Apulaisoikeuskansleri: Tietopyynnön jättämistä ei saa tehdä turhan vaikeaksi
Tietopyynnön voi jättää tavallisella sähköpostilla, mutta siihen vastaaminen onkin toinen juttu. (Kuva: Pixabay)
Apulaisoikeuskansleri Mikko Puumalainen on kehottanut Varsinais-Suomen hyvinvointialuetta kiinnittämään huomiota lain ja hyvän hallintotavan mukaiseen menettelyyn sähköpostilla vireille tulleiden tietopyyntöjen asianmukaisessa käsittelyssä. Salainen on salaista ja tietosuoja on syytä huomioida, mutta liian vaikeaksi itse tietopyyntöjen tekemistä on turha tehdä.
Kantelija oli tehnyt hyvinvointialueelle helmikuussa 2023 kaksi tietopyyntöä sähköpostin välityksellä. Toinen tietopyynnöistä koski erästä yksityiskohtaa kantelijan saamaan vammaispalvelulain mukaiseen palveluun liittyen. Toisessa tietopyynnössä kantelija peräsi syytä siihen, miksi hänen tietojaan oli OmaKannan perusteella luovutettu edelleen aluehallintovirastolle.
Hyvinvointialueen asiakaspalvelusta oli ilmoitettu tietopyynnöt jättäneelle kansalaiselle, että tietopyyntöä varten tarvitaan allekirjoitettu kirjallinen tietopyyntö tai suomi.fi-palvelun kautta tehty tietopyyntö. Koska kantelija ei näin toiminut, niin asiat eivät lähteneet etenemään ja kantelija ei saanut vastauksia jättämiinsä tietopyyntöihin.
Apulaisoikeuskanslerilla riitti ymmärrystä hyvinvointialueen kannalle siitä, ettei kantelijan pyytämiä tietoja voitu lähettää tavallisen sähköpostin välityksellä. Toisaalta tietopyyntöjen jättämistä oli päätöksen mukaan vaikeutettu liiaksi.
-Tietosuojan näkökulmasta on selvää, ettei suojaamatonta sähköpostia tule käyttää salassa pidettävien tietojen viestimiseen. Toisaalta salaistakaan asiakirjaa koskevan potilas- ja asiakastietopyynnön esittämiseksi ei ole suhteellisuusperiaatteen mukaista asettaa muotovaatimuksia, jotka muodostavat käytännössä esteen tietopyynnön käsittelemiseksi, apulaisoikeuskanslerin ratkaisussa todetaan.
Laki kumoaa ohjeistuksen
Vaikka tietopyynnöt oli lähetetty sähköpostilla ilman kynällä tai koneella tehtyä allekirjoitusta, niin hyvinvointialueen olisi tullut käsitellä ne ja antaa niihin asianmukainen vastaus. Nyt kantelija ei saanut vastauksia kysymyksiinsä, koska tietopyyntöjä ei ollut tehty hyvinvointialueen ohjeistuksen mukaan.
-Koska julkisuuslaissa tai asiakastietolaissa ei ole säädetty sitä, miten asiakkaan tulee toimittaa asiaansa koskeva sähköinen viestinsä viranomaiselle, hyvinvointialue ei ole voinut kieltäytyä vastaanottamasta kantelijan sähköpostitse toimittamia vireillepanoviestejä. Kun hallintolaissa tai asiakastietolaissa ei ole vireillepanoasiakirjan allekirjoitusvaatimusta, allekirjoituksen puuttuminen ei estä asian käsittelyä, apulaisoikeuskansleri Mikko Puumalaisen antamassa päätöksessä todetaan.
Apulaisoikeuskansleri kiinnittää tuoreessa ratkaisussaan huomiota myös siihen, ettei asioita salattaisi vain varmuuden vuoksi.
-Pidän kuitenkin asiakirjojen julkisuutta paremmin toteuttavana menettelytapana sitä, että tietopyynnön kohteena olevaa asiakirjaa ei arvioida salassapidettäväksi varmuuden vuoksi, vaan ainoastaan siinä tilanteessa, että hyvinvointialue on sisäisesti selvittänyt, että tietopyynnön käsittely edellyttää salassapidettävien asiakastietojen käsittelyä, päätöksessä todetaan.
Apulaisoikeuskansleri on pyytänyt Varsinais-Suomen hyvinvointialuetta toimittamaan selvityksensä siitä, miten se on käsitellyt ja ratkaissut kantelijan tekemät tietopyynnöt. Varhan pitää myös toimittaa apulaisoikeuskanslerille hyvinvointialueen ajantasainen asiakaspalvelua koskeva ohjeistus 5.4.2024 mennessä.
