Lakiklinikka: Paperilla tehtyjen tarjousten aikakausi päättyy
Kuva: Kari Långsjö
Hankintalain mukaan tehdyissä hankinnoissa kunnat ovat voineet pyytää tarjoajia toimittamaan tarjouksensa paperisena. Tänä syksynä tilanne osittain muuttuu, kun hankintalain (1397/2016) EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen sähköistä tietojenvaihtoa koskeva siirtymäaika umpeutuu 18.10.2018.
Mitä tämä muutos käytännössä tarkoittaa? Se tarkoittaa sitä, että hankintailmoitukset, tarjouspyynnöt ja tarjoukset pitää jatkossa toimittaa sähköisessä muodossa. Sähköisyyden vaatimus koskee vain EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja. Suurin muutos on se, että tarjouksia ei pääsääntöisesti enää voi vastaanottaa paperisina. Toisaalta laki ei kuitenkaan velvoita hankintayksiköitä sisäisesti käsittelemään tarjouksia sähköisesti esimerkiksi tarjousvertailussa.
Toinen suuri muutos on se, ettei tarjouksia enää voida vastaanottaa tavallisella sähköpostilla. Tämä johtuu siitä, että laissa asetetaan käytettävälle välineelle tietoturvavaatimuksia, joita normaali sähköpostijärjestelmä ei täytä. Tietoturvavaatimukset ja muut sähköiseen menettelyyn liittyvät seikat on kuvattu hankintalain luvussa 8. Kuntien on nyt viimeistään arvioitava hankinnoissa käyttämiensä sähköisten viestintävälineiden yhteensopivuus lain vaatimusten kanssa.
Vastaavanlaista sähköistä viestintää ei toisaalta ole pakko käyttää kansallisissa hankinnoissa tai liitteen E mukaisissa sosiaali- ja terveyspalveluissa ja muissa erityisissä palveluhankinnoissa. Halutessaan hankintayksikkö voi näissä hankinnoissa pyytää tarjoukset edelleen paperisina, vaikka onkin suositeltavaa käyttää sähköisiä menettelyjä sekä hankintayksikön että tarjoajien työtaakan vähentämiseksi. Myös koko uudistuksen ideana on ollut se, että julkiset hankinnat voivat näyttää esimerkkiä hallinnon hoitamisesta ketterästi sähköisesti.
Sanna-Mari Suojanen
Avustava lakimies, ON, Julkisten hankintojen neuvontayksikkö, Suomen Kuntaliitto
Kirjoitus on julkaistu Kuntalehdessä 9/2018
