Tuhannen tietojärjestelmän ICT-valmistelussa on hoppu

Sote- ja maakuntauudistuksen ICT-valmistelun palapelissä paloja riittää. Keski-Suomen maakunnassa on kuntien ja kuntayhtymien käytössä tällä hetkellä noin 850 tietojärjestelmää, mutta Pohjois-Pohjanmaa pistää paremmaksi, vaikka aivan tarkkaa määrää siirtyvien tietojärjestelmien osalta ole vielä edes tiedossa.

– Pohjois-Pohjanmaan osalta mennään toiselle tuhannelle. Tällä hetkellä meillä on käynnissä kuntakierros, jossa käydään läpi jokaisen organisaation eli kuntien, kuntayhtymien ja valtiohallinnon osalta maakunnan vastuulle siirtyvät tietojärjestelmät, ICT-sopimukset sekä arvio siirtyvästä ICT- ja tietohallintohenkilöstöstä. Toukokuun lopussa meillä pitäisi olla kohtuullisen täydellinen listaus näistä kokonaisuuksista, arvioi Pohjois-Pohjanmaan maakuntauudistuksen ICT-vastuuvalmistelija Juhani Heikka.

Priorisointi tarpeen

Jo tässä vaiheessa on selvää, ettei kaikkia tietojärjestelmiä ehditä yhdenmukaistamaan ennen uudistuksen voimaan tuloa. Näin ollen maakunnissa tullaan järjestelmien käyttöönottoa tekemään vaiheittain ja asioita priorisoiden.

– Ajan riittäminen ja osaavien eri toimijoiden rekrytointi ovat kriittisiä riskejä koko ICT-muutokselle. Lisäksi tietojärjestelmä- ja infratoimittajien resurssien riittävyys muutoksessa, joka tapahtuu yhtä aikaisesti koko maassa, on epävarmaa.

– Kaikki tahot, julkinen sektori, kansalliset palvelukeskukset ja toimittajat, kilpailevat tällä hetkellä samoista resursseista. Priorisointeja joudutaan tekemään. Pakolliset muutokset pyritään toteuttamaan ajoissa, arvioi Lapin sote- ja maakuntauudistuksen ICT-koordinaattori Sirpa Hakamaa.

Sama on tilanne Pohjois-Pohjanmaalla. Kaikkea ei tulla saamaan valmiiksi vuoteen 2020 mennessä.

– Esimerkiksi vanhojen tietojen siirtoja ja järjestelmien alasajoja jää toteuttavaksi vuoden 2020 jälkeen. Suunnitteluresurssien osalta tilanne on kohtuu hyvä – olemme onnistuneet rekrytoinneissa ja saaneet kokeneita asiantuntijoita vetämään eri osa-alueiden ICT-muutoksia. Toteutuksen osalta on kuitenkin havaittavissa riskejä monenkin asian, kuten resurssoinnin suhteen, mutta tähän mietitään ratkaisuja eri kumppanien kanssa, Juhani Heikka arvioi.

Kainuussa vuosien työ kantaa hedelmää

Kainuussa ollaan monia isompia maakuntia edellä tietojärjestelmien yhteensovittamisessa. Selittävä tekijä on Kainuun hallintokokeilu, jonka myötä tietojärjestelmien perusinfraa on yhdenmukaistettu vuodesta 2004 lähtien. Ja vaikka hallintokokeilu päättyi vuoteen 2012, niin senkin jälkeen kuntien ja maakuntatason toimijoiden askeleet ovat käyneet pitkälti samaan tahtiin.

– Kainuun sote, Kainuun liitto ja Kainuun kuntien hallinto, opetustoimea lukuun ottamatta, käyttävät jo Kainuun yhteistä konesalia, vakioitua työasemaverkkoa ja Kainuun alueverkkoa tietojärjestelmäpalveluissa. Yhteisen ICT-infrastruktuurin lisäksi Kainuun sotessa, Kainuun liitossa ja Kainuun kunnissa Kajaanin kaupunkia ja sen liikelaitoksia lukuun ottamatta ovat yhteiset talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät olleet käytössä vuoden 2005 alusta lähtien, Kainuun ICT-vastuuvalmistelija Ari Kemppainen kertoo.

Vaikka paljon on tehty, niin työtä kuitenkin riittää. Kainuun nykyisessä tietojärjestelmäkokonaisuudessa on lähes 300 erilaista tietojärjestelmää ja valtiolta tulee lisää piuhoja kytkettäväksi.

– Maakuntauudistuksen myötä nykyiseen tietojärjestelmäkokonaisuuteen tulee muutoksia ja myös valtiolta siirtyy uusia järjestelmiä maakunnille. Kainuun nykyiseen tietojärjestelmäkokonaisuuteen tulevat muutokset tarkentuvat vasta valmistelun edetessä. Aika ja resurssit näyttäisivät tällä hetkellä riittävän, Kemppainen arvioi.

Kymenlaakso kaipaa lisää henkilöresursseja

Jos Kainuussa näyttää aika ja resurssit riittävän, Kymenlaakson suunnalla tilanne on toinen. ICT:n ja tietohallinnon projektipäällikkö Tarja Nousiainen kaipaa niin aikaa, kuin lisää resursseja valmistelutyöhön.

– En halua lietsoa paniikkia eri resurssien riittävyydestä, mutta on selvää, että aika on tiukoilla ja henkilöresursseja on saatava lisää, nykyisillä ei pärjätä. Seuraava kysymys on, riittääkö osaavaa ja ammattitaitoista valmisteluväkeä kaikkiin maakuntiin, kysyy Nousiainen.

Se on jo tässä vaiheessa selvää, että paljon töitä on tehtävä vielä uudistuksen voimaan tulon jälkeisenä aikana.

– Kymenlaaksossa olemme vasta pääsemässä vauhtiin, tehtävää on vielä paljon ja lisäresursseille tarvetta. Suurin osa valmistelussa mukana olevista on osallistunut valmisteluun oman työnsä ohella, palkattuja vastuuvalmistelijoita on vain pari. Nyt tilannetta on paikattu asiantuntijapalveluiden ostolla. Jää nähtäväksi mitä kaikkea ehdimme toteuttaa, mutta selvää on, että myös päivämäärän 1.1.2020 jälkeiselle ajalle jää paljon tehtävää, Tarja Nousiainen tunnustaa.

Ottakaa koppi valtion järjestelmistä!

Myös Pohjois-Karjalassa sote-puolen tietojärjestelmiä on viime vuosina ajettu yhteen koko maakunnan sote-palveluista vastaavan Siun soten myötä.

– Pohjois-Karjalassa on kuitenkin Siun soten osalta edessä erottaminen järjestäjä-tuottaja akselilla, koska Siun sote lakkaa ja siitä tulee osa maakunnan sote-liikelaitosta, jolle jää vain tuottajan rooli. ICT:n näkökulmasta Pohjois-Karjalassa on soten osalta merkittävää valinnanvapauden erilaiset liittymät Kelan tiedonhallintaan sekä järjestäjän tarvitsemat työvälineet, jotta maakunta voi hoitaa tehtäviään, ICT-asiantuntija Juuso Ojasalo arvioi.

Sen sijaan maakunnalle valtiolta siirtyvien tietojärjestelmien suhteen riittää huokailtavaa. Turhan moni asia on vielä avoinna. Pohjois-Karjalassa odotetaan, että joku ottaisi homman hyppysiinsä ja löisi tahtia valmistelulle.

– Maku-puoli on oikeastaan vielä täysin levällään, koska kyseinen osio on kansallisesti esiselvitys/selvitysvaiheessa. Valtiolta siirtyvät palvelut on geneerisesti tuotettu, joten siihen odotamme kansallista ohjausta ja maakuntakohtaista tiekarttaa. Olemme peräänkuuluttaneet, että asiasta tulee nopeasti jonkun (KEHA, Valtori, Vimana) ottaa koppi, Ojasalo esittää.

Siun sote kuntayhtymä nousi pystyyn noin kahdessa vuodessa ja tästä ajasta kului reilu vuosi ICT-kokonaisprojektin parissa. Itärajan tuoreiden kokemusten perusteella nyt on liian kiire. Etenkin kun osaavista tekijöistä on pulaa.

– Aika ei tule missään nimessä kokonaisuuden toteuttamiseen riittämään. Jonkun osion osalta tulisi antaa siirtymäaikaa hyvissä ajoin, esimerkiksi kasvupalveluiden. Henkilöresursseista on jo nyt pula, rahasta ei niinkään, mutta rahapa ei muutu suoraan työksi, Pohjois-Karjalan Juuso Ojasalo muistuttaa.