Lakiklinikka: Onko asumispalvelusotku Penan syytä?
Kuva: Kari Långsjö
Meillä Pena hoitaa sopimukset. Tämä on sopimuskoulutuksissani yleinen vastaus kysymykseeni, miten teillä on sopimustenhallinta järjestetty. Penan nimi toki muuttuu osallistujasta riippuen. Lisäksi kysymykseni koskee sopimushallintaa yleisesti, ei vain asumispalveluiden sopimuksia.
Penaa tai muita yksittäisiä viranhaltijoita on turha syytellä sopimushallinnan puutteista. Katseet kohdistuvat johtoon ja sopimusten johtamiseen – tai sen puutteeseen. Turhan usein sopimukset koetaan juristijargonia sisältäviksi paperinpaloiksi, joihin ei allekirjoittamisen jälkeen toivottavasti tarvitse enää palata. Mitähän tapahtuisi, jos sopimukset nähtäisiin uudessa valossa: riskienhallinnan, yhteistyön ja johtamisen välineinä? Miten sopimusjohtaminen olisi tällaisessa kunnassa järjestetty?
* * *
Tällaisessa kunnassa olisi kenties valtuuston hyväksymät sopimusohjauksen toimintaperiaatteet, joilla varmistettaisiin kunnan strategisten tavoitteiden ja riskienhallinnan toteutuminen sekä toiminnan taloudellisuus sopimuksissa. Valtuusto loisi linjaukset sille, millaisia sopimuksia kunnassa tehdään ja miten sopimusten elinkaaren aikana toimitaan. Linjaukset koskisivat kaikkea kunnan sopimustoimintaa. Sopimusohjaus tarvitsisi rinnalleen vahvan sopimusten operatiivisen johtamisen.
Mainos (juttu jatkuu mainoksen jälkeen)
Kunnanhallitus ja kunnanjohtaja ottaisivat tästä kopin. Valtuuston periaatteiden pohjalta laadittaisiin kunnanhallituksen hyväksymä sopimushallintaohje. Se sisältäisi kuvauksen sopimusprosessin eri vaiheiden kulusta vastuuhenkilöitä ja raportointia unohtamatta. Sopimusprosessit integroitaisiin osaksi kunnan muita prosesseja. Tämän johdosta kaikilla sopimusten parissa työskentelevillä olisi mahdollisuus saada tieto sopimussuhteen sisällöstä ja ehdoista. Sopimusprosessien tehokkuuden ydin on juuri riittävä ja helposti saatavilla oleva, oikea ja ajantasainen tieto.
* * *
Jos edellä esitetty ei vakuuttanut, vakuuttaisiko tämä? Kansainvälisen sopimushallintajärjestön IACCM:n puheenjohtajan Tim Cumminsin mukaan yritykset voivat oikein hallituilla sopimuksilla saada 10–15 prosenttia suoraan lisää viivan alle. Saman järjestön vuonna 2012 tekemän tutkimuksen mukaan yritykset menettävät keskimäärin 9,2 prosenttia vuotuisesta liikevaihdostaan huonosti tai tehottomasti hoidetun sopimushallinnon johdosta. Rohkenen väittää, että kuntakentällä viivan alle jäisi vieläkin enemmän ja vastaavasti menetetty prosenttiosuus on vieläkin suurempi. Toisin sanoen sopimusten johtamiseen panostamalla olisi mahdollista saada lisäeuroja vanhustenhoitoon.
No, mitäpä tästä kaikesta hyötyisi Pena? Penalle olisi selvää, mistä sopimuksista hän vastaa ja mitä se käytännössä tarkoittaa. Hän ymmärtäisi, missä kohtaa sopimusprosessia hän ”sijaitsee” ja mitä tietoa muut tarvitsevat sopimuksista. Hän raportoisi johdolle sovituin väliajoin sopimuksista, jotka ovat kunnalle merkittäviä. Selkeiden prosessien ja vastuiden myötä työteko tehostuisi ja olisi mielekkäämpää. Sopimuskoulutuksiin osallistumalla hänen ammattitaitonsa kasvaisi. Enää ei tarvitsisi ihmetellä, voiko määräaikaisen sopimuksen irtisanoa, miten irtisanominen eroaa purkamisesta tai mikä on reklamaatioiden ja sopimussakkojen käytännön merkitys sopimuksessa. Eikä myöskään sitä, onkohan tämä varmasti viimeisin versio sopimuksesta.
* * *
Luomalla sopimusosaamisesta kunnan strategisia tavoitteita ja arvoja toteuttava ”kilpailuetu”, tulee siitä kunnan strateginen voimavara. Sopimushallinnan toimintamallin käyttöönotto ja sopimusprosessien luominen edellyttävät johdon päätöstä, sitoutumista ja taloudellista panostusta. Ilman niitä, Penan työ ei muuksi muutu.
Olisipa siis hienoa, jos sinä lähtisit viemään asiaa eteenpäin omassa kunnassasi jo heti tänään.
Leena Hoppu-Mäenpää, johtava lakimies, Suomen Kuntaliitto
Kirjoitus on julkaistu Kuntalehdessä 5/2019
