyt jossain kauempana.

Valtaosa yhtiön 115 työntekijästä työskentelee poikkeusaikana kodeissaan ja mökeillään. Myös Pihkala itse tekee töitä kotonaan Jollaksessa Itä-Helsingissä ja käy välillä tuulettamassa ajatuksiaan juoksulenkillä.

– Pystyimme helposti siirtymään etätöihin, koska meillä on siirrytty moderneihin työtapoihin jo aikaisemmin. Ei puhuta enää etätyöstä, vaan työstä, joka on paikasta riippumatonta.

Toimistossa on työpisteitäkin vain noin 80 – eikä kenelläkään ole omaa paikkaa. Toimitusjohtajakin valitsee tilanteeseen sopivimman työtilan tullessaan toimistolle.

Kunnissa ja yrityksissä Hanselia seurataan nyt tarkkaan. Valtion hankintayhtiön Hanselin ja kuntien hankintayhtiön KL-Kuntahankintojen yhdistyminen toteutui syyskuun alussa. Uudesta yhtiöstä valtio omistaa 65 prosenttia ja Kuntaliitto 35 prosenttia.

Runsaan puolen vuoden kuluessa Hanselin asiakaskunta on laajentunut valtavasti, kun kunnat ja kuntien hankintayksiköt tulivat mukaan.

Yhdistymistä on perusteltu julkisten varojen käytön tehostumisella. Aika näyttää, onnistutaanko.

Uudistuneessa yhtiössä on kunnille tuttuja ihmisiä KL-Kuntahankinnoista. Varatoimitusjohtajana on Kuntahankintojen entinen toimitusjohtaja Raili Hilakari.

Pihkalan mukaan toiminta on lähtenyt käyntiin yllätyksittä ja yhteistyö sujuu.

– Olemme lähteneet kilpailuttamaan yhteishankintasopimuksia myös kunnille. Tietysti vie aikansa, että saamme sopimusvalikoiman kattavaksi, koska Kuntahankinnathan jatkaa vielä pari vuotta. Siellä viedään vanhat sopimukset loppuun.

Iso vaikuttavuus

Vaikka Hansel yhteishankkijana on merkittävä, sen osuus on pieni koko Suomen julkisista hankinnoista.

– Meidän vaikuttavuutemme on tietysti iso, koska meidän toimintatapojamme seurataan. Kyllä me koemme vastuumme vahvasti, Pihkala sanoo.

Juristin koulutuksen saanut hankintamies asettelee sanansa varovaisesti. Hän naurahtaakin, että hänestä ei saa mitään repäisevää irti.

Hanselin sopimuksilla tehdään tänä vuonna noin miljardilla eurolla julkisia hankintoja, kun julkisten hankintojen kokonaisarvon arvioidaan olevan vähintään 35 miljardia euroa.

Hansel on myös mukana asiantuntijaroolissa asiakkaidensa hankinnoissa. Niiden arvo oli viime vuonna 600 miljoonaa euroa. Kuntahankintojen hoidossa olevien hankintojen arvo on noin 500 miljoonaa.

Pihkala arvelee, että julkisten hankintojen arvioidusta kokonaispotista puuttuu paljon esimerkiksi in house -hankintoja eli esimerkiksi kuntien hankintoja omilta yhtiöiltä.

– Julkisiin hankintoihin käytettyjä euroja ei ole kunnolla tutkittu, mikä on hämmästyttävää. Joku on sanonut, että julkisten hankintojen arvo voisi olla yli 50 miljardia.

Hankintakipinä iski

Anssi Pihkala oli outo lintu opiskeluaikoinaan, kun osallistui 90-luvun alussa Helsingin yliopiston oikeustieteellisessä tiedekunnassa järjestettyyn ensimmäiseen Eurooppaoikeuden projektiin.

– Silloinhan Suomi ei ollut vielä EU:n jäsen eikä jäsenyydestä oikeastaan saanut puhuakaan, Pihkala hymähtää.

Toinen kummallisuus oli se, että hankintakipinä iski silloin Pihkalaan. Hän valitsi gradunsa aiheeksi julkisten hankintojen avautumisen Euroopan talousalueella.

– Julkiset hankinnat eivät olleet silloin iso asia.

Tulevalle juristille alkoi valjeta, että hankinnat on äärimmäisen tärkeä asia suomalaisille yrityksille ja suomalaiselle julkiselle sektorille. Käsitys on vuosien mittaan vain vahvistunut.

Pihkala valmistui keskellä lama-aikaa, jolloin töitä löytyi asianajajana. Sitten hän siirtyi Kuntaliittoon hoitamaan oikeudenkäyntejä ja sai myös julkiset hankinnat vastuulleen.

– Silloin kiinnostus julkisiin hankintoihin räjähti ja tarvittiin paljon koulutusta. Koko hommahan oli 90-luvulla ihan lapsen kengissä. Juuri kukaan ei tiennyt, mitä tämä tarkoittaa.

Pihkala kiersi ympäri Suomea matkasaarnaajana kertomassa kunnille, että julkiset hankinnat pitää kilpailuttaa uuden hankintalainsäädännön mukaisesti. Koska silloin Suomi oli jo EU:n jäsen, lainsäädäntö oli tehty EU-direktiivien pohjalta.

Pitkä historia

Hanselin historia ulottuu sotavuosiin.

Valtion hankintakeskus perustettiin vuonna 1941. Vuonna 1995 valtion virasto yhtiöitettiin ja nimeksi tuli Kauppatalo Hansel Oy.

Yhtiö harjoitti tukkukauppaa eli osti varastoon tavaroita, joita myi eteenpäin valtion virastoille ja laitoksille sekä ministeriöille. Siellä oli vaikka mitä, toimistotarvikkeista vaateripustimiin.

– Olihan se aika erikoinen ratkaisu. Ei ole fiksua viedä tavaraa ensin yhteen varastoon ja sitten asiakkaalle, kun voi viedä suoraankin, Pihkala tuumaa.

Kun kauppatalon toiminta ei lähtenyt kunnolla lentoon, 2000-luvun alkupuolella valtio päätti, että tukkukauppatoiminta ja varastot lopetetaan. Hanselista tuli valtion yhteishankintayksikkö, joka tekee yhteishankintasopimuksia. Työkaluna on puitejärjestelyt, joita se kilpailuttaa.

Puitejärjestelyllä tarkoitetaan yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat hinnat ja suunnitellut määrät sekä muut ehdot.

Pihkala tuli uuden Hanselin lakiasiainjohtajaksi vuoden 2003 lopussa eli ihan yhtiön alkuvaiheessa. Jo parin vuoden kuluttua hänet valittiin toimitusjohtajaksi.

Pihkala kertoo pysyneensä talossa, koska yhtiö on kehittynyt koko ajan. Ensin yhtiöllä oli vain yhteishankinnat, mutta myöhemmin on tullut esimerkiksi kilpailuttamispalvelut.

– Kilpailuttamispalvelulla autamme asiakkaita heidän omissa hankinnoissaan, jotka eivät ole yhteishankintoja. Hansel myös auttaa asiakkaitaan kehittämään hankintatointaan.

Valtion koko hankintadata on saatu nyt Hanseliin, joten yhtiö voi analysoida sitä asiakkailleen. Tiedot on myös julkaistu tutkihankintoja.fi-palvelussa.

– Sieltä kuka tahansa voi katsoa, mihin valtio on rahansa käyttänyt. Se lisää luotettavuutta hallintoon. Ja nyt myös ensimmäiset kunnat ovat antaneet hankintadatansa palveluun.

Kova koronakevät

Koronakevät näkyy Hanselin toiminnassa muutenkin kuin autioina toimistotiloina. Yhteishankinnoissa joidenkin sopimusten käyttö vähenee huomattavasti.

– Esimerkiksi matkustuksesta, majoituspalveluista ja kokouspalveluista meillä on paljon sopimuksia, mutta niiden kysyntä on täysin loppu tällä hetkellä. Myös ravintolapalveluiden kysyntä on vähentynyt, Pihkala kertoo.

Hän ei ole kuitenkaan huolissaan, koska asiantuntijapalveluiden, esimerkiksi kilpailuttamispalveluiden, kysyntä on kasvanut selvästi.

Kevään yksi suurimmista koronakohuista syntyi, kun suojavarusteiden hankinnoissa kompuroitiin pahasti. Luupin alle joutui Huoltovarmuuskeskus, jonka varastot ehtyivät nopeasti ja suojavarustetilaukset Kiinasta epäonnistuivat. Yhtiön toimitusjohtaja joutui eroamaan ja sotkua setvitään edelleen.

Moni on ihmetellyt, miksei Hanselia pyydetty hoitamaan kyseisiä hankintoja.

– Työ- ja elinkeinoministeriö ja sosiaali- ja terveysministeriö päättivät, että suojavarusteiden hankinta keskitetään Huoltovarmuuskeskukselle, Pihkala muistuttaa.

– Se oli kyllä äärimmäisen vaikea tehtävä Huoltovarmuuskeskukselle, koska oli hirveä kiire, hän sanoo, muttei halua puida asiaa sen enempää.

Huoltovarmuuskeskus on kuitenkin tarvinnut Hanselin apua.

– Meiltä kysyttiin apua, kun Huoltovarmuuskeskus huomasi, että heidän resurssinsa eivät riitä. Meiltä pyydettiin kolme henkilöä sinne töihin. Hanselin asiantuntijat auttavat siellä hankintojen tekemisessä Huoltovarmuuskeskuksen johdon ja valvonnan alaisuudessa.

Sairaanhoitopiirit ja kunnat hankkivat tietysti myös itse suojavarusteita. Hanselkin on markkinoinut asiakkailleen desinfiointiaineiden ja suojavarusteiden yhteishankintoja.

Pihkalan mukaan Hanselilla on muutamia sopimuksia, joista suojavarusteita saa.

– Sellainen on esimerkiksi puhtaanapidon tarvikkeita koskeva puitejärjestely.

Yrittäjien hampaissa

Hanselin toimenkuvan laajentuminen vaikuttaa siihen, että sen liikkeitä seurataan entistäkin tarkemmin ja kriittisemmin.

Pienten ja keskisuurten yritysten etuja ajava Suomen Yrittäjät on ehtinyt vaatia Hanselin roolin selkeyttämistä ja supistamista ”viranomaisen kaltaiseksi yhteishankintayksiköksi”.

Hansel on muutenkin ollut yrittäjäjärjestön hampaissa – osin hieman väärin perustein. Esimerkiksi puhtaanapidon tarvikkeiden hankintaa koskevasta puitejärjestelystä levisi julkisuuteen sellaista tietoa, jota Hansel ja Pihkala joutuivat oikomaan.

Eduskunnan täysistunnoissakin paheksuttiin Hanselin toimintaa. Sielläkin lopulta myönnettiin, että asia on syytä oikaista, jottei Hanselia syytetä siitä, mihin se ei ole syyllinen.

– Julkisuudessa sanottiin silloin, että kilpailutus on tehty niin isona, että siihen voi osallistua vain pari kansainvälistä tukkuliikettä. Sehän ei pitänyt paikkaansa, vaan meille tuli kuusi tarjousta, joista kaikki olivat suomalaisia pk-yrityksiä. Jyväskyläläinen yritys valittiin, Pihkala muistelee tapahtumia.

Hän pysyy tällaisissa asioissa viilipyttynä.

– En minä tuollaisesta hermostu. Pitää suhtautua asioihin asioina ja korjata virheellisiä tietoja. Meidän pitää vain saada paremmin viesti perille.

Pihkala kuittaa, että tämä oli vain yksi kohu.

– Normaalisti yhteistyö Suomen Yrittäjien kanssa sujuu oikein mainiosti. Tapaamme säännöllisesti johtoa ja käymme läpi tulevia kilpailutuksia ja sitä, miten ne tehdään.

Pelko keskittämisestä

Yrittäjien ja poliitikkojen hermostuneisuus on toisaalta ymmärrettävää, Pihkala myöntää.

– Keskittäminen voi herättää pelkoja, että pienet yritykset kärsivät tai markkinoiden toimivuus häiriintyy.

Hän tähdentää, että yhtiön strategiassa sanotaan, että näin ei saa tapahtua. Myös yhtiön hallitus ja omistajat painottavat sitä.

– Tämä on tietysti meille sydämenasia, että kilpailu säilyy ja markkinat toimivat. Yhteishankintayksikkö ei saa olla vähentämässä kilpailua tässä maassa, vaan sen pitää lisätä sitä. Se on meille ehdottomasti tärkeää – samoin kuin maan eri alueiden elinvoiman säilyttäminen.

Monissa Hanselin tekemisissä sopimuksissa on toki mukana pääasiassa vain isoja toimittajia.

– Esimerkiksi lentomatkustuksessa ei ole yhtään pk-yritystä tai polttoaineissa ja sähkössä.

Jos on kyse tuotteesta tai palvelusta, jolla on myös pieniä toimittajia, Pihkalan mukaan sopimuksia jaetaan alueellisesti, asiakkaittain tai tuotteittain.

Hansel on myös perustanut toistakymmentä niin sanottua dynaamista hankintajärjestelmää.

Se tarkoittaa sitä, että Hansel perustaa sähköisen järjestelmän, johon toimittajat pääsevät mukaan koko sopimuskauden ajan, jos ne täyttävät vaaditut ehdot. Aina kun asiakas tekee hankintoja järjestelmän sisällä, asiakas kilpailuttaa hankinnan näiden toimittajien välillä.

– Dynaaminen hankintajärjestelmä on hyvä sellaiselle markkinalle, jossa toimittajia tulee lisää ja toisaalta toimittajia jää pois.

Esimerkiksi Hanselin it-konsultointia koskeva sopimus on dynaaminen hankintajärjestelmä, koska toimittajamarkkina muuttuu kaiken aikaa.

Hyvä hankintalaki

Hankintalainsäädäntöä on uudistettu lukuisia kertoja, mutta aina puhutaan hankintalain ongelmista – varsinkin byrokratiasta. Pihkala puolustaa voimakkaasti hankintalakia .

– Hankintalaki on ollut hyvä asia Suomelle. Totuus on se, että lain myötä me kilpailutamme ja kohtelemme kaikkia tarjoajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Tämä on avointa toimintaa, tuo säästöä ja ehkäisee korruptiota. Se tuo julkiseen hallintoon lisää luotettavuutta.

Suomalaisille yrityksille julkisten hankintojen avoin kilpailuttaminen on hänen mielestään ”aivan erinomaista”, koska näin niillä on mahdollisuus päästä mukaan isojen Euroopan maiden hankintoihin.

– Kaikkien kaupan esteiden purkaminen on hyväksi Suomen kaltaiselle viennistä riippuvaiselle taloudelle.

Kunnille Pihkalalla on yksi neuvo, joka on koronakriisin aikana entistä tärkeämpi.

– Hankintatoimeen pitäisi panostaa vahvemmin. Se koituu kaikkien eduksi.

Kuntalehti avaa joulun ja vuodenvaihteen aikaan valikoituja juttuja menneen vuoden lehdistä vapaasti luettavaksi verkossa.