Kunnan digikokeilu on helppoa juhlapuheissa mutta usein haastavaa käytännössä

Asenteiden muokkaaminen muutosmyönteisemmäksi on yksi suurimmista haasteista, joihin kunnan palvelujen digitalisoinnissa joudutaan vastaamaan. Juhlapuheiden korkealentoisuus istuu usein huonosti arkeen, ja uuden toimintamallin runnominen vauhdilla läpi voi kääntää motivoinnin masentamiseksi.

Näin toteavat Toni Auvinen ja Minna Jaakkola tuoreessa kirjassaan Käsikirja tulevaisuuden kuntien digitalisaatioon.

Samaa mieltä on Sipoon kunnan Chief Digital Officer Ethel Eriksson. Työntekijöiden saaminen ymmärtämään digitalisaation vaatimukset on merkittävä haaste monessa kunnassa, Eriksson arvioi Auvisen ja Jaakkolan kirjan julkaisutilaisuudessa Helsingin yliopiston Tiedekulmassa.

– Ei ymmärretä, mikä joku maksaa, mitä sillä saadaan, miten palvelut pitäisi rakentaa, Eriksson kuvaili haasteita kommenttipuheenvuorossaan.

Pitkä oppimiskäyrä

Toisaalta mahdollisuudet ovat valtavat. Teknologialla voi tehdä mitä vaan, Eriksson tiivisti.

Toisaalta taas teknologian valjastaminen vastaamaan kunnan ja kuntalaisten tarpeisiin ei ole yksinkertaista. Oppimiskäyrä on pitkä.

Eriksson valittiin kaksi vuotta sitten maan ensimmäiseksi kunnalliseksi Chief Digital Officeriksi Sipooseen.

Työnkuva tarkoittaa operatiivisen johdon tukemista digitaalisten hankkeiden suunnittelussa ja läpiviennissä sekä digitaalisen kokonaisarkkitehtuurin luomista ja jatkuvaa kehittämistä yhdessä kunnan johtoryhmän kanssa.

Toisenlaisena haasteena Eriksson on havainnut, että kunnille myydään ”80-luvun teknologiaa”, ratkaisuja joissa tieto kulkee lähinnä toimittajan omien ratkaisujen välillä.

– Olen saanut todella ikävän maineen, kun olen sanonut että en osta tätä, tulkaa takaisin kun tuotte 2000-luvun ratkaisuja, Eriksson kärjisti.

”Talvisodan henkeä”

Ethel Eriksson nosti esiin kunta-alan mahdollisuudet yhteistyöhön. Hän viittasi aiempaan työhönsä pankkialalla ja muistutti, että siellä ei olisi ollut mahdollisuutta soittaa kilpailevan pankin edustajille ja kysyä neuvoa.

– Olen pari vuotta opetellut sitä, että voin soittaa Tyrnävälle tai Kempeleeseen ja kysyä, miten olette hoitaneet asioita.

– On koko julkisen sektorin voimavara, että pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen. Digikuntakokeilu on hyvä, koska se ei ole teknologiasta vaan ihmisistä riippuvainen. Vertaistukiverkkoa tulee hyödyntää.

Vertaistuki on tärkeää myös kapeiden resurssien takia. Valtaosa Suomen 311 kunnasta on pieniä, Kempeleen kunnanjohtaja Tuomas Lohi muistuttaa.

– Suurten kaupunkien ja pienten kuntien mahdollisuudet kokeilla ja olla mukana on erilaiset.

Myös vajaan 18 000 asukkaan Kempeleessä joudutaan miettimään tarkoin, mihin kokeiluihin kunta lähtee mukaan.

– Jokainen kokeilu työllistää montaa osaa kunnassa. Kokonaisuus pitää ymmärtää, kun hypätään innoissaan johonkin uuteen systeemin.

Resurssien puute näkyy myös siinä, kuka tai ketkä kunnassa vastaavat digitalisoinnin kehittämisestä. Isossa kaupungissa on mahdollisuudet perustaa digikehitykseen erikoistuvia ryhmiä useine työntekijöineen. Pienessä kunnassa vastuu jakautuu periaatteessa koko organisaatioon, jossa kehittämistä tehdään ja seurataan vaihtelevissa rooleissa.

– Oma roolini on innostaja ja eteenpäinviejä. En ole hakaavin osaaja mutta pyrin käyttämään erilaisia värkkejä ja somea ja palveluja ja kannustamaan esimerkillä. On tärkeä saada porukka innostumaan hyödyistä, Lohi sanoi paneelikeskustelussa.

Resurssien haaste näkyy myös Sipoossa, sanoo Ethel Eriksson. On osallistettu, on kokeiltu kaikenlaista.

Aina ei kokeilla kokeilemisen ja kehittämisen takia, vaan koska on pakko.

– Jos ollaan rehellisiä, kokeilut tulevat tehtyä talvisodan hengessä, kun ei ole muuta vaihtoehtoa.

Kokeiluihin tarvitaan yhteistyötä

Auvisen ja Jaakkolan teoksessa käsitellään kuntien digitalisaatiota mm. strategian, henkilöstöjohtamisen, sosiaalisen median ja kokeilujen kautta.

Kirjoittajien mukaan kokeilu ja toiminta tulisi nostaa digitalisaation edistämisen kärkeen sen sijaan, että kärjessä olisi hallinto edellä tehty suunnittelu.

– Suomalaisten kuntien kehittämisprosesseihin on usein kuulunut monipolvinen ja pitkä valmistelu virkamieskoneistossa sekä luottamuselimissä. Tästäkin pitäisi uskaltaa luopua, Auvinen ja Jaakkola kirjoittavat.

Kirjoittajat arvioivat, että Suomessa tarvitaan toimivampia foorumeja kokeilujen kehittämiseksi ja saattamiseksi laajempaan tietoon kuntien ja maakuntien välillä.

– Laajat, puhtaasti sanalliset tietoportaalit eivät ole tätä päivää eivätkä vastaa tarpeeseen saada toiminnallista tietoa työkaluista, joiden kustannus- ja toimintaeroissa on suuria eroja. Rinnakkaiset ja perättäiset pilotit naapurikunnissa kertovat ohuesta yhteistyökulttuurista.

– Miten rakennetaan ilmapiiriä, joka ruokkii jakamiseen ja yhteistyöhön perustuvaa päätöksentekoa ja muutosjohtamista? Auvinen ja Jaakkola kysyvät.

Toni Auvisen ja Minna Jaakkolan kirjoittama Käsikirja tulevaisuuden kuntien digitalisaatioon on Pohjois-Savon liiton kustantama. Auvinen toimii Pohjois-Savon liiton digijohtajana ja Jaakkola kehitysyhtiö SavoGrow’n viestintäpäällikkönä. Valtiovarainministeriö lähettää kirjan jokaiseen kuntaan.