Lakiklinikka: Miten teen hyvän reklamaation?

1. Reklamoi heti

Sopimusrikkomuksiin tai muihin puutteisiin on reagoitava välittömästi, jotta et menetä oikeutta vedota kyseiseen puutteeseen. Reklamoinnin tarpeen ilmetessä tarkista, onko sopimukseen kirjattu reklamointia koskevia ehtoja. Vaikka vahingon määrä ei olisi vielä tiedossa, reklamoi heti.

2. Reklamoi aina kirjallisesti

Suullista reklamaatiota on vaikea todentaa jälkikäteen. Esimerkiksi sopimuksen purkaminen tai tarjoajan poissulkeminen huonojen kokemusten vuoksi edellyttää kirjallista reklamaatiota. Reklamaation lähettäjän tulee pystyä näyttämään toteen, että vastaanottaja on saanut tiedon reklamaatiosta.

Varmin tapa on lähettää reklamaatio postitse saantitodistuksella tai haastemiehen välityksellä.

Käytännössä reklamaatiot lähetetään usein sähköpostitse. Tällöin on syytä pyytää vastaanottajaa kuittaamaan sähköpostiviesti ja toteamaan reklamaatio vastaanotetuksi.

Reklamaatio tulee dokumentoida huolellisesti. Näin sopimuskumppanin puutteet tai rikkomukset ovat sopimuksesta vastaavien henkilöiden tiedossa myös mahdollisissa henkilönmuutostilanteissa.

3. Reklamaation sisältö

Kirjaa reklamaatioon ainakin: asioiden taustat; sopimus ja osapuolet; se, mitä suorituksesta on sovittu ja miten suoritus poikkeaa sovitusta; seuraamukset, jotka rikkomus on reklamoijalle aiheuttanut; vaatimukset ja niiden yksilöinti niin hyvin kuin mahdollista; päiväys ja allekirjoitukset. Varaa myös oikeus esittää täsmennetyt yksilöidyt vaatimukset myöhemmin.

4. Kiinnostaako laatu, maksatko turhasta?

Sopimuksen seuranta ja tarpeen mukaan reklamoiminen ovat laadukkaan ja toimivan sopimuskauden edellytys. Näin varmistat, että saat palvelua, jota olet tilannut ja josta maksat.

Leena Hoppu-Mäenpää, lakimies, varatuomari

Kirjoitus on julkaistu Kuntalehdessä 7/2014.